Det räcker inte att förhärliga strategin när det är dags att göra och genomföra

Projektportföljen som ett pålitligt verktyg för strategi och handling

Det är allmänt accepterat att en organisation vet vad som bör göras för att uppnå sina strategiska mål. En av de största utmaningarna uppfattas vara genomförandet av organisationens strategi.

Om genomförandet kräver åtgärder som verksamhetsutveckling, produktutveckling eller investeringar är nästa utmaning att gå vidare. Hur kan organisationen prioritera utvecklingsmålet (= input/output/risker), fastställa rätt mål för utvecklingsuppgiften, identifiera resurser och en realistisk tidsram? I dessa fall kan ett enda felaktigt val leda till att ett utvecklingsprojekt misslyckas innan det egentliga arbetet ens har börjat. Projektet är dömt att misslyckas (vid fel tidpunkt och på fel plats) och inte ens den bästa projektledaren kan rädda det.

Om ledningen inte har någon vision om hur den pågående utvecklingsverksamheten är fokuserad och prioriterad med avseende på mål, hur nyckelpersoner är tillgängliga och hur projektet bör planeras för att passa in i det nuvarande – kan ledningen inte skapa goda förutsättningar för framgång.

Det räcker inte att förhärliga strategin när det är dags att göra och genomföra.

Genomförandefasen bör inte vara en tid för att återgå till att skärpa eller förtydliga strategin. Prioritera vad som behöver göras, tilldela resurser och en tidtabell och börja arbeta på riktigt. När en marknadsdriven affärsmiljö kräver olika prioriterade åtgärder för att genomföra strategin – då måste ledningen fatta snabba beslut. Utan beslut kommer det inte att ske någon förändring av handlingsriktningen. Projekt ändrar inte riktning, de går enligt plan.

En titt på den befintliga projektportföljen bör visa vart den leder organisationen. Om projektportföljen inte kommunicerar och vägleder detta har projektportföljen inte parametriserats korrekt för beslutsfattande.

När bedömdes och uppdaterades organisationens projektportföljs kriterier och klassificeringar senast?

Viktigt att bedöma om projektportföljen redan har fört organisationen till sitt mål eller om vi fortfarande är på väg. Är det dags att definiera nya mål, nya utvecklingsåtgärder och ge dem rätt prioriteringar? När projekten når mållinjen och medför möjliggörande förändringar i organisationen – måste du ta en kvantitativ titt på hur hela projektportföljen har presterat och hur de återstående åtgärderna kommer att prioriteras i framtiden.

En ouppdaterad projektportfölj är en risk för genomförandet.

När det gäller genomförandet i form av strategiska mål skapar en inaktuell projektportfölj fel utgångspunkter och mål. En inaktuell projektportfölj är en av riskerna för genomförandet. Anledningen till att projektportföljen inte uppdateras kan bero på att äganderätten till projektportföljen är oklar och att det inte finns någon som kan ge order om att uppdatera den. Det är viktigt att projektportföljens ägare känner till sitt ansvar och är proaktiv.