Projektiportfolion rakennuksessa kannattaa tavoitella erinomaista, mutta ei täydellistä. Täydellisyyteen pyrkimisellä ja kaiken kattavalla portfoliolla hengästyttää itsensä ja muut.
Meyer Turun Program Director Ilkka Rytkölä puhuu Projektipäivillä erinomaisen projektisalkun rakentamisesta. Rytkölä on ohjelmajohtaja NEcOLEAP-tutkimus- ja kehityshankkeessa ilmastoneutraalin risteilyaluksen kehittämisessä.
Erinomainen projektisalkku ei synny vahingossa vaan se on suunniteltu tarpeeseen
Projektisalkun kehittäminen on aloitettava maltilla. Projektihallintajärjestelmä pitäisi suunnitella tarpeeseen niin, että se tukee tekemistä aidosti. Oikean projektihallintamallin valintaan kannattaa Rytkölän mukaan käyttää tarpeeksi energiaa ja aikaa.
Suunnitteluvaiheessa osaaminen ja kokemus korostuvat. Tilaajan on tärkeää tietää, mitä haluaa salkunhallinnan avulla saada aikaiseksi. Salkun tuottaja puolestaan tuo mukanaan vahvan projektiosaamisensa ja laajan kokemuksensa toimivien salkkujen rakentamisesta. Tältä pohjalta päästään sujuvasti tuottoisaan vuoropuheluun, joka antaa edellytykset erinomaisen salkun rakentamiselle. ”Kun toisella on kokemus ja toisella näkemys, niin väkisinkin karsiutuu turhat asiat pois ja tiedetään mitä kannattaa tehdä.” Tärkeää on päästä kokeilemaan mikä toimii.
Uskalla haastaa rakenteita ja portfoliohallintaa, vanhaa ei kannata kopioida
Valmius kokeilla uutta on keskeinen edellytys onnistuneelle kehittämiselle. Täytyy uskaltaa haastaa olemassa olevia rakenteita. Vanhaa ratkaisua ei kannata kopioida, ainakaan pilkuntarkasti. ”Se on vähän kuin kevätsiivous. Jos ratkaisu menee liian kankeaksi, niin täytyy vain putsata pöytä”. Lisäksi toisen henkilön kannattaa testata järjestelmää, ettei siitä tule liian monimutkainen. Muuten kehittämisestä vastaavan ryhmän tulisi olla mahdollisimman pieni, mahdollisesti vain yksi henkilö. Mitä isompi ryhmä sen hitaampaa kehittäminen on.
Erinomaisella salkulla selviää joka paikassa
Kun salkku on rakennettu vastaamaan tarpeeseen, se tuo toivottuja hyötyjä. Rytkölä kuvailee, että heille Projektisalkku on tuonut erityisesti kolme keskeistä hyötyä: ideoiden arviointi, projektinhallinta sekä raportointi ovat helpottuneet salkun avulla, kun kaikki tehdään yhdessä paikassa. Täydellisen ja erinomaisen projektisalkun välillä on selvä ero. Täydellisellä salkulla pyritään kaikenkattavuuteen, mikä on aina haastavaa. Noin 80–90 % tekemisestä saadaan hallintaan melko kivuttomasti, joten ihan kaikkea ei edes kannata ottaa mukaan. Täydellisyyden sijaan kannattaa tavoitella erinomaisuutta, sillä erinomaisellakin salkulla pärjää joka tilanteessa.
Tervetuloa Projektipäiville 25.–26.10. Helsingin Messukeskukseen kuulemaan Ilkka Rytkölän käytännönläheinen ja ideoita herättävä puheenvuoro erinomaisen projektiportfolion kehittämisestä!
