FinVector introducerade Thinking Portfolio, mer känd som FinPro, för att skapa den nödvändiga transparensen och konsekvensen i hanteringen av projektdata. På mindre än sex månader har transparensen, prioriteringen och projektledningen förbättrats.
För en tid sedan stod FinVector, ett läkemedelsföretag, inför ett mycket vanligt problem: projektinformation var spridd i medarbetarnas egna Excel-kalkylblad och filer, vilket saknade nödvändig transparens och konsekvens.
Utmaningen hanterades genom att upprätta en PMO, utveckla projektkulturen och personalens projektkompetens samt skaffa ett system för att registrera information på ett konsekvent sätt.
Thinking Portfolios projektportfölj valdes som verktyg på grund av dess innehåll och expansionsmöjligheter, säger FinVectors PMO-chef Marko Karvonen och PMO-direktör Mikko Kämäräinen. Transparensen och demonstrationsvideorna, samt den breda användarbasen, ökade också deras förtroende.
“Thinking Portfolio gör det möjligt att få grunderna rätt.”
Processen och rollerna byggdes först, sedan verktyget
Implementeringen var inte förhastad, datamodellen utvecklades noggrant först. Implementeringen av verktyget gick smidigt och enligt önskad tidsplan.
”Thinking portfolio har ett flexibelt team och en bra svarstid på förfrågningar. Saker och ting görs alltid på ett smidigt sätt,” säger Mikko efter implementeringen.