About Esa Toivonen, Managing Partner, Senior Advisor, CGEIT, CISA, CRISC, LJK

Thinking Portfolio

Ketterä monisalkunhallinta on kokonaisketteryyttä

Ketterä monisalkunhallinta on kokonaisketteryyttä Ketterä tekeminen on tullut mukaan osaksi hankesalkkuja ja konkreettisemmin ketteryys tuodaan osaksi monisalkunhallintaa. Ketterän tekemisen rinnalla tehdään jatkuvasti myös vesiputousmallisesti investointi- ja kehitysprojekteja ja näiden välinen suhde on tärkeä osa projektikulttuuria. Yksinkertaisuudessaan ketterässä monisalkunhallinnassa kyse on siitä että asiakkaille tuotettavaa arvoa ja vaikuttavuutta voidaan johtaa sujuvasti osana palvelu- tai tuotesalkkua tai osana sovellus- tai prosessisalkkua. Luonnollisin ja loogisin tapa mitata vaikuttavuutta ja syntyvää arvoa on aina siellä missä se syntyy. Projekti- ja hankesalkussa luodaan edellytykset joiden lopputuloksien kautta [...]

Hyvässä ideasalkunhallinnassa rakastuminen ratkaisuun lähtee parhaasta ideasta

Hyvän ideasalkunhallinnan tavoitteena on houkutella ja innostaa koko organisaation ja sen sidosryhmien näkemykset esim. palveluiden, tuotteiden ja toiminnan kehittämiseen esille. Ideavaiheessa on tärkeä antaa keskustelulle riittävästi tilaa ja ideakorkeutta ennen kuin annetaan varsinaisten ratkaisujen täyttää ajatuskuplaa. Ennen varsinaista ratkaisuvaihetta on tärkeää ravistella kaikki hedelmät ideapuusta alas ja vasta sen jälkeen alkaa poimia ja valita vaihtoehtoisia ratkaisuja. Ideoinnilla on merkitystä - rakastuminen ratkaisuun lähtee aina hyvästä ideasta Usein toki käy niin, että ratkaisuvaihtoehdot luovat lisää ideoita ja ajatuksia ja ideapuu [...]

Miten tehdä projektien jälkiarviointia niin, että kaikki innostuvat?

Luodaan edellytykset jälkiarvioinnille jo loppuraportoinnissa Hyvä alkaa päätöksellä siitä, että projektin loppuraporttiin tulee päivittää projektin päättyessä sen hetken arvion siitä miten Business casen nähdään projektin päätyessä toteutuvan. Tyypillisesti projektin loppuraportissa arvioidaan onnistumisesta projektityöskentelyssä ja projektin pysymistä budjetissa ja aikataulussa. Yleensä loppuraportista tuolloin jätetään Business case tarkastelu pois ja varsinaisten hyötyjen arviointiin on tuolloin tarkoitettu myöhemmin tuleva jälkiarviointi vaihe. Tästä hetkestä alkaen alkaakin jo jälkiarvioinnin tekeminen unohtua – projektihan on päätetty ja arkistoitu ja ohjausryhmä ja [...]

Miten otan Kanbanit osaksi sovellus- ja rekisterisalkkua?

Kanban tekniikkana on arkisen yksinkertainen (esim. Odottaa, työnalla ja valmis) - tehtävien hallintaa seuraamalla etenemisen vaiheita. Lähtökohtana myös näkemys siitä että käytännössä ihminen keskittyy yhteen asiaan kerralla vaikka toki mielessä on odottamassa jo kymmenen seuraavaa. Ottamalla vastaava ajattelu mukaan esim. Sovellus- ja rekisterisalkunhallintaan luodaan näkyvyyttä niille tehtäville joita nimettyyn sovellukseen tai rekisteriin liittyen on työnalla. Tehtävät voidaan näin nostaa salkusta ja lukuisista eri sovelluksista henkilön omaan kanban näkymään ja sovelluskohtaiselle tehtävälistalle. Luo näkyvyyttä sovelluksen ja [...]

