FinVectorilla strategiaa, budjetointia ja resursointia toteutetaan Thinking Portfoliossa

Tyyne Lyytikkä 2024-04-23

FinVector otti käyttöön Thinking Portfolion, tuttavallisemmin FinPro:n, saadakseen tarvittavaa läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta projektitietojen hallintaan. Vajaassa puolessa vuodessa läpinäkyvyys, priorisointi ja projektinhallinnan taso ovat parantuneet.

Jokin aikaa sitten lääketeollisuusyritys FinVectorilla havahduttiin monelle tuttuun ongelmaan: projekteihin liittyvä tieto pyöri työntekijöiden omissa Exceleissä ja tiedostoissa eikä tarvittavaa läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta ollut.

Haastetta lähdettiin taklaamaan perustamalla PMO, kehittämällä projektikulttuuria ja henkilöstön projektiosaamista sekä hankkimalla järjestelmä, johon tiedot kirjataan yhdenmukaisesti.

Thinking Portfolion Projektisalkku valikoitui työkaluksi sen sisällön ja laajentumismahdollisuuksien vuoksi, kertovat FinVectorin PMO Manager Marko Karvonen sekä PMO Director Mikko Kämäräinen. Luottamusta herättivät myös avoimuus ja esittelyvideot sekä laaja käyttäjäpohja.

”Thinking Portfolio mahdollistaa sen, että perusjutut ovat kunnossa.”

Ensin rakennettiin prosessi ja roolit ja vasta sitten työkalu

Käyttöönottoon ei lähdetty hätäisesti, vaan ensin tietomallia valmisteltiin rauhassa. Työkalun käyttöönotto eteni jouhevasti, toiveaikataulussa.

”Teillä on joustavaa porukkaa ja hyvä vasteaika pyyntöihin. Asiat onnistuvat aina ketterästi”, Mikko kiittelee käyttöönoton jälkeen.

”Oli hyvä, että Thinking Portfolion sovelluskonsultit tekivät heti selväksi, että he eivät ole projektinhallinnan konsultteja. He haastoivat kertomaan, millainen projektimalli meillä on. Kun kyseltiin vinkkejä, he osasivat kertoa, että tämän voi tehdä vaikkapa näin tai näin.”

Projektihallinnan maturiteetti kasvaa kulttuurin ja ihmisten osaamisen kautta

FinVectorilla panostetaan uuden työkalun jalkauttamiseen ja salkku on haluttu brändätä osaksi yritystä. Projektisalkulle järjestettiin nimikilpailu, jonka voitti FinVector Projects, eli FinPro.

”Thinking Portfolio ei ole vain uusi työkalu jostain, vaan osa FinVectoria. Platform on mahdollistanut räätälöintiä. Tuote on hyvä, mutta me myös tehtiin se FinVectorin näköiseksi käyttöönoton aikana.”

Esimerkiksi johdon näkemä tilanne ei muuttunut aiemmasta lainkaan.

Thinking Portfolio ei ole vain uusi työkalu jostain, vaan osa FinVectoria

”Käyttäjiltä ja johtoryhmän jäseniltä on tullut palautetta, että tämä on paras PPM-työkalu mitä he ikinä ovat nähneet”, Mikko sanoo.

FinVectorilla on ymmärretty, että uuden järjestelmän jalkauttaminen ei onnistu, jos henkilöstöä käsketään suoraan ottamaan uusi työkalu käyttöön.

Sen sijaan sisäistä käyttöönottoa tehdään niin sanotusti ”hands-on” meiningillä ja PMO tukee, kun vastaan tulee haasteita. Tätä varten FinVectorilla on Portfolio Review Board, jossa ovat mukana projektien omistajat, projektipäälliköt ja yrityksen johto.

”Ei mennä työkalu edellä. Edelleen voitaisiin toimia Exceleillä, mutta se olisi tehottomampaa. Se ei olisi laadukasta ja läpinäkyvää.”

Kyse on siis kulttuurin kehittämisestä ja merkityksellisyydestä ei siitä, kuinka ihmisiä motivoidaan käyttämään työkalua: ”Tämä on projektipäälliköille mahdollisuus pyytää apua, jos on vaikka resurssiongelmia. Työkalu on ensisijaisesti heitä varten.”

”Pelkäsimme vähän, miten uutta välinettä opitaan käyttämään, mutta olemmekin saaneet palautetta helppokäyttöisyydestä. Käyttäjät ovat sanoneet, että visuaalinen ilme näyttää tosi hyvältä. Salkku on myös pääkäyttäjän näkökulmasta helppokäyttöinen. Minäkin pystyn tekemään tarvittavia muutoksia.”

Single Source of Truth: vastaukset ovat FinProssa

Jatkossa salkun kehitystä on nopea tehdä FLEX-pienkehityssopimuksen kautta: ”Ei tarvitse odotella arvioita, vaan riittää että sähköpostilla kysytään ja muutokset saadaan saman viikon aikana”, Marko sanoo.

”Pidemmän tähtäimen tavoite on tehdä salkun käytöstä arkipäivää.”

Salkku on hyvän näköinen käytettävyydeltään ja elinvoimainen toiminnoiltaan

”Nyt jo projektinhallinta on selkeästi parantunut jokaisessa projektissa. Tieto on yhdessä paikassa. Ei tarvitse projektipäällikköä lähettämään PowerPointia, josta näkisi mikä tilanne on. Salkku on hyvän näköinen käytettävyydeltään ja elinvoimainen toiminnoiltaan”, Marko sanoo.

Hän kertoo, että heillä on jo ajatuksia siitä, mitä muita salkkuja voisi olla. Projektisalkun lisäksi Riskisalkun käyttöönotto on parhaillaan menossa. Ideoita saa esimerkiksi tapahtumista.

”Teillä tuki ja verkosto on todella hyvä. Tapahtumat ovat hyviä paikkoja saada ideoita ja kuulla näkemyksiä muilta, jotka ovat samojen ongelmien ääressä. Se on parasta antia.”

”Sanoisin niille, joilla ei vielä ole portfoliohallinta käytössä, että sitä kannattaa miettiä. Ei tarvitse olla isokaan firma, jossa hyöty on suuri työmäärän nähden”, Marko sanoo.

FinVectorin salkunhallinnan kehityksestä kertoivat:

“We are a cGMP manufacturer of viral-based gene therapy products that improve the lives of people battling chronic health conditions such as bladder cancer.” (https://www.finvector.com/)

Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio