Thinking Portfolios projektportfölj uppfyllde Suominens förväntningar – portföljanvändarna är nöjda och glada

Suominen tillverkar nonwovens i rullform för torkprodukter och andra tillämpningar. Färdiga produkter tillverkade av Suominens nonwovens, såsom våtservetter, hygienhanddukar och sårförband, finns i människors vardag över hela världen. (suominen.fi)

Farväl till Excel-eran

På Suomi började upphandlingsprocessen för projektportföljen med behoven för ett stort utvecklingsprojekt, kostnadseffektivitetsprogrammet Optima. Optima-programmet omfattade tiotals olika program och projekt av olika storlek. Under startfasen av Optima insåg man att det var nödvändigt att ta farväl av ”Excel-eran”. Efter Optima tog projektportföljen Thinking Portfolio i bruk även Suominens FoU-utvecklingsprojekt, tillväxtinvesteringar och ICT, vars projekt tidigare också hanterades med Excel och Word.

Mika Rapeli, direktör för tillväxtprojekt på Suominen, är nöjd med att Thinking Portfolio-portföljen på det hela taget har varit väl lämpad för behoven hos Suominens olika funktioner.. Portföljvyerna har utformats för att tjäna olika intressenter och det kommer även i fortsättningen att vara enkelt att använda portföljen i nya funktioner. Nästa steg blir att börja använda den för det nya strategiprogrammet och funktionen för marknadsföring och kategorihantering.

Referenserna och presentationen av Thinking Portfolio var övertygande.

Under upphandlingsfasen av programvaran för projektportföljen granskades flera programpaket på marknaden och diskussioner hölls med projektspecialister. Thinking Portfolio rekommenderades av en tidigare kollega som hade sett en demonstration. Referenserna för Thinking Portfolio talade också för sig själva

-Efter att ha sett demonstrationen själva var vi övertygade. Thinking Portfolios gränssnitt var tydligt och vi fann att det inte fanns något behov av att göra omfattande integrationer med andra system. När det gäller kostnaden var Thinking Portfolio också mycket konkurrenskraftigt. Jag skulle rekommendera det till andra.

Thinking Portfolio hjälper på många sätt

Project Portfolio ger kontroll över processen och gör det möjligt att hantera problem öppet och presentera dem på ett sammanhängande sätt för ledningen. Genom att harmonisera tillvägagångssätten och ge struktur åt projektledningen förbättrar användningen av en projektportfölj också synen på risker. Det hjälper också till att se helheten genom att belysa det ömsesidiga beroendet mellan projekten och förmågan att fördela resurser till olika projekt och se hur de används.

Projektportföljen i sig fungerar som ett informations- och planeringsverktyg, särskilt för FoU-projekt. När det gäller portföljen följer Suomise principen om öppenhet, vilket gör att de som behöver den själv kan se vad som pågår och använda informationen för sin egen brainstorming och planering. Detta är en klar förbättring jämfört med det tidigare tillvägagångssättet”, säger Rapeli.

-När information lagras på fabriksservrar och endast är tillgänglig för ett litet antal personer går värdefull information förlorad när man inte ens vet att den finns. Thinking Portfolio innebär en klar förbättring av detta. Vi har också kört en portfölj med FoU-idéer i Thinking Portfolio. Vi fick projektrapportering och kommunikation på en och samma plattform. Vi har gått från passiv databehandling till en moln- och databasvärld där data är tillgängliga för hela organisationen.

-Projektportföljanvändarna är nöjda när formulär och rapporter kommer direkt, utan att behöva söka och göra flera olika uppgifter. Då borde information som finns inom företaget vara direkt tillgänglig, nu är den det.

Thinking Portfolio har också drivit på utvecklingen av projektmodellen.

Ett bredare utbud av utbildning för Thinking Portfolio-användare är på gång på Suomi. Utbildningen innebär att man matar in projekt, så man lär sig genom praktik. Mika Rapeli, den chef som ansvarar för utbyggnadsprojektet, är nöjd med hur väl den nya portföljtjänsten har tagits emot. Han vill tacka både sin egen och Thinking Portfolios personal för att projektportföljen har blivit ett verktyg för Suominens projektverksamhet.

-Tinking Portfolio har varit en drivande kraft för oss i utvecklingen av projektledningen. Vi har alltså startat 180 grader från en annan riktning än den som traditionellt betonas, dvs. processer först och sedan programvara. Lättheten i Thinking Portfolio-portföljen har också gjort denna omvända utvecklingsstrategi möjlig.

-Övriga funktioner ser nu fram emot att införa portföljen och samtidigt genomföra Stage Gate-modellen, som tidigare bara användes inom FoU. Lärandet ökar och riskerna minskar.

-Hyllningar till hela Thinking Portfolio-teamet, särskilt naturligtvis till Asko och Keijo. Produkt och koncept, människor och service har varit utmärkta under hela vägen! Detsamma gäller vårt team, så tack också till Charli, Riikka, Tom, Nicolas, Megan, Anna, Miika, Virp, Timo, Lynda, Minna och naturligtvis Marku som gjorde det här projektet möjligt från början tillsammans med den högsta ledningen. Tack för det goda stödet till Pramod, Mari och Jamie och till Inari, Julia och Emilia för den kommande interna ”lanseringen”.

Definitionsverkstäderna hölls i Suominens nya lokaler. Mitt under workshoparna hann en del av teamet också besöka landskapet i Kaitalampi.