Joutsa, Leivonmäen kansallispuisto, Kirveslammen luontopolku 2020. Kuva: Reima Välivaara

Keski-Suomen liitossa uusi hankesalkku on otettu aktiiviseen käyttöön nopeasti. Salkku parametroitiin liiton projektitiimin ja Thinking Portfolion konsulttien kanssa käyttökuntoon, jonka jälkeen muuta henkilöstöä alettiin kouluttaa sen hyödyntäjiksi. Heidi Kervinen toimii liitossa salkun vastuuhenkilönä, hän oli myös toteutusprojektin projektipäällikkö. 

-Käyttäjiltä on tullut innostunutta ja hyvää palautetta. Koulutuksissa käytiin kattavasti läpi salkun eri mahdollisuuksia. Osa koulutettavista oli jo tutustunut salkkuun omatoimisesti etukäteenkin. Heidän palautteensa oli hyvin positiivista, erityisesti heitä ilahduttaa se, että salkusta saa niin paljon informaatiota vähällä vaivalla. Esimerkkeinä mainittiin muun muassa aikataulujanat ja se, että itseään koskettavat hanketiedot saa suoraan etusivulle näkyviin. 

Hankkeiden seurannassa on tärkeätä pystyä tarkistamaan mitkä hankkeen alkutavoitteet olivat ja kuinka hyvin niihin on päästy. Thinking Portfolion hankesalkku vastaa hyvin tähänkin tarpeeseen. Kokonaiskuvan hahmottuminen onnistuu salkusta ja salkun avulla vahvistetaan liiton yhtenäistä työtapaa hankekäsittelyssä. Yhden hankkeen osalta kätevää on puolestaan se, että kaikki hankkeen tiedot löytyvät samasta paikasta. Nettinäkyvyys salkkuun ollaan lisäämässä lähiaikoina ja silloin aukeaa läpinäkyvyys myös muille, kuin liiton sisäisille toimijoille.  

-Erillisistä Exceleistä ja muistioista on päästy eroon, kaikki tieto löytyy salkusta. Lisäksi salkun visualisointiominaisuudet helpottavat tiedon käsittelyä.  

Hankekäsittelyprosessi  jalostui salkun käyttöönoton ohessa 

Keski-Suomen projektitiimi piti erinomaisena toimittajan ketterää tapaa toteuttaa salkun sovittaminen asiakkaan tarpeisiin. Alun määrittelytyöpajoissa saatiin hienosti kiinni erilaisia näkökulmia ja eri työtahojen tarpeita hankesalkkuun. Myös liiton oman prosessin virtaviivaistaminen ja tarkistaminen onnistui siinä samalla, kertaa Heidi työkalun implementointiprojektin kulkua. 

-Yhdessä Thinking Portfolion konsulttien kanssa rahoituskuvion ja lähteiden läpikäynti auttoi myös meitä itseämme hahmottamaan omaa toimintaamme ja laittoi meidät miettimään miksi teemme näin. Jotta salkku saatiin mahdollisimman sujuvasti käyttöön, tarkisteltiin olisiko prosessissamme jotain karsittavia työvaiheita. Myös sisäiset keskustelumme prosesseistamme heräsivät tässä yhteydessä. 

Jo työpajojen aikana tehtiin paljon niiden aikana sovittuja ominaisuuksia salkkuun ja isommatkin toiveet tulivat sinne nopealla aikataululla. Tiimi pääsi testaamaan omilla hankkeilla ja harjoittelemaan salkkuaan, kun salkun organisaatio-, hanke- ja rahoitusrakenne oli pääpiirteissään sovittu. 

-Testaus jatkui hienosäätövaiheella, jolloin voitiin jo viedä lopullista hankedataa sisälle ja samanaikaisesti tehdä testaajien toivomia muutoksia. Tuotantovaiheeseen siirryttäessä pystyimme jatkamaan ilman, että olisi pitänyt syöttää hanketietoja uudelleen, se oli tosi hyvä apu hankekäsittelyssä. 

Thinking Portfolion hankesalkussa näkee selkeästi miten rahoitus jakautuu eri hankkeille  

Keski-Suomen liitto myöntää rahoitusta maakunnan elinvoimaa ja hyvinvointia vahvistaviin hankkeisiin. Kun rahoitusta myönnetään useista eri lähteistä ja lukuisille hankkeille, sen hahmottaminen voi olla hankalaa jopa liiton sisällä ja erityisesti muille tietoa tarvitseville.  Thinking Portfolion hankesalkun avulla kokonaisuutta pystytään nyt tarkastelemaan ja hallitsemaan paremmin. Lisäksi nähdään paljonko hankkeita on käynnissä, paljonko niihin on myönnetty rahoitusta, miten hankkeet jakautuvat maakunnan strategisiin kärkiin ja miten niiden toteutus onnistuu. 

-Toteutusvaiheessa ja hankkeiden päättyessä hankevalmistelijat pystyvät arvioimaan miten hanke on toteutunut. Salkun kautta pystymme tarkastelemaan laajemmalla näkökulmalla, onko esimerkiksi joku toteutuksen osa-alue sellainen mihin pitäisi erityisesti kiinnittää huomiota ja auttaa hankkeiden toteuttajia.  

Thinking Portfolion hankesalkku on oikea ratkaisu   

Keski-Suomen liiton käyttäjäpalaute kertoo, että Thinking Portfolion salkku on hankeprosessin seuraamiseen ja käsittelyyn ratkaisu jota on kaivattu jo vuosia, toteaa Heidi Kervinen.  

-Mielelläni suosittelen Thinking Portfolion salkkua ja tällaista käyttöönottoprojektia. Olemme saaneet meidän tarpeisiimme sopivan salkun, se on täsmäratkaisu juuri siihen mihin me sitä käytämme. 

 

Heidi Kervinen
Projektipäällikkö,
Keski-Suomen liitto