6 asiaa, joita julkisen sektorin projektitoimisto tarvitsee

Julkishallinnon palvelusalkkuProjektitoimistoja käytetään liian vähän julkisella sektorilla, vaikka niillä olisi merkittävä vaikutus julkisten virastojen tehokkuuteen. Kun veronmaksajat vaativat lisää vastinetta rahoilleen ja hallitukset kiristävät vyötä, julkisorganisaatioiden on asetettava suu säkkiä myöden. Asianmukaisen projektitoimiston ansiosta virasto pystyy tuottamaan enemmän ja tehokkaasti.

Organisaation tavoitteiden tarkka noudattaminen

Projektitoimisto ei varmasti saavuta tavoitteitaan, ellei se omaksu viraston yleistä strategiaa ja tavoitteita. Tiimin on ensin tunnistettava, mikä rooli projektitoimistolle halutaan organisaatiossa. Kun tämä on selvä, tehtävät ja vastuut voidaan esittää täsmällisesti. Strategiset projektitoimistot toimivat nykyisin ikään kuin yrityksinä yrityksessä. Näin ne tuovat yksityisen sektorin tehokkuuden ja menetelmät usein virkavaltaisesti toimivaan ympäristöön.

Projektisuunnitelmat

Julkisen sektorin laitoksissa joudutaan usein noudattamaan talousarvion rajoituksia ja käyttämään rajallisia voimavaroja. Hyvä projektisuunnitelma, jossa kaikki muuttujat on laskettu, auttaa asianmukaisesti arvioimaan menot ja osoittamaan tärkeät osa-alueet. Samalla pystytään arvioimaan projektin toteuttamiseksi tarvittavat resurssit. Näin helpotetaan budjetointia ja tulevaa suunnittelua.

Keskitetty projektinhallintaohjelmisto

Koska sidosryhmiä, virkavaltaisuutta ja työvaiheita on paljon, julkisen sektorin projektitoimistot säästävät paljon aikaa ja rahaa käyttämällä projektinhallinnassa monipuolisia ja varmoja ohjelmistojärjestelmiä. Kun asiaankuuluvat järjestelmät toimivat verkossa, tilintekovelvollisuus ja läpinäkyvyys ovat itsestään selvyys.

Mittaukset ja mittaustiedot

Julkisympäristössä toimivalla projektitoimistolla on yksityissektorin toimijoiden tapaan oltava keinot seurata projekteja. Projektin seuranta, jolla pidetään silmällä poikkeamia aikarajoista ja tavoitteista, tulee yhä tärkeämmäksi, kun talousarvioita leikataan ja suuri yleisö hermostuu projektien viivästyessä. Mittaustietojen ja mittausten on oltava siirrettävissä johtoryhmän tiivistetyiksi raporteiksi, jotta tilannepäivityksiä voidaan jaella säännöllisin välein.

Säännöllinen viestintä

”Asiakkaan” kuunteleminen on yhtä tärkeää julkisen sektorin laitoksissa kuin yksityisyrityksissäkin. Esittele suunnitelmat mahdollisesti epäileville asiakkaille ja houkuttele heidät osallistumaan aktiivisesti keskusteluun. Selvitä, onko suunnitelma asiakkaan tarpeiden ja organisaation kokonaistavoitteiden mukainen. Kuuntele avoimesti. Tarkista ja mukauta suunnitelmaa palautteen sisällyttämiseksi siihen. Näin saat asiakkaan helpommin myötämieliseksi ja hyväksymään projektit.

Vahva johtajuus

Julkisen sektorin projektitoimistojen onnistuminen kulminoituu oikeanlaisiin ihmisiin. Kaikkein tärkein on henkilö, joka ohjaa projektitoimistoa keulasta. Hyvän johtajan on oltava vakuuttava, ja hänen on osattava pitää päänsä, kun vastapuolena on auktoriteettiasemassa olevia asiakkaita. Omien neuvottelutaitojen ja teknisen tietotaidon ohella hänellä on oltava järjestelmän sisäistä uskottavuutta, jotta hän (ja projektitoimisto) saavat tarvitsemansa kunnioituksen ja peliavaran.

Hänen vaikutusvaltansa on ulotuttava julkisen sektorin organisaation eri virastojen ja osastojen halki. Perinteisesti tällaiset yksiköt ovat toimineet tunnelissa ja vähäisellä vuorovaikutuksella. Monimutkaisissa projekteissa, jotka ovat toisistaan riippuvaisia, projektitoimiston johtajan tehtävänä on saada viestintäkanavat auki niin, että yhteistyöhön perustuvat hankkeet toimivat. Hänen on niin ikään pidettävä yleinen etu mielessä varmistaessaan projektin saumaton eteneminen. Silloinkin, kun virastojen ylin johto vaihtuu. Johtajan on toimittava kuin liima, joka pitää kaiken koossa.

Jätä kommentti

Share This