Imatran kaupunki on kärsinyt samoista haasteista kuin moni muukin kaupunki ja kunta. Salkunhallinta on tuonut helpotusta priorisointiin sekä hallinnan tunnetta tekemiseen.

Tyyne Lyytikkä 2024-11-19

Salkunhallinnasta ratkaisuja kaupunkien ja kuntien haasteisiin

Konditionaalit viuhuvat ja omien kehityshankkeiden projektoinnissa on haasteita. Projektikokonaisuus jää jäsentämättä, resurssisuunnittelu ja hankeriskien tunnistaminen on hankalaa. Tuntuu, että pakka on hajallaan, ja johtamisen näkökulmasta on hankala hahmottaa mitä on menossa muun muassa strategian toteuttamiseksi.

Kuulostaako tutulta? Imatran tieto- ja digipalvelupäällikkö Petri Kejonen tuntee kaupunkien ja kuntien haasteet hyvin.

”Kaupungeissa ja kunnissa ihmiset ovat kiireisiä ja resurssit tiukoilla. Jos ei ole PMO:ta, niin naapurisiilo ei tiedä mitä toinen tekee. Nämä ovat monialakonserneja. Kunnilla on yli 700 lakisääteistä tehtävää ja lisäksi strategiasta kumpuavat ja ekosysteemin moottorointiin liittyvät tehtävät. Tilanne ei silti tee minua murheelliseksi”, Petri sanoo.

Projektinhallinnan haasteisiin on olemassa työkaluja. Imatralla ratkaisuja haetaan Thinking Portfoliosta ja salkkujohtamisesta.

”Thinking Portfoliosta aistii asiantuntijuuden aihetta kohtaan ja referenssit ovat vakuuttavia. Tiedän että apua ja tukea saa.”

”Aikaansaamisen kehityssalkku” tuo yhteyden strategian ja tekemisen välille

Imatralla on erityyppisiä kokonaisuuksia, jotka voidaan mieltää projekteiksi. On ulkopuolisen rahoituksen hankkeita, kaupungin omia projekteja, tavoitteellisia projektimaisia työryhmiä sekä jatkuvan parantamisen kokonaisuuksia, kuten tietoturva.

”Kaikki nämä voidaan salkuttaa. Siksi Projektisalkun nimi voisi yhtä hyvin olla Aikaansaamisen kehityssalkku.”

Petri on huomannut, että suurin haaste pienemmissä kaupungeissa ja kunnissa on harmaa alue strategian ja arjen työn välillä; strategian kun pitäisi saada aikaan aitoa konkreettista tekemistä. Juuri tähän haasteeseen salkunhallinta tuo apua. Strategia antaa tavoitteita ja mittareitakin ja salkku konkretisoi tekemisen.

Imatralla on erityyppisiä kokonaisuuksia, jotka voidaan mieltää projekteiksi. On ulkopuolisen rahoituksen hankkeita, kaupungin omia projekteja, tavoitteellisia projektimaisia työryhmiä sekä jatkuvan parantamisen kokonaisuuksia, kuten tietoturva.

”Kaikki nämä voidaan salkuttaa. Siksi Projektisalkun nimi voisi yhtä hyvin olla Aikaansaamisen kehityssalkku.”

Petri on huomannut, että suurin haaste pienemmissä kaupungeissa ja kunnissa on harmaa alue strategian ja arjen työn välillä; strategian kun pitäisi saada aikaan aitoa konkreettista tekemistä. Juuri tähän haasteeseen salkunhallinta tuo apua. Strategia antaa tavoitteita ja mittareitakin ja salkku konkretisoi tekemisen.

”Salkkujohtaminen on tiedolla johtamista, jos mikään”, Petri toteaa.

Salkku on listaihmisen taivas

Imatralla salkunhallintaa ja työkalun käyttöä tuodaan vasta osaksi arkea, erityisesti ja ensimmäisenä ICT- ja digikehitys ja tietohallintoasioissa. Menossa on salkun laajentaminen. ”Keräämme parhaillaan kaupungin hallituksen salkkua ja vastuuvetäjien koulutus on alkamassa.”

Johdon tuki on keskeistä, mutta lisäksi Petrillä on hyviä tapoja kannustaa ihmisiä salkun käyttöön. Hän kouluttaa projektipäälliköitä valmentavalla otteella ja näyttää esimerkillään, kuinka kokonaisuutta saadaan jäsennettyä salkussa. Joka toinen viikko salkkua käydään läpi tietohallinnon tiimin yhteisissä palavereissa. Imatralla on projektivetäjien verkosto, jossa muistutellaan ja jossa voi vaihtaa ideoita.

”Myös Thinking Portfoliossa on tukipilareita. Järjestelmä antaa mahdollisuuden paimenkirjeeseen, jos tietoja jätetään täyttämättä. Tämä on kulttuurimuutosmatka.”

Kysyttäessä pidemmän tähtäimen tavoitteita, Petrillä on vastaus valmiina: ”Tavoite on, että tulevaisuudessa Imatran kaupunki olisi oikeasti dataorientoitunut toimija. Kaupunkia johdettaisiin faktoilla ja datalla ja meillä olisi kyvykkyyttä skenaarioajatteluun. Matka on pitkä, mutta se on se haave.”

Vaikka vielä ei olla niin pitkällä, salkunhallinta tuo jo nyt hyötyjä.

”Salkku on listaihmisen taivas”, Petri toteaa. ”Salkku auttaa palauttamaan mieliin mitä on sovittu ja mikä on tärkeintä. Tuo hallinnan tuntua, kun asiat on koostettu yhteen. Se taas lisää energiaa ja yhteisiin tavoitteisiin pyrkimistä.”

Imatran salkunhallinnan kehityksestä kertoi

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Planner, Thinking Portfolio

Kuvat: Imatran kaupungin kuvapankki (https://imatra.kuvat.fi/kuvat/)