Bild: Monetra
Monetra är en ideell, icke vinstdrivande organisation där Monetras regionala bolag tillhandahåller Finlands mest mångsidiga tjänster till kommunala aktörer. Monetras skickliga yrkesmän levererar ekonomiförvaltning och HR-tjänster samt ett omfattande urval av andra stödtjänster.
(www.monetra.fi)
Tjänstedirektör Eero Karppinen berättar att Monetra använder Thinking Portfolios projekt-, applikations- och kundportföljer för att sköta underhållet av kundinformation samt den interna utvecklingsverksamheten för att på så sätt säkerställa en förstklassig service till sina kunder.
Thinking Portfolio har av många skäl varit ett naturligt val som portföljleverantör för Monetra. Prismodellen för tjänsterna är tydlig – en månadsavgift ger obegränsad tillgång till portföljerna – och genomförandet av portföljerna har gått mycket smidigt. Det senaste tillskottet till Monetras miljö är kundportföljen, som enligt Eero Karppinen nästan byggdes upp från grunden. Trots detta gick genomförandet snabbt och smidigt tack vare den agila projektmetoden.
– Vid införandet av portföljerna behöver utvecklingsmålen inte definieras från början, utan vi kan använda bäst praxis. Genomförandena har resulterat i många goda erfarenheter. Vi är mycket nöjda med portföljerna och skulle inte vilja byta ut dem. Tvärtom kommer vi att utöka deras innehåll. Även om vi använder alla dessa portföljer har vi fortfarande bara sett toppen av isberget vad gäller alla de fördelar vi kan dra av dess helhet. Vi har tidigare också jämfört alternativ, men andra leverantörer har ingen jämförbar produkt för den här typen av miljöer.
I Thinking Portfolios miljö med flera portföljer skapas användarna endast en gång och de kan vid behov navigera i alla portföljer med olika åtkomsträttigheter. De kunder som hör till ett visst projekt kan väljas för det, och de projekt som involverar kunden visas automatiskt. På motsvarande sätt kan applikationsportföljens applikationer också väljas via kundskapsportföljen.
Informationens öppenhet och de sammanfattningar som portföljerna kan ge som stöd för beslutsfattandet, även i realtid, är viktiga för ledningen. Den nödvändiga informationen behöver inte sökas någon annanstans, eftersom alla kan själva gå in och se portföljvyerna, om de vill.
– Under portföljgenomgångar har jag fått feedback som till exempel: ‘Det här är så bra, all den här andra informationen kan man också hitta här’. Vi lär oss hela tiden att dra nytta av den information som portföljerna ger. Detta är verkligen ett stort steg framåt jämfört med Excel arken. Och även om Excel är bra gillar vi det inte så mycket att vi inte skulle gilla Thinking Portfolio ännu mer.
– Användarnas feedback har i allmänhet varit positiv och enhetlig. Slutanvändarna är överens om att tröskeln för att börja använda portföljerna är mycket låg och att inlärningsprocessen går snabbt. Folk har sagt att portfoliomiljön är mycket användarvänlig och att den hjälper dig att hantera exakt de saker som den var avsedd att hantera.”
Projektportföljen säkerställer en högkvalitativ start på samarbetet med kunden och dess kontinuerliga utveckling.
Det är viktigt för Monetra att nya kundrelationer tas emot på ett kvalitativt sätt och att klientsamarbetet inleds smidigt. Dessa nya kundprojekt hanteras i projektportföljen Thinking Portfolio, på samma sätt som kundernas projekt för genomförande av nya tjänster och utvecklingsprojekt.
Även allt annat utvecklingsarbete hanteras i projektportföljen, t.ex. åtgärder i anslutning till de framtida länen för välfärdstjänster, utöver tjänsterna för de nuvarande kundgrupperna.
Till utvecklingsprojekt hör till exempel standardisering av tjänster, anbudsinfordringar för olika system och även organisationernas interna utvecklingsprojekt. Utöver projekten har användarna i portföljen lagt till uppgifter som inte nödvändigtvis uppfyller projektkriterierna, men som ingår i de övriga dagliga arbetsuppgifterna för projektmedarbetarna. På så sätt ger Thinking Portfolio dig en helhetsbild av organisationens arbetsbeläggning men också enskilda personers beläggning och underlättar därmed en eventuell omplanering av resurserna.
– Utgångspunkten för projektportföljen är att få en förståelse för vad den begränsade mängden utvecklingsresurser används till vid en viss tidpunkt och vad de kommer att användas till i framtiden. Denna överblick bidrar till att säkerställa att vi kan utföra det planerade utvecklingsarbetet med kvalitet och samtidigt betjäna våra kunder och försäkra dem om en förstklassig kontinuerlig service.
Thinking Portfolios kund-, projekt- och tillämpningsportföljer hänger väl ihop.
Förutom applikationerna hanteras deras integrationer, som för närvarande uppgår till cirka 700, i Monetras applikationsportfölj. Integrationshanteringen är central för Monetras verksamhetsmodell, vilket ytterligare understryker betydelsen av applikationsportföljen.
Den senaste Thinking Portfolio-portföljen som har genomförts är kundportföljen, som är avsedd för underhåll av kundinformation och kontroll av tjänster.
På Monetra visade genomförandet av kundportföljen verkligen att Thinking Portfolios plattform är flexibel och kan hantera nästan vad som helst, och många slags processer hade kunnat genomföras med den. Den gemensamma tråden var dock att vi skulle definiera portföljen utifrån våra egna krav samtidigt som vi tillämpade de erfarenheter av bästa praxis som Thinking Portfolio har samlat med andra kunder.
– Thinking Portfolios kund-, projekt- och applikationsportföljer hänger ihop på ett bra sätt. På så sätt kan vi göra kundförhållandena och den helhetsbild som krävs för att producera tjänsterna mer överskådliga för vår personal som utför dem. En bra indikation på projektplattformens mångsidighet är också det faktum att de instruktionsvideor om användningen av projektportföljen, som vi tidigare hade beställt, också kunde användas i utbildningen för vår kundportfölj. Viss logik är universell i alla Thinking Portfolio-portföljerna!
– Thinking Portfolios konsulter har gjort sitt jobb bra när det gäller genomförandet av portföljerna – de vägleder dig inte för mycket, men tillräckligt mycket. Vi gillar att olika alternativ har föreslagits för oss, och det har varit lätt att välja rätt tillvägagångssätt för oss för portföljen från dem. Om du behöver hjälp från Thinking Portfolio kan du alltid få det. Ett särskilt tack för det senaste införandet, som var för kundportföljen och som avslutades på ett exemplariskt sätt.
Eero Karppinen
Tjänstedirektör, vice verkställande direktör
