Hur lyckas vi då? Framgångsrika projekt förenas av en bra portföljförvaltning. På lång sikt fokuserar projektportföljförvaltningen på att prioritera projekten.

Hantering av förhållandet mellan avkastning/insats/risk. Därför krävs en affärsidé, en budget- och resursplan och dess genomförande samt övervakning av projektriskernas sannolikhet och effektivitet.

Ett bra underhåll och en god förvaltning av de uppgifter som krävs för prioriteringsrapportering kommer att möjliggöra lämplig rapportering och analys som underlag för faktabaserade beslut.

Alla projektledare är bra – vissa är bara bättre

En bra projektledare förstår att rapportering är en del av god projektledning, inte en obligatorisk byråkrati. Rapportering och analys inom portföljförvaltning sker på portföljnivå. Indata genereras på projektnivå, men besluten fattas utifrån den övergripande situationen.

Den övergripande situationen stöds av information från andra portföljer och denna information kan vanligtvis omfatta övergripande risker, resurser, kapacitet, strategiska och finansiella mål, kvalitativ och operativ effektivitet, tidsramar och framför allt timing.

Rätt tid, rätt plats

Tidpunkten är avgörande – den bästa idén vid fel tidpunkt kommer inte att frigöra idéns potential och kommer sannolikt inte att uppnå det mål som den presenteras för. Det är dock uppenbart att de flesta idéer alltid kommer att misslyckas, men det får inte bero på timing.

Fel tidpunkt kan innebära att man börjar för tidigt eller för sent. En god portföljförvaltning hjälper dig att identifiera rätt tidpunkt för den stora bilden. Timing är därför centralt för beslutsfattandet och det är därför viktigt att ha tidsdimensionen kartlagd i portföljen och inkluderad i datamodellen.

Endast väl kommunicerade beslut är framgångsrika.

Beslutsfattande handlar först och främst om kommunikation. Om ett bra beslut inte kan kommuniceras ordentligt kommer det inte att genomföras och målet kommer inte att uppnås. Eftersom besluten baseras på den övergripande situationen måste människor ha tillgång till en ögonblicksbild av situationen. När bakgrunden och motiveringen till ett beslut är tydlig och begriplig kan människor ställa sig bakom det eller vid behov motsätta sig det. När situationen är tydlig för alla är också skälen till besluten tillgängliga för alla. Beslutet behöver alltså inte alltid vara till glädje för alla, men skälen måste vara tydliga.

Portföljförvaltning handlar till 80 procent om att se framåt och till 20 procent om att utvärdera vad som har hänt.

Portföljförvaltning handlar framför allt om att se framåt, prioritering och beslut är alltid kopplade till framtiden. Det är bra att se tillbaka och utvärdera vad som har gjorts för att på så sätt se till att framtida förvaltningsåtgärder och beslut baseras på en korrekt aktuell situation. Dessutom sker det mesta lärandet genom att man i efterhand utvärderar vad som har gjorts. På så sätt kan man se till att det inte blir några framtida blåmärken på samma ställe två gånger.

En framgångsrik organisation kommer att ha en holistisk syn på portföljförvaltning.

En bra portföljförvaltning kopplar samman alla portföljer i en organisation. Typiska portföljer är projekt-, investerings-, risk-, resurs-, innovations-, strategi-, mätnings-, tjänste-, NPD-, produkt-, applikations-, teknik-, HRD- och kapacitetsportföljer. Kopplingarna mellan dessa och de anslutande instrumenttavlorna ger den nödvändiga grunden för ett framgångsrikt beslutsfattande.

Och slutligen, det välkända gamla talesättet – Excel är inte dagens datahantering och portföljhantering är redan vardagsmat. Nu blir det vanligare med mer sammankopplade portföljer, och det finns allt oftare en smidighet för att utnyttja till exempel Excel. Kanban-kalkylblad för alla olika portföljer som en del av uppgiftshantering eller uppföljning av framsteg. Talanghantering är redan en del av dagens resursplanering, eftersom talanger bara är användbara när de finns på rätt plats. Nyckeln är inte att ta hänsyn till någons arbetsbelastning och utnyttjandegrad, utan till om en persons färdigheter finns på rätt plats. Produktiviteten är helt annorlunda när människor tillåts göra det de är bra på och det som är viktigt för dem.