Helsingin yliopiston päärakennus – Kuva: Linda Tammisto, Helsingin yliopisto
Tänä vuonna tulee kuluneeksi kymmenen vuotta siitä, kun Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskus otti käyttöön Thinking Portfolio Sovellussalkun. Projektisalkku hankittiin Sovellussalkun rinnalle kuusi vuotta sitten.
Kymmenen vuoden Thinking Portfolio asiakkuuteen on mahtunut paljon: toisen salkun käyttöönotto, useita salkkujen kehityspaketteja, HUB-alustalle siirtyminen, live- ja online-tapahtumiin osallistumisia sekä toimintatapojen jatkuvaa parantamista.
Kymmenen vuotta, kaksi salkkua, 650 sovellusta ja yli 200 projektia
Nykyään Sovellussalkusta löytyy 650 tietojärjestelmän tiedot. Thinking Portfoliossa hallitaan erityisesti yliopiston tukipalveluiden sekä Kansalliskirjaston järjestelmiä. Salkku toimii järjestelmien ydintietopaikkana, kertoo Helsingin yliopiston pääarkkitehti ja Sovellussalkun pääkäyttäjä Esa Suominen.
Salkusta nähdään järjestelmien perustiedot ja elinkaaren vaiheet, omistajat sekä budjetoinnin pohjana käytettäviä kustannustietoja. Lisäksi työkalusta nähdään tilannekuvaa liittyen saavutettavuuteen, varautumistasoihin ja tietosuojaan.
Helsingin yliopistoa, kuten muitakin julkishallinnon organisaatioita, koskee tiedonhallintalaki. Sovellussalkussa ylläpidetyt järjestelmätiedot ovat keskeisiä erilaisten lakien, asetusten ja regulaatioiden seurannan kannalta.
Projektisalkku on ollut Helsingin yliopistolla käytössä kuusi vuotta.
”Salkku tukee projektien ja projektikokonaisuuksien johtamista ja tuo formalismia ja systemaattisuutta”, Helsingin yliopiston tietojärjestelmäprojektipäällikkö ja Projektisalkun pääkäyttäjä Veikko Mäkelä sanoo.
Salkusta löytyy täytettävät johtamisdokumentit ja samalla se toimii niiden talletuspaikkana. Projektisalkku on lisännyt läpinäkyvyyttä ja avannut kehityksen kokonaiskuvaa.
Helsingin yliopistolla tehdään salkkujen kehityspaketteja ja kattavaa raportointia
Helsingin yliopiston pääkirjasto (Kaisa-talo) – Kuva: Mika Huisman, Helsingin yliopisto
Helsingin yliopistolla salkkuihin ei tehdä jatkuvaa pienkehittämistä, vaan ideoita koostetaan isompiin kehityspaketteihin. Kehityspaketit ovat olleet taloudellisen syklin kannalta toimivin ratkaisu.
”Sovellussalkun puolella pidämme pari kertaa kuukaudessa pääkäyttäjäpalaverin, jossa käydään läpi ja viedään eteenpäin listalla olevia kehittämisasioita”, Veikko kuvaa. Esa huomauttaa, että myös käyttäjien suuntaan on yksinkertaista viestiä, kun muutoksia tulee kerralla enemmän ja sen jälkeen on rauhallisempaa.
Sovellussalkun osalta isoimmat viime vuosien muutokset ovat olleet tietosuojakokonaisuuden tuominen salkkuun sekä API-rajapinta, joka rakennettiin Sovellussalkun ja raportointivälineiden välille.
Projektisalkkuun liittyen kehitystä tehdään mm. uuden digipalvelujen toimintamallin tarpeisiin. Myös kytkentä yliopiston strategisiin tavoitteisiin ja kokonaisarkkitehtuurityöhön ovat tärkeitä. Salkun sisällön laatua halutaan parantaa entistä tehokkaammin. Se voi tapahtua esimerkiksi tukemalla projekteja porttipisteissä ja varmistamalla, että kaikki oleellinen on dokumentoitu. Käytettävyysparannuksia on jo tehty muuttamalla Projektisalkun välilehtiä ja rakentamalla ohjeistuksia.
Yliopiston molempien salkkujen tueksi on kehitetty omia ulkoisia raportteja. ”Salkun johtamisen terästäminen vaatii tietynlaisia kokonaistilannekuva- ja strategiaraportteja”, Veikko sanoo.
Raportointia tehdään pääasiassa kolmeen eri tarpeeseen. Asiantuntijaryhmät haluavat tilannetietoa tietyistä teemoista ja johto tarvitsee kokonaiskuvaa jakavia raportteja. Tiedon laatua tarkistetaan ajantasaisuus-, eheys- ja kattavuusraporteilla. Niistä näkee esimerkiksi sen, jos uuden järjestelmän osalta puuttuu pakollisia tietoja.
”Tällä hetkellä käytetyin on Power BI -raportti, jossa näkyy kaikki kehityskustannukset tuleville vuosille. Näkymää voi suodattaa yksiköiden tai järjestelmä- ja kustannustyyppien perusteella. Raporttia käytetään muun muassa kehityshankkeissa ja ohjausryhmissä”, Esa kertoo.
Isossa organisaatiossa arvostetaan keskitettyä käyttäjähallintaa
Helsingin yliopiston salkut siirrettiin Thinking Portfolio HUB-alustalle kaksi vuotta sitten. Salkuilla on jopa 10 000 käyttäjää, joista noin 10 % käyttää salkkua aktiivisesti.
HUB-alustalle siirtyminen ja organisaation oman käyttäjähallinnan integraatio salkkuihin on tuonut yhden muita suuremman edun: keskitetyn käyttäjähallinnan.
”Nyt pystytään seuraamaan esimerkiksi poistuneita ihmisiä. Yliopiston käyttäjähallintajärjestelmä pitää huolen, että kun joku poistuu, niin salkun puolella nähdään käyttäjän nimen muuttuvan harmaaksi vastuualuelistoissa. Uudet henkilöt luodaan automaattisesti salkkuun. Jonkin verran joudutaan tekemään käsityötä mutta älyttömän paljon vähemmän kuin ennen. HUB antaa mahdollisuuden siihen, että läpinäkyvyys lisääntyy.”
Helsingin yliopiston salkunhallinnan kehittämisestä kertoivat:
Veikko Mäkelä
Tietojärjestelmäprojektipäällikkö
Projektisalkkukoordinaattori / Tietotekniikkakeskus & HY:n keskitetty projektipalvelu
Esa Suominen
Pääarkkitehti / Yleishallinto
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
Kuvat: Helsingin yliopisto, Linda Tammisto ja Mika Huisman
