Metsä Groupilla on käytössä Thinking Portfolion monisalkkuympäristö HUB, jossa hyödynnetään useita salkkuja rinnakkain. Metsä Groupin projektitoimiston päällikkö Marko Siro kertoo aiheesta Thinking Portfolion Käyttäjäpäivillä tammikuussa. Keskustelimme Markon kanssa monisalkkuympäristöstä ja saimme hieman esimakua tammikuun puheenvuorosta.
Monisalkku on tuonut uusia mahdollisuuksia Metsä Groupille
Metsä Groupilla on käytössä useita Thinking Portfolio salkkuja. Projekti-, Investointi-, Riski- ja R&D-salkuissa on keskenään erilaiset tietomallit. Monisalkkuympäristö HUB mahdollistaa salkkujen rinnakkaisen käytön samalla alustalla. Metsä Groupin projektitoimiston päällikkö Marko Siro kertoo, että isoin toiminnallinen salkkurajat ylittävä tekijä on ollut resurssitarpeet. Salkkujen yli venyviä yhteiskäyttöresursseja on paljon, ja salkkujen välinen resursointi HUB-alustalla on koettu erittäin hyödylliseksi.
Monisalkkuympäristöön siirtyminen tuo muitakin etuja. Se mahdollistaa muun muassa salkkujen välisen raportoinnin aiempaa tehokkaammin. Marko nostaa esiin resursoinnin lisäksi priorisoinnin sekä projektien strategiakytkennän vahvistumisen: ”Salkku tukee myös priorisointia sekä hankinta- ja rekrytointiprosesseja. Keskeistä on myös kokonaisarkkitehtuurin ja toiminnanohjauksen sekä projektien strategiakytkennän vahvistuminen.”
Ihmisten selkäranka ei ole loputtomiin venyvä luonnonvara
Metsä Groupilla projektimalliin kuuluu, ettei projektia hyväksytä salkkuun, ellei resursointia ole tehty. Resursointi toimii myös priorisoinnin välineenä, kun tehdään päätöksiä siitä, mitä projekteja toteutetaan. ”Keskeistä on, riittävätkö henkilöresurssit projektin toteuttamiseen”, Marko sanoo.
Resursointiprosessi on pitkälle edennyt. Salkussa seurataan esimerkiksi tunnistamattoman resurssin kuormaa. Jos tiedetään tulevaan projektiin rooli ja tarve, mutta sopivaa henkilöä ei löydy, puhutaan ”Resource Not Known” -henkilöstä. Marko kertoo, että tällaiset tunnistamattomat resurssit täytyy olla purettu ennen kuin projekti voi saada lähtölupaa. Resurssisuunnittelussa esimiehillä on iso rooli. He selvittävät mihin ihmisten aika riittää ja mitä tehdään, jos aika ei riitä. Vaihtoehtoina on hankkia konsultin apua ulkopuolelta tai jäädyttää tai päättää projekteja. ”Projekti ei toteudu, jos ihmisillä ei ole aikaa”, Marko sanoo.
Ihmisten jaksamisesta huolehtiminen vaikuttaa myös hankintaprosesseihin ja rekrytointipäätöksiin. Lisäksi aihe on tärkeä kestävän kehityksen tavoitteiden näkökulmasta. ”Ei haluta kuormittaa ihmisiä liikaa, ihmisten selkäranka ei ole loputtomiin venyvä luonnonvara”, Marko sanoo. Monisalkkuratkaisu on tuonut resurssisuunnitteluun kaivattua läpinäkyvyyttä. ”Jos on enemmän tekemistä kuin ihminen pystyy tekemään, niin vaihtoehtoina on loppuun palanut ihminen tai epäonnistunut projekti.”
Salkusta tehokas työväline myös strategian ohjaukseen
Marko kertoo, että projektien strategiakytkentä on nykyään parempaa kuin ennen: ”Tämän kanssa on kipuiltu pitkään. Tämän syksyn aikana strategiayhteys on saatu paremmin näkyviin ja nyt myös ohjaaminen voimistuu.” Salkusta on kehittynyt tehokas strategian ohjauksen työväline.
Aiemmin salkku näytti lähinnä nykyistä ja mennyttä maailmaa. Kun tuli tarve nähdä myös eteenpäin, tehtiin rakenne, jossa kehityssalkun roadmapille voi kirjata myös tulevia projekteja. ”Näin siitä tuli myös strategian ohjauksen työväline”, Marko kertoo.
Nykyään salkussa kuvataan siellä näkyvien projektien strategiset painoalueet. Organisaatio on saanut ketteröitettyä toimintaansa ja strateginen ulottuvuus on saatu näkyviin. Seuraava toive on tehdä ohjelma- ja hanketaso näkyväksi. Tulevaisuudessa myös budjetoinnin tason odotetaan kehittyvän. Sekin kertoo strategiaohjauksen vahvistumisesta: ”Aletaan budjetoimaan arvovirtaa ja siirretään päätösvaltaa myös alemman tason tiimeille”, Marko kuvaa ajatuksiaan tulevasta.
Läpinäkyvyys vaatii sen, että projektimallista ei lipsuta
Monella organisaatiolla on haasteita datan ylläpitämisen ja oikeellisuuden kanssa. Marko sanoo, että heillä asiaa on auttanut, kun johtoryhmävaateet on otettu salkkuun. Projekti ei yksinkertaisesti toteudu, jos vaadittavia tietoja ei ole kirjattu. Salkun käyttö ja tietojen kirjaaminen on tehty mahdollisimman helpoksi. Perustietokentät on pyritty pitämään samanlaisina eri salkuissa. Marko kertoo, että esimerkiksi resursointitaulukot ja tietyt rakenteelliset avainhenkilöt on nimetty samalla tavalla kaikissa salkuissa.
Mahdollisuuksia riittää
Monisalkkuympäristö on kehittänyt prosessiohjautuvuutta ja tuonut mahdollisuuden liiketoimintarajat ylittävään läpinäkyvyyteen. Yhteismitallinen investointien hallinta ja näkymä pitkälle tulevaisuuteen ovat HUB:in tuomia etuja, samoin kuin konsernitasoinen riskienhallinta salkussa. Silti tulevaisuudessa riittää mahdollisuuksia jatkokehittämiseen. Marko mainitsee KPI-salkun ja mittarien yhdenmukaistamisen. Myös strategiaohjausta tullaan vahvistamaan entisestään.
Ilmoittaudu mukaan Thinking Portfolion Käyttäjäpäivään 2023!