Thinking Portfolio Projektisalkku White Paper

Esitteemme sisältää projektisalkun keskeisimpien toiminnallisuuksien kattavan esittelyn kuvakaappauksineen. Siinä valotetaan myös salkunhallintaan liittyviä konsepteja yleisellä tasolla ja käydään läpi mm. salkkujen kytkeytymistä strategiaan ja kokonaisarkkitehtuuriin. Uusi julkaisu sisältää myös kattavan GDPR-osion, jossa esittelemme salkunhallintaratkaisumme tietosuojan hallintaan liittyviä toiminnallisuuksia.

Miksi naiset ovat parhaita projektipäälliköitä?

Projektinhallinta on ollut viime aikoihin asti vahvasti miesten valtakuntaa, mutta nyt yhä useammat pätevät naiset valtaavat alaa. Hyviä viestijöitä Naiset osaavat käyttää viestintätaitojaan kilpailuetuna projektinhallinnassa miehiin nähden. Naiset ovat vakuuttavia olematta karkeita ja saavat hienovaraisesti taivuttelemalla ylimmän johdon puolelleen tiimin ja projektinhallintatoimiston eduksi. Säännölliset keskustelut viiteryhmien kanssa auttavat projektinhallintatoimistoa yhdentämään liiketoiminnan tavoitteet ja pitämään kaikki ajan tasalla. Samalla pidetään viestintäväylät tiimin jäseniin auki. Ihmistä innostavan ympäristön luominen Naispuoliset projektipäälliköt osaavat trimmata tiiminsä huippusuorituksiin. Heidän synnynnäinen [...]

Projektin lopettamisen viisi tärkeintä syytä

Kuvittele se epätoivo, kun projekti, jonka laitat alulle suurin toivein ja uhrauksin, epäonnistuu täysin. Niin surullista kuin se onkin, monissa projekteissa merkkejä ei huomata ajoissa, mikä johtaa ajan tuhlaamiseen sekä turhiin ponnisteluihin. Epäonnistuminen on myös suuri isku projektipäällikölle, ja lisäksi se horjuttaa kaikkien projektissa mukana olevien tiimin jäsenten itseluottamusta.

Thinking Portfolio -sovellussalkku tukee EU:n GDPR-tietosuojavaatimuksien johtamista

GDPR eli EU:n laajuinen tietosuoja-asetus tulee myös suomalaisten organisaatioiden sovellussalkun vaatimukseksi. Sovellussalkun avulla voidaan tehdä näkyväksi organisaation GDPR eli General Data Protection Regulation velvoitteet, vastuunotto ja päätökset. Tietosuoja-asetus tulee olla huomioitu organisaation kaikista sovelluksista viimeistään 25.5.2018 mennessä. Osana sovellussalkun tietoja voivat olla tilannekuvat sovelluksiin liittyvistä tietomalleista, liittymistä, sopimuksista, alihankinnasta, tietoturvapolitiikasta, menettelytavoista, sovelluksen elinkaarenhallinnasta jne. Sovellussalkku tekee tietosuoja-asetuksen tilannekuvan näkyväksi koko organisaatiolle Perinteisesti sovellus- ja järjestelmäsalkkuja on ylläpidetty Excel-taulukkoina mutta jatkossa Excel-taulukko ei ole riittävä työkalu [...]

Vuosi kun salkunhallinnasta tuli osa viestintää ja päätöksentekoa

Oli vuosi 2001 ja tuotimme nimetyille asiakkaillemme salkunhallinnan asiantuntijapalveluja. Asiakkaamme kaipasivat selkeyttä ja läpinäkyvyyttä ideoidensa ja käynnissä olevien projektien tilannekuvan viestintään ja päätöksentekoon. Tuolloin teimme viestinnän tukemiseksi powerpoint ja excel dokumentteja. Niiden tarkoituksena oli palvella johdon raportteina sekä organisaation sisäisen viestinnän välineinä. Niiden vahvuus oli äärimmäinen joustavuus - tietomallia saattoi muuttaa kuinka halusi ja kustannushyötylaskelman rakenne oli aina joka projektille sopiva. Raportit saattoi hienosäätää ulkoista rahoittajaa varten juuri halutulla tavalla. Saattoi poimia vain ne projektit [...]

