Alla koottuja vastauksia Käyttäjäpäivä 2020 -tapahtumassamme esitettyihin kysymyksiin. Taltioidut esitykset ovat myös katsottavissa tältä sivulta.

Mika Rapeli / Suominen

Onko kaikki projektien dokumentaatio Thinking Portfoliossa?

Riippuu projektityypistä. Tavoite on kaikkien projektien osalta saada olennainen dokumentaatio TPhen. Saamme kokonaiskuvan tukidokumentteineen ”yhdeltä luukulta”.

 

Veli-Pekka Ignatius ja Saara Sburatura / Lahden kaupunki

Millä tavalla luottoriskien arviointi on selkeytynyt TP:n myötä?

Meillä on oma prosessimme luottoriskien arviointiin. Nyt arvio löytyy myös Thinking Portfoliosta eli läpinäkyvyys on lisääntynyt. Käytämme luottoriskien arviointiin apuna konsernisalkkuun luotuja tunnuslukujen ja tavoitteiden seurantoja. Konsernisalkusta löytyvät myös yhtiön vastuut kaupungille sekä investointien rahoitustarpeet. Pääosin siis arviointiin tarvittavat tiedot löytyvät salkusta.

Millainen pääkäyttäjäverkosto teillä on ympäri konsernia, ja jos on, kuinka nämä henkilöt työskentelevät keskenään?

Pääkäyttäjät konsernisalkussa ovat kaupungilla. Konsernisalkun käyttäjähallinta ja käyttäjien roolitus menee kaupungin pääkäyttäjien kautta. Konserniyhtiöissä on kuitenkin määritelty salkunhoitaja, kuten myös kaupungilla. Salkunhoitajat ovat näkyvillä salkussa. ,,Yhtiön edustaja pääsee oman yhtiönsä tietoihin. Laajemmat oikeudet ovat pääosin kaupungin edustajilla. ,,Olemme luoneet salkkuun vuosikellon helpottamaan tietojen päivittämistä ja aikataulutusta. Viestintään olemme apuna käyttäneet esim. konsernisalkusta saatavia sähköpostilistoja kohdistamaan viestintää oikeille ryhmille (esim. salkunhoitajat, toimitusjohtajat).

Tulevatko konserniyhteisöjen tiedot suoraan jostakin toisesta järjestelmästä TP:hen vai kirjataanko kaikki erikseen?

Meillä on käytössä konsernitilinpäätökseen erillinen järjestelmä. Ainoastaan lopulliset tilinpäätökset tallennetaan konsernisalkkuun tiedostoina. Olemme yrittäneet konsernisalkun luoda niin, ettei päällekkäisiä toimintoja jouduttaisi tekemään ja tietoja syöttämään moneen paikkaan. Konsernisalkkuun on sisällytetty paljon konserniohjeeseen ja muihin ohjaaviin dokumentteihin sisältyviä asioita. Tässä vaiheessa meillä ei ole integraatioita muihin järjestelmiin, mutta kehitystyö varmasti jatkuu ja mietinnässä on esim. tunnuslukujen tuonti kirjanpidon järjestelmistä.

Helppokäyttöisyys kuulostaa hyvältä mutta vaatii varmaan myös yksinkertaisuutta toimintatapoihin.

Kyllä ehdottomasti. Vaikka salkussa on suhteellisen paljon erilaisia tietoja, niin tietojen päivittäminen ei vie kauaa aikaa. Olemme tehneet salkkuun kaikille näkyvän vuosikellon ja siinä olemme aikatauluttaneet niin salkkuun liittyviä kuin esimerkiksi konsernitilinpäätökseen liittyviä asioita. Toki olemme myös priorisoineet. Konserniyhteisöjä on yli 50, mutta toiminnan kannalta oleellisimpia yhteisöjä on noin 20. Heiltä odotamme aktiivisempaa otetta ja laajempaa raportointia konsernisalkussa.

 

Keijo Karhu / Thinking Portfolio

Voiko asiakas/käyttäjä itse rakentaa uusia tietomalleja Thinking Portfolioon?

Tietokannan rakenne määritellään yhdessä ja sen puitteissa asiakkaan oma pääkäyttäjä voi ylläpitää tietomallia esim. Kriteeristöjä, luokitteluja, luetteloita, talousseurannan tilejä, valintalistoja jne. eli hyvin joustavaa.

Tukeeko Thinking Portfolio jatkossa API-pintoja?

REST API tyyppinen rajapinta on olemassa ja sinne on jo pitkään tehty kaikki integraatiot.

Eli tarkoittaako sitä että Thinking Portfolio Landscapeissä resurssitilanne näkyy kaikissa eri salkuissa haluttaessa reaaliajassa?

Kyllä, eli kun salkkualusta uudistuu, jatkossa resursointia voi tehdä salkuissa, mutta tieto jo käytetystä resurssista saadaan näkyviin salkkujen yli. Ja kokonaisuutta voidaan näyttää myös HR-salkussa, jossa kootusti kaikki resursointi.

Onko salkkujen määrällä rajoituksia… montako salkkua voisi olla käytössä?

Ei ole rajoitusta tälläkään hetkellä, mutta uuden Landscapen myötä salkkuja on helpompi lisätä, niiden välille on helpompi tehdä yhteyksiä ja ne eivät vaadi niin paljon resursseja.

 

Kari Kankaanhuhta / Espoon kaupunki

Miten varmistatte ideoiden saamisen salkkuun? Voiko kuka tahansa viedä ideoita salkkuun?

Ideasalkkua pilotoidaan neljässä eri pilotissa. Näissä on kuvattu prosessi, miten ideoita tuodaan ideasalkkuun, miten niitä jalostetaan ja arvioidaan. Kaikkia ideoita ei olla vielä tuomassa salkkuun.

Onko Espoossa myös toimittajat salkutettu?

Eli IT-toimittajat ovat sisällytetty osaksi järjestelmäsalkkua. Sisältäen vain tarvittavat tiedot. 190 toimittajaa salkutettu

Onko teille edelleen aktiivisesti valmennuksia projektipäälliköille ja johdolle ?

Valmennukset pyörivät yhä aktiivisesti. Projektitoimisto järjestää vuosittain 2-4 lyhyempää tietoiskua projektimallista ja salkusta ja 2-4 kahden päivän projektipäällikkövalmennusta. Johdolle pidetään räätälöityjä valmennuksia esim. johtoryhmä kerrallaan. / Päivi Espoosta

 

Matti Tähtinen / Fingrid

Miten prosessinne tai työkalu tukee riskien päällekkäisyyden välttämistä eli miten varmistatte, ettei samaa riskiä käsitellä moneen kertaan?

Uudistamisprosessissa yhdistimme/validoimme aiemman tilanteen noin 200 kirjattua riskiä ja niiden vajaat tuhat toimenpidettä uuden rakenteen mukaisesti ja päädyimme kysymyksen kannalta hallittavaan vajaaseen 50 riskin määrään ja tätä vielä pienempään riskivastuullisten määrään. Riskisalkun kautta on nyt selkeä kokonaiskuva riskikannasta, jolloin mahdolliset päällekkäisyydet on mahdollista havaita ja arvioida.

Kuinka merkittäviä tietojärjestelmäriskit ovat Fingridin riskienhallinnassa?

Tietoturva rankkautuu huomattaviin hallitukselle raportoitaviin liiketoimintariskeihin. Lisäksi kirjattuna on arkkitehtuuririskit (teknolgia, omat konesalit, pilvi) ja tietoliikenne.

Voidaanko käsitellä toteutuneita riskejä?

Toteutuneet riskit tämän hetken prosessissa ao. vastuuohjausryhmän agendan kautta ja peilautuu takaisin riskisalkkuun riskiympäristön/lisätoimenpiteiden arvioinnin muodossa.

 

Yleiset

Ajatuksia ja kokemuksia idea portfolio käyttöönotosta ja implementoinnista, hyviä vinkkejä jne.

TP/ESA: Hyvä pohtia avataanko ideointi koko henkilöstölle. Pohtia toteutetaanko esim. ideakampanjoita joilla kerätään valittuihin teemoihin ideoita tiettyyn päivään mennessä. Ideakampanjat ovat olleet usein onnistuneita koska niillä on määräaika ja käsittelyynkin saadaan kerralla samaan teemaan liittyviä ideoita priorisoitavaksi. Hyvä pitää ideoinnin tietomalli yksinkertaisena. Myöhemmässä vaiheessa voi aina täydentää. Tärkeää, että ideoiden käsittelylle on prosessi ja foorumi sekä, että idean esittäjälle viestitään miten käsittely etenee. Jos idean esittäjä saa olla idean toteutuksessa mukana alkaa syntyä positiivista kehittämiskulttuuria – toki aina näin ei ole mahdollista.

Myöskin kuka vastaa ideoiden analysoinnista? Millaisessa ryhmässä niitä käytte läpi ja analysoitte? Onko siihen määrätty oma board joka niitä käsittelee, tapaa säännöllisesti jne vai onko yhden henkilön vastuulla pyörittää prosessia ja kutsua aina kuhunkin ideasessioon siihen liittyvät relevanteimmat henkilöt?

Hyvää kokemusta seuraavasta: 1) esitetylle idealle määritettiin omistaja viikon sisällä, 2) idean toteutuskelpoisuus analysoitiin kahden viikon sisällä idean esittämisestä, 3) ylimmässä johdossa idearahaston omistaja, idean kokeiluun pystyttiin budjetoimaan nopeassa aikataulussa rahoitus. Nopea reagointi antoi hyvän viestin henkilöstölle, että ideoita kuunnellaan eivätkä ne hautaudu ”aloitelaatikoihin”

Millaisia työkaluja teillä on prosessikuvauksiin ?

TP/ESA: Thinking Portfoliolta löytyy mm. prosessisalkku johon voi kuvata prosessit toivomallaan tietomallilla ja raportoinnissa prosessista voidaan tuottaa myös visuaalista kuvaa sekä kytkentää esim. palveluihin, tuotteisiin tai muihin prosesseihin. Thinking Portfolio ei ole prosessien piirtämisväline mutta prosessin muun tietomallin käsittelyyn loistava koska näin prosessit saadaan kytkettyä muihin salkkuihin haluttaessa mukaan. Kerromme tästä mielellämme lisää.

Miten varmistetaan ideoiden tarvelähtöisyys – painaako sopivuus strategiaan vai asukkaiden tarveportfoliot enemmän ?

TP/ESA: Tuossa voisi nähdä kaksikin näkökulmaa, näkisin että molempia näkökulmia voi hyödyntää. Lopulta voisi myös katsoa niinkin, että onko kyseessä strategisen asiakkaan tai asiakassegmentin tarve jonka mukaan ideat tarkastellaan. Mielenkiintoista on myös nähdä, että miten sopivuus omaa strategiaa vs. asiakkaiden tarpeisiin kohtaavat. Onko mahdollista tulkita omaa strategiaa asiakkaan eduksi vai ratkaisusuunnitella asiakkaalle jotain mikä on strategian mukaista ja täyttää asiakkaan odotukset. Mutta varmistaminen on tärkeä tehdä ennen kuin idean ratkaisusuunnittelua eli projektointia aletaan tekemään.

 

Katso taltioidut esitykset