Hyvä projektiviestintä ja sosiaalinen media

social mediaSosiaalinen media ei enää pitkään aikaan ole ollut pelkästään yksityishenkilöiden keino pitää yhteyttä ystäviin ja sukulaisiin pitkien matkojen taa julkaisemalla tietoja ihmisten liikkeistä ja viimeaikaisista tapahtumista. Siitä on tullut myös yritysmaailmassa päälliköille kätevä työkalu, joka auttaa viestintäongelmissa ja levittää laajalle tietoja muutoksista toiminnassa sekä toimii asiakkaiden vuorovaikutuskanavana. Nykyisessä maailmanlaajuisessa liiketoimintamallissa, jossa tiimit ovat hajallaan eri puolilla maailmaa ja tekevät töitä eri aikavyöhykkeillä, sosiaalinen media on tehokkain viestintäväline, kun lukuisille ihmisille on saatava yksi ja sama viesti. Näin jokaiselle tiimin jäsenelle ei tarvitse kirjoittaa erikseen.

Sosiaalisen median hyödyntäminen

Projektipäällikön on välttämätöntä voida viestiä alaisilleen kaikista asioista selvästi, jotta jäsenet osallistuvat kaikkiin tehtäviin tehokkaasti. Kun projektin asioista tiedotetaan Facebookissa ja yksittäisten jäsenten palautteet kerätään, tehtävät voidaan jakaa työntekijöille Twitterissä. Näin hallintotyö tehostuu.

Twitterin käyttö välttämättömien uutisten välittäjänä – Twitter on projektipäälliköille verraton työkalu: sillä voidaan välittää yhteisellä alustalla tärkeitä tietoja työntekijöille. Vaikka toiset lähettävätkin tiedot mieluummin sähköpostitse, ne saattavat jäädä ihmisiltä huomaamatta päivän aikana saapuvassa virallisessa viestintävirrassa.

Yhteisöjen muodostaminen Facebookin avulla

Kun projektit ovat vauhdissa ja kaikille on jaettu heille kuuluvat tavoitteelliset tehtävät, projektipäälliköt voivat siirtää huomionsa tarkkailuun ja avustaviin tehtäviin. Silloin voi olla avuksi, jos perustetaan ryhmiä, joissa tiimin jäsenet toimivat yhdessä, jakavat ajatuksia ja kannustavat toisiaan hallitsemaan projektia onnistuneesti. Projektipäälliköt voivat toimia tukialustan hallinnoijina, jolloin he voivat arvioida heikkouksia ja auttaa tiimin työtä.

Ilmoitustaulun, erityisten kiinnostuksen kohteiden jakamisen ja asiakirjojen rajoitetun joukon käyttöön lataamisen kaltaiset toiminnot auttavat hallitsemaan projektin koordinointia ja synkronoitua työskentelyä. Lisäksi Yammeriin ja Google Plus -palveluun voidaan perustaa projektin rajapyykit sisältävä kalenteri, jota tiimin jäsenet pystyvät säännöllisesti päivittämään, jolloin heillä säilyy tuntuma projektin edistymiseen. Näin projektinhallinnasta tulee ryhmän yhteinen ponnistus, eikä se jää pelkästään projektipäällikön velvollisuudeksi.

Projektinhallinnan ongelmat juontavat yleensä juurensa jäsenten välisen viestinnän puutteesta. Sosiaalinen media on ennennäkemätön väline, jolla kohennetaan tiimin vuorovaikutusta ja yhteistoimintaa. Koska useimmat tekniikasta kiinnostuneet ihmiset käyttävät suvereenisti sosiaalista mediaa ja sen toimintoja, projektipäälliköiden ei ole vaikea luoda sosiaaliseen mediaan yhteistä viestintäalustaa.

Jätä kommentti

Share This