SOTE- ja alueuudistus tarvitsee salkunhallintaa viestintään ja päätöksentekoon

Tyypillisesti maakuntaliitto tarvitsee alueuudistuksen valmisteluun projektikokonaisuuden johtamisen tueksi nopeasti käyttöönotettavaa, helppokäyttöistä ja elinkaareltaan kustannustehokasta projektisalkunhallinnan työkalua. Maakuntien valmisteluvaiheeseen liittyy paljon viestintää ja päätöksentekoa. Lisäksi alueuudistuksen kohteena on laaja joukko palveluja sekä sovelluksia. Myös näihin kohdistuvien vaikutusten näkyväksi tekeminen palvelu- ja sovellussalkunhallinnalla on nopea ja vaivaton keino viestiä miten valmistelutyöt etenevät ja mitkä ovat niiden vaikutukset. Maahan perustetaan siis 18 maakuntaa, jotka järjestävät kaikki alueensa sosiaali- ja terveyspalvelut. Maakunnille kootaan sosiaali- ja terveydenhuollon lisäksi muita tehtäviä. [...]

Thinking Portfolio REST-rajapinta reaaliaikaisten integraatioiden tekoon

REST-rajapinta on uusi vaihtoehto reaaliaikaisten integraatioiden tekoon. Se on tarkoitettu lähinnä tietojen lukuun Thinking Portfoliosta mutta myös tietojen päivitys on mahdollista rajapinnan kautta. REST-rajapinta sopii sellaisiin tapauksiin jossa asiakas haluaa hakea yhden tai useamman projektin/järjestelmän tiedot oman aikataulunsa mukaan. Tällainen käyttötapaus voisi olla esimerkiksi asiakkaan oma julkaisujärjestelmä jossa linkkiä klikkaamalla projektin tiedot haetaan Thinking Portfoliosta. REST-rajapinnan käyttö edellyttää aina sovelluskehitystä asiakkaan päässä. Tiedot on suojattu HTTPS Basic Authenticationilla + Thinking Portfolion normaaleilla käyttöoikeuksilla. Ota yhteyttä [...]

Thinking Portfolio tuo Kirkkohallituksen projektit näkyville

Kirkkohallituksessa on käytössä yhtenäinen projektimalli, jota on viime vuosina kehitetty aktiivisesti. Projektimallin yksi tärkeä osa-alue on projektisalkun hallinta ja salkun johtaminen. Mallin ensimmäiset versiot projektisuunnitelmista oli tehty Wordeihin ja projektisalkkuna toimi Excel-listaus, projektipäällikkö Hanna Virkki taustoittaa Kirkkohallituksen projektimallina ja projektisalkkupalvelun hankintaa.

Finnair avasi reitin Thinking Portfolio projektisalkkuun

Finnairilla on käytössään Thinking Portfolion projektisalkku, jossa tällä hetkellä hallinnoidaan IT-projekteja. Suunnitelmissa on, että Thinking Portfoliosta tulee projektin johtamisen sovellus kaiken tyyppisille projekteille, esimerkiksi hankinta- liiketoiminnan selvittely- ja uusien reittien avausprojekteille. Parhaillaan meneillään olevan sisäisen Road Shown avulla levitetään tietoisuutta sovelluksen mahdollisuuksista tuleville sovelluksen käyttäjille ja eri johtoryhmille.

Strategian kirkastus ei auta kun on tekemisen ja toimeenpanon aika

Projektisalkku strategian luotettavana toimenpanon välineenä Yleisesti on todettu, että organisaatiolla on tiedossa mitä tulisi tehdä jotta strategiset tavoitteet tulevat saavutetuiksi. Yhtenä suurimmista haasteista koetaan organisaation strategian toimeenpano. Mikäli toimeenpano edellyttää toimenpiteitä kuten esim. toiminnankehittämistä, tuotekehitystä tai investointeja siirrytään seuraavaan haasteeseen. Kuinka organisaatio osaa priorisoida kehittämisen kohteen (=panos/tuotos/riskit), asettaa kehitystehtävälle oikeat tavoitteet, nimetä resurssit ja realistisen aikataulun? Näissä yksikin väärä valinta luo riskin kehitystehtävälle epäonnistua jo ennen kuin varsinaisia töitä on aloitettu. Projekti on ns. tuomittu [...]