Retta fick ett komplett paket från Thinking Portfolio, med rimliga livscykelkostnader 

Rettas utgångspunkt för anskaffningen av Thinking Portfolio var behovet av att utveckla projektprocesserna. Man ville bland annat förbättra projektrapporteringen så att de uppgifter som rapporterades om olika projekt skulle vara jämförbara. För att möjliggöra en enhetlig rapportering måste projekten ha en liknande struktur. Den här utvecklingen var nödvändig, för även om de enskilda projekten gick bra var det ibland svårt att se helheten”, säger Jussi Rintakoski, Head of PMO på Retta. 

–Ur resurssynpunkt visste vi inte hur all vår personal används eller hur de kommer att användas. Det tog också onödigt för lång tid att göra ekonomiska prognoser för projekten som helhet. Information om hur mycket pengar som kunde spenderas på utveckling var inte lättillgänglig. Det var på denna grund som vi började utveckla processen. 

När vi visste vad vi ville hantera var det dags att fundera på vilka verktyg vi skulle använda för att göra det. Retta använde Excel-baserad rapportering och aggregationsdata från portföljen. Av de olika alternativen valdes Thinking Portfolios projektportfölj eftersom den verkade vara ett relativt komplett paket för ändamålet till en rimlig kostnad. I kartläggningsgruppen ingick också en person som hade god erfarenhet av att använda Thinking Portfolio i ett tidigare arbete. 

-Förra året undertecknade vi ett kontrakt och inom en månad hade vi den första versionen. Vi såg genast att den stöder vår process mycket bra.  

Thinking Portfolio hjälper till att hitta synergieffekter mellan olika utvecklingsområden. 

Projektportföljen tjänar Rettas utvecklingshelhet som är uppdelad i fyra olika utvecklingsområden: företagsarkitektur, ledning av färdplaner, Development Board och utvecklingsprojekt. Företagsarkitekter kan till exempel använda portföljen för att ta reda på vad som är på gång och hitta synergieffekter mellan olika initiativ och projekt, vilket bidrar till att samla resurser för att uppnå gemensamma mål. Stödfunktionerna för styrning av färdplanerna tar också med sig sina idéer till portföljen, vilket gör dem synliga och gör det möjligt att planera genomförandet och resurstilldelningen i förhållande till helheten.  

Koordinationsgruppen förbereder en portfölj av projekt som presenteras för Development Board, som prioriterar och går vidare med projekten på grundval av de rekommendationer som utarbetats i förväg. 

I Rettas projektportfölj har fokus hållits strikt på förvaltningen av utvecklingsportföljen och, när det gäller projekt, på resurstilldelning. Utvecklingsportföljen innehåller endast årliga nyckeltal, mer detaljerad projektspecifik budgetuppföljning har inte tagits med, trots att portföljen skulle tillåta det. Hanteringen av budget- och prognospaketet blir smidigare genom att inkludera idéer i portföljen, dvs. inte bara projekt utan även alla kända projektidéer. 

-Utifrån portföljen kan vi till exempel se framtida resursplaner och föreslå vilka projekt som är vettiga att genomföra och i vilken ordning när det gäller resurser. 

Projektledare kan hantera en projektportfölj på bara några minuter i månaden. 

Användarnas erfarenheter av portföljen har varit positiva. Det har varit intressant för användarna att förstå helheten. I bästa fall tar projektportföljförvaltningen inte många minuter i månaden för projektledarna. Ur ett företagsledningsperspektiv ger portföljen klarhet och insyn i vad som pågår och vad som kan förverkligas i framtiden. Det är också intressant att se hur resursplaner genomförs med hjälp av rapportering om arbetstid, och historisk information hjälper till med resurstilldelning för nya projekt. 

-Thinking Portfolios tidsrapportering är ett bra verktyg. Det är fint att ha både planerade och genomförda timmar i samma verktyg. Vi har redan sett hur vi kan korrigera våra planer. Vi får också här direkt till bokföringen investeringsrelaterade arbeten till anläggningstillgångar, det är en lättnad att kunna exportera de här till bokföringen. 

Thinking Portfolio visualiserar projekt och ger en helhetsbild 

Portföljens visuella utformning har fått beröm i Retta, inte bara för att den har underlättat alla typer av koordinering. Med en portfölj behöver du inte längre tänka på vad du ska göra i varje projekt, utan portföljen vägleder dig eftersom den ger dig de verktyg du behöver för att styra ditt projekt. Det finns inte längre något behov av att upprätthålla olika listor, dokument och rapporter. 

– Portföljen visualiserar på ett bra sätt både projektet och helheten. Trafikljusen är bra information som hjälper dig att upptäcka potentiella problem och med att fatta beslut för att lösa dem. På tidslinjen kan du se vad som händer och när. I stället för att förbereda flera egna Power Point-presentationer inom olika affärsområden har vi nu en färdig färdplan från Thinking Portfolio-portföljen. 

– Redan den första vyn av portföljen, en lista över projekt, är mycket informativ och kan anpassas så att den kan ses från en mängd olika perspektiv. Resursförvaltningen är verkligen bra, liksom den ekonomiska sidan, dvs. hur de faktiska och beräknade kostnaderna fördelas på årsbasis.  Portföljen är också ett paraply med länkar till all information om projekten.  

Jussi Rintakoski

Head of PMO
Retta