Thinking Portfolios portfölj av idéer och projekt gör det möjligt för Sospro att bli en pionjär inom den sociala sektorn 

Sospro erbjuder fosterhemstjänster för barnskydd och eftervårdstjänster samt mångsidiga öppenvårdstjänster.  (www.sospro.fi) 

Sospros mål är att vara en föregångare inom det sociala området. För att uppnå detta mål och för att organisationen ska kunna växa krävs att verksamheten kontinuerligt utvecklas. Utvecklingsarbetet måste planeras och genomföras systematiskt. För detta behövde vi ett IT-verktyg som stödjer hanteringen av utvecklingsprojekt. Vi ville också ha ett verktyg för att samla data om våra utvecklingsprojekt på ett ställe, sammanfattar utvecklingschef Elina Ikäläinen motivet till upphandlingen av projektportföljen Thinking Portfolio. 

– Vi letade efter ett verktyg som stöder genomförandet av vår vision och strategi. Projektportföljen Thinking Portfolio var en bra lösning för detta. För oss är projektportföljen ett verktyg för att hantera projekt. Dessutom är projektportföljen viktig för kommunikationen. 

– Särskilt ledningen behöver en bra helhetsbild av det utvecklingsarbete vi utför. Portföljen visar varje utvecklingsprojekts fas och status och belyser beroendena mellan projekten. Portföljens vyer och rapporter sammanfattar hur projekten främjar vår strategi. 

Strukturen i Thinking Portfolio stöder införandet av en projektförvaltningsmodell

Sospro har också skapat en projektförvaltningsmodell i samband med införandet av projektportföljen. Thinking Portfolios struktur, som också stöder modellen Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), skapade en solid grund för skapandet av en projektledningsmodell. Denna struktur har också fungerat bra när Sospro ändrade portföljens menyer och termer för att passa in i deras organisations utseende och användarupplevelse. Sospro ger beröm för hur både projektportföljens struktur och möjligheten att ändra portföljens innehåll stödde utvecklingen av deras förvaltning av utvecklingsverksamheten. 

Både användningen av projektportföljen och projektledningsmodellen implementeras för Sospros ledning och projektledning genom introduktionstillfällen som tillhandahålls av portföljens nyckelanvändare. Dessutom har Elina, som fungerar som nyckelanvändare, inkluderat riktlinjer för organisationens arbetsmetoder i portföljens vyer. 

– Hjälptexter i programvaran hjälper portföljanvändarna. Det är bra att det inte finns någon separat manuell handbok i pappersform, när en person arbetar i portföljen kan han eller hon enkelt visa hjälptexten direkt på skärmen med ett klick. 

Thinking Portfolio gör det möjligt att delta i utvecklingsarbetet

I projektportföljens leverans ingick också en idéportfölj för att stödja insamling och hantering av utvecklingsidéer. Sospro har tagit idéportföljen som ett gemensamt verktyg för all personal. 

– Ett av våra värden är “integration”. För oss innebär inkludering saker som att bli hörd och inkluderad i samhället. Idéportföljen stöder i hög grad förverkligandet av inkludering i utvecklingsarbetet. Med hjälp av portföljen kan alla Sospro-anställda föreslå idéer samt läsa och kommentera presenterade idéer. Nu när användningen av idéportföljen har börjat har några idéer dykt upp i portföljen varje vecka. Detta gör mig glad, för i den här takten kommer vi att få en bra mängd bra idéer på ett år. 

På Sospro träffas en grupp av medarbetare en gång i månaden för att diskutera idéerna i portföljen och fatta beslut om hur vi ska gå vidare. Gruppens ordförande förbereder behandlingen av idéerna och tar reda på nödvändig bakgrundsinformation före mötena. När en idé har diskuterats i gruppen registreras återkopplingen på varje idé i portföljen, som är tillgänglig för alla. 

– Detta arbetssätt stöder också förverkligandet av våra värderingar. Ett av våra värden är “förtroende”, vilket för oss innebär öppen interaktion. Idéportföljen hjälpte oss att skapa förbättrade möjligheter till ett framgångsrikt utvecklingssamarbete. 

Thinking Portfolio har svarat på behoven

Elina bekräftar att Thinking Portfolio har uppfyllt Sospros behov. 

– Vi ville ha ett verktyg för att stödja projektledning och för att få en helhetsbild av utvecklingen – och vi fick rätt verktyg för det. Som en bonus fick vi också idéportföljen, vilket vi är mycket glada över. Jag vill tacka Thinking Portfolio-konsulterna för det goda samarbetet. 

Elina brukar ha Thinking Portfolio-portföljen öppen hela arbetsdagen. På så sätt kan hon enkelt hantera uppgifter i utvecklingsprojekt, stödja andra användare av projektportföljen som nyckelanvändare och hålla koll på idéer som kommer till idéportföljen. 

– Vi har bara börjat använda portföljen, men vi är också tacksamma för användarstödet från Thinking Portfolio. Det är bra att nyckelanvändaren får ett snabbt svar på frågor om användning och små förbättringar. 

Elina Ikäläinen 

Utvecklingschef, Sospro Oy