Wihurilla Thinking Portfolio projektisalkku on tuonut hyötyjä jo muutamassa kuukaudessa

Tyyne Lyytikkä 2024-05-22

Suomalainen monialakonserni Wihuri on hyvä esimerkki siitä, miten projektisalkku voi tuoda hyötyjä nopeastikin, kun uuden työkalun käyttöönotto tehdään hyvin. ”Kolmessa kuukaudessa salkku on muuttanut pelin ihan täysin.”

Kolme kuukautta teknisestä käyttöönotosta kaikki projektit ja projektiaihiot ovat salkussa, tulevaisuuden projekteja on salkutettu ja salkkuun on tulossa kehittämisen roadmap-näkymä tulevaisuuteen, Kalle Wahlström kertoo. Kalle on Wihurin projektitoimiston vetäjä ja uuden projektisalkun pääkäyttäjä. Hän toimii projektipäälliköiden tukena varmistamassa riittävän osaamisen ja tarvittavat resurssit.

Wihuri Groupissa työskentelee neljällä toimialalla yhteensä n. 5500 henkilöä. Ensimmäisessä vaiheessa idea- ja projektisalkut on otettu käyttöön kolmella toimialalla (Wihuri Aviation, Metrotukku ja Tekninen kauppa). Myöhemmin on tarkoitus laajentaa käyttö myös kansainväliseen pakkausliiketoimintaan.

Vaikka ihmisten koulutusta ja työkalun jalkautusta tehdään vielä, moni asia on tehty tähän mennessä niin hyvin, että projektisalkku on tuonut hyötyjä jo muutamassa kuukaudessa.

Teknistä käyttöönottoa ei tehty leikkidatalla, vaan oikeilla projektitiedoilla

Työkalun tekninen käyttöönotto tehtiin yhdessä Thinking Portfolion sovelluskonsulttien kanssa.

”Käyttöönotto eteni tosi hyvin, en osaa kaivata mitään muuta. Ei käytetty leikkidataa vaan oikeita projekteja, koska miksipä ei? Kun tuli uusia projektilähtöjä, vein ne heti salkkuun jo demojakson aikana. Kaikki tuunaukset ja viilaukset tehtiin oikeaan projektidataan”, Kalle kuvailee.

Hän oli tyytyväinen siihen, ettei asioita käyty kenttä kentältä läpi, vaan hän pääsi heti kokeilemaan salkun käyttöä, kun perusmalli oli valmis.

”Tykkäsin siitä tavasta, että pääsi pyörittelemään salkkua. Se on simppeli ensikertalaisenkin omaksua”, Kalle sanoo ja kertoo olleensa tyytyväinen myös viestintään Thinking Portfolion sovelluskonsulttien kanssa.

”Sain kaiken informaation ja tykkään, että kommunikaatio ei ole jäykistelyä ja tikettikäytäntöä.”

Työkalu ei ole vaatinut suuria muutoksia käyttöönoton jälkeen

Salkusta tehtiin peruskäyttäjälle simppeli ja nyt päänäkymässä on vain kaksi kenttää. Salkun teknisen käyttöönoton jälkeen alustaan on tehty vain pieniä viilauksia.

”Meillä on hirveän hyvä pohja siellä, joten aika pientä tuunailua on ollut”, Kalle sanoo. ”Joitain projektivaiheistuksia ja päätöksentekoportteja on säädetty meidän näköisiksemme ja raporttinäkymiä muokataan.”

Aiemmin Wihurin projekteja seurattiin PowerPointeilla ohjausryhmissä, mutta esityksistä puuttui kokoava voima. Oli hankala muodostaa käsitys siitä, mitä on meneillään tai tulossa.

”Nyt saa aika kivasti esiin erilaisia tarttumakohtia, kuten allokaatiot tai kustannukset tai strateginen kulma. Salkku on kääntänyt päälaelleen läpinäkyvyyden projekteissa ja kehitystarpeissa.”

Ideat kulkevat suppilon läpi projekteiksi

Projektisalkun mukana käyttöön tuli ideasalkku, jollaista Wihurilla ei ole aiemmin ollut. Ideasuppilon myötä kehitysideoiden kerääminen ja valmistelu päätöksentekoon on parantunut aiemmasta.

Jokainen toteutukseen päätyvä projekti on kulkenut ideaputken läpi ja läpäissyt ideasalkkuun määritellyt seulat. Ideasalkussa täytyy perustella tarve projektille, tehdä business case ja pohtia sanallisesti hyötyjä, joita idean uskotaan tuovan. Ideasalkkuvaiheessa projekti-ideat priorisoidaan ja projektisalkun puolelle siirretään vain ne projektit, jotka on jo päätetty toteuttaa.

”Kehitysideaprosessiin pääsee kuka tahansa katsomaan mitä ideoita on jätetty ja miten ne on ratkaistu”, Kalle kertoo. Käyttäjiltä on noussut muutamassa kuukaudessa noin viisikymmentä uutta ideaa.

Kolme vinkkiä muille salkkua harkitseville

Kalle antaa muutaman vinkin muille, joilla on samankaltainen tilanne kuin heillä aiemmin, eli läpinäkyvyys ja kokoava työkalu projektien tiedoista puuttuu.

”Lähtisin miettimään mikä on se oman organisaation kehittämisen malli ja tapa. Sitten olisi hyvä tutkia olemassa olevat työkalut, että saako nykyisistä välineistä tällaista kokonaisnäkymää kehityksestä”, Kalle sanoo.

”Kun pohjatyö on tehty, kannattaa soittaa Esa Toivoselle ja ottaa Thinking Portfolio käyttöön”, hän nauraa. ”Tuote on valmis ja kustannustehokas kaiken lisäksi.”

Wihurin salkunhallinnan kehityksestä kertoi:

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio