Streven naar zichtbaarheid in realtime gegevens en de toekomst
De projectportefeuille is vorig jaar ingevoerd aan de Universiteit van Vaasa. Verwacht werd dat het de transparantie zou vergroten en de rapportage en het kennisbeheer zou ondersteunen. “Gegevensgestuurd portefeuillebeheer was voorheen niet mogelijk omdat de informatie was versnipperd en afhankelijk van het geheugen van de mensen”, zegt Tapio Männistö van de Finance and Project Management Services van de Universiteit van Vaasa.
De ontwikkeling van portefeuillebeheer is soepel verlopen. Tegenwoordig zijn de gegevens op één plaats beschikbaar in een kwantificeerbaar en vergelijkbaar formaat. Volgens Tapio zijn de omstandigheden vruchtbaar geweest en is er vooruitgang geboekt op het gebied van het op kennis gebaseerde beheer. De actualiteit van de gegevens staat daarom sterk in de belangstelling. “De ambitie was om gegevens vast te leggen terwijl deze werden geproduceerd, zodat deze altijd actueel en geldig zijn”, zegt Tapio. “We kijken niet langer in een mistige achteruitkijkspiegel, maar beginnen vooruit te kijken, zodat we ook trendcurves kunnen zien.”
De ontwikkelingsreis kan worden begonnen met een lichte belasting
De projectportefeuille werd ontwikkeld bovenop een op Excel gebaseerde oplossing. Tapio vond dat men vrij terloops de eerste definitie-workshops in kunt gaan, en dat men de antwoorden niet al hoeft te hebben. “Er was niets om het mee te vergelijken als het ging om het creëren van een volledig nieuw systeem en functieketen rond de software”, zegt Tapio. Aan de andere kant was het ook fijn om niet de oude toepassing af te hoeven leren.
De portefeuille is vorig jaar ingevoerd en het eerste jaar stond in het teken van de ontwikkeling van het projectbeheer. Het was belangrijk om met voldoende kleine stapjes te beginnen. “We realiseerden ons dat we ons eerst moesten richten op projectbeheer en het aanmaken van gegevens om de hele portefeuille te kunnen beheren”, zegt Tapio. Het is de bedoeling dat het komende jaar de nadruk komt te liggen op portefeuillebeheer en het ontwikkelen van digitalisering en kennisbeheer.
Successen, uitdagingen en positieve verrassingen
Tapio heeft ontdekt dat begrijpen waarom gegevens worden verzameld, helpt om te zien hoe deze werkelijk waarde opleveren voor de eindgebruiker. De grote momenten in het ontwikkelingsproces waren volgens hem de momenten waarop mensen plotseling begrepen waarvoor de portefeuille kan worden gebruikt. “Bijvoorbeeld de mogelijkheid om afhankelijkheden te zien, taken binnen projecten te loggen en informatie direct naar e-mails te exporteren, heeft toegevoegde waarde voor gebruikers.”
Dialogen vormen een belangrijk onderdeel van het veranderingsmanagement. “Het is belangrijk om te kunnen rechtvaardigen waarom iets wordt gedaan en waarom het de moeite waard is om gegevens te produceren”, zegt Tapio. Hij denkt dat het maken van richtlijnen, video’s en trainingen leuk is en deze moeten er ook zijn Maar als niemand de video bekijkt of de training bijwoont, zullen deze niet de gewenste voordelen opleveren. “Je bereikt de doelgroep door mensen daadwerkelijk te ontmoeten”, zegt Tapio.
Naast de successen heeft de reis goede lessen opgeleverd voor de toekomst. De grootste uitdaging op het ontwikkelingstraject was dat het veranderingsagentschap grotendeels de verantwoordelijkheid is van één persoon. Achteraf gezien denkt Tapio dat de uitrol nog soepeler had kunnen verlopen als er meer verantwoordelijkheid was geweest op het niveau van de eenheid van de organisatie.
De projectportefeuille heeft geholpen bij de rapportage en ook het management heeft baat gehad bij de in de portefeuille verzamelde kennis. De in verschillende eenheden gegenereerde gegevens kunnen nu worden vergeleken dankzij het kwantitatieve formaat. Een ander belangrijk voordeel is de mogelijkheid om middelen te budgetteren met behulp van de portefeuille. De portefeuille heeft het mogelijk gemaakt te bepalen hoeveel personeel wordt toegewezen aan projecten versus lijnwerk.
De portefeuille biedt toegang tot informatie in realtime in plaats van achteraf te reageren. “Het is geweldig om te denken dat informatie op één plek staat, in plaats van te moeten zoeken in hoofden van mensen en e-mailbestanden”, zegt Tapio. Het is de bedoeling dat in de toekomst zoveel mogelijk informatie ook automatisch wordt gegenereerd.
De reis met Thinking Portfolio gaat verder
De samenwerking met Thinking Portfolio was eenvoudig en recht door zee. Tapio zegt dat de besprekingen goed zijn verlopen en dat de veranderingen snel zijn doorgevoerd: “De hele leveringsketen is soepel en beweeglijk verlopen en we zijn goed begrepen.” Ook de app Project Portfolio heeft positieve feedback gekregen van gebruikers: “De software is gebruiksvriendelijk en intuïtief, het werkt logisch.”
Tapio Männistö
Tapio Männistö, Specialist, Finance and Project Administration aan de Universiteit van Vaasa
