Hyvässä ideasalkunhallinnassa rakastuminen ratkaisuun lähtee parhaasta ideasta

Hyvän ideasalkunhallinnan tavoitteena on houkutella ja innostaa koko organisaation ja sen sidosryhmien näkemykset esim. palveluiden, tuotteiden ja toiminnan kehittämiseen esille.

Ideavaiheessa on tärkeä antaa keskustelulle riittävästi tilaa ja ideakorkeutta ennen kuin annetaan varsinaisten ratkaisujen täyttää ajatuskuplaa. Ennen varsinaista ratkaisuvaihetta on tärkeää ravistella kaikki hedelmät ideapuusta alas ja vasta sen jälkeen alkaa poimia ja valita vaihtoehtoisia ratkaisuja.

Ideoinnilla on merkitystä – rakastuminen ratkaisuun lähtee aina hyvästä ideasta

Usein toki käy niin, että ratkaisuvaihtoehdot luovat lisää ideoita ja ajatuksia ja ideapuu kukkii uudelleen. Tärkeää on pitää kirkkaana, mitä haastetta ollaan ratkaisemassa ja samalla innostua näkemään vaihtoehtoisia toteutustapoja – tässä onnistuminen edellyttää ideoinnin fasilitointia, keskustelun tukemista ja tarvittaessa myös moderointia.

Prosessissa on tärkeää tunnistaa alkuperäinen idea ja muistaa osallistuttaa ideakeskustelun avaaja mukaan. Usein alkuperäisen idean esille nostaja on yksi parhaista tulkitsemaan kommentointia ja mahdollisia muutoksia alkuperäiseen kehitysideaan. Mukana olo motivoi myös ideointiin jatkossa.

Kun idea alkaa saavuttaa sen ideakorkeuden, jolle se halutaan lukita, voidaan siirtyä ratkaisuvaihtoehtojen jalostamiseen. Ratkaisuvaihtoehdot konkretisoivat idean ja eri vaihtoehtoja on helpompi vertailla ja arvioida suhteessa toisiinsa.

On tärkeää, että kyetään tunnistamaan useita ratkaisuvaihtoehtoja – usein keksityt ratkaisut kertovat paljon idean potentiaalista. Joskus ratkaisu voi olla hyvinkin yksinkertainen parannus tuotteeseen tai palveluun.

Toisinaan ratkaisu voi vaikuttaa moniulotteiselta ja toteuttamiseen tarvittavaa kyvykkyyttä ei löydy organisaatiolta itseltään. On tärkeää muistaa, ettei idean ehdottaja ole useinkaan se, kenen tulisi ottaa varsinaisen ratkaisun toteuttaminen omistukseensa.

Usein on niin, että idea on mahdollinen juuri sen vuoksi, ettei sen keksijää ole rajoittanut tarve tietää ratkaisua pulmaan. Ideointi ja ratkaisujen löytäminen on siis paljolti viestintää ja yhteistyötä joskus toisilleen entuudestaan tuntemattomien ihmisten välillä.

Vältä ylivisualisointia

On tärkeää pitää ideointiprosessi yksinkertaisena, käsiteltävän tiedon määrä kohtuullisena ja välttää ylivisualisointia.

Jokainen meistä työstää mielikuvia omalla arvokkaalla tavallamme – toisille jäsentely on tärkeää, kun taas toinen voi pelata ajatusshakkina eri siirrot läpi. Ideasalkunhallinnassa tuodaan ideointiin mukaan päätöksenteko ja päätösehdotusten dokumentointi – lopulta vaihtoehdot ja valinnat perustetaan kirjattuihin näkemyksiin. Nämä tulevat prosessin aikana vielä täsmentymään ja muuttumaan.

Ajatusten konkretisoiduttua voidaan hyvässä ideasalkunhallinnassa tuoda lisää erilaisia menetelmiä arvottamaan, priorisoimaan ja luokittelemaan toteutusvaihtoehtoja.

Ohessa on esimerkkejä Thinking Portfolion ideasalkkuun toteutetuista erilaisista ideointiin ja ideasalkunhallintaan liittyvistä peruskäsitteistä. Osaan näistä liittyy sovellettavia menetelmiä ja osaan toiminnallisuuksia, joita voidaan hyödyntää viestinnässä ja hyvässä päätöksenteossa.

Näkökulmia hyvään ideointiin

  • Ideoiden priorisointi ja idea scoring (esim. muut käyttäjät voivat antaa 1-5 tähteä *…***** sen mukaan miten henkilö näkee idean potentiaalin)
  • Ideoiden kommentointi ja jatkojalostaminen sekä kommenttien peukuttaminen sen mukaan, miten muut näkevät kommentin jalostavan ideaa eteenpäin
  • Alkuperäisen idean kytkennät muihin ideoihin ja projektisalkussa toteutusvaiheessa oleviin projekteihin
  • Idea Dashboards eli valittujen raporttien sisällyttäminen osaksi omaa henkilökohtaista tai organisaation yhteistä ideanäkymää
  • Erilaiset Business Canvas ja Lean Canvas tapoina jäsentää ideaa esim. liiketoimintahyötyjen ja vaikuttavuuden suhteessa
  • Avoimet rajapinnat muihin järjestelmiin mahdollistaen ideoiden viemisen tai tuomisen sekä eri muiden päätöksentekoon liittyvien tietojen yhdistelyn eri järjestelmien ja tietomallien välillä (esim. REST Api)
  • Roolipohjaiset ja joustavat käyttöoikeudet ideoiden käsittelyyn, hallintaan, katseluun ja kommentointiin
  • Kytkennän muihin Thinking Portfolio salkkuihin kuten riski-, tuotekehitys-, NPD- sovellus- ja palvelusalkkuihin
  • Muistutusviestit nimetyille ihmisille haluttujen kriteerien pohjalta esim. tieto idean luojalle kun idean tilaa on päivitetty tai kommentoitu
  • Eri vaikuttavuusalueiden tunnistaminen ja painotus – tavoitteena tunnistaa ideoinnin tasapainoa ja kehityspotentiaalia
  • Helpot ideakampanjat – esim. luomalla Tarve tai Haaste ja jakamalla kyseinen linkki valituille henkilöille tai nostamalla idea Intranettiin ja keräämällä ideaan liittyviä kommentteja tai uusia näkökulmia
  • Thinking Portfolion Wellbeing Pulssin kytkeminen ideoihin ja siten valitun idean vieminen vielä sovitulle ryhmälle eteenpäin
  • Ideaan etenemiseen liittyvien päätöksentekijöiden ja käsittelijöiden kommentit ja niiden tekeminen näkyväksi idean esittäjälle
  • Thinking Portfolio FullPager, jolla voidaan jäsentää idea suhteessa eri näkökulmiin ja esitellä valittuja ideoita nopeasti ja ytimekkäästi esim. tuote- tai palvelukehitysryhmälle jne.
  • Thinking Portfolion salkun sisäinen Banneri nosto esim. projekti-, NPD- tai palvelusalkussa ja kutsu valitulle ryhmälle tai kaikille salkun käyttäjille kommentoimaan valittua ideaa tai nostamaan Ideakampanja esille
  • Idean konvertointi eteenpäin projektiksi niin, että ideasta tehdyt kuvaukset voidaan siirtää projektin kuvaukseksi, josta voidaan tarkentaa kuvausta projektin eri vaiheissa. Näin vältytään useampaan kertaa tiedon syöttämiseltä
  • Erilliset idearaportit, idea -Pivotit, idealuettelot, omat suodatetut ideat, parhaat uudet ideat – oikeastaan mitkä hyvänsä raportit, mitä ideasalkun tietomallista halutaan tuottaa
  • Ideoiden arkistointi niin, että idea ei enää näy ideasalkku näkymässä, mutta on kuitenkin yhä salkussa tallessa mahdollista myöhempää ajankohtaa varten
  • Avainsanat ja asiasanat – mahdollisuus kytkeä ideaan erilaisia avainsanoja, joilla ideaa voidaan hakea tai suodattaa

Jos haluat keskustella ideoinnista ja ideasalkunhallinnan kehittämisestä ja siihen innostamisesta niin otathan yhteyttä niin keskustellaan lisää!

 

Esa Toivonen
Managing Partner, Senior Portfolio Advisor
CGEIT, CISA, CRISC, yMBA
Puh 040 733 6670
esa.toivonen@thinkingportfolio.com

Share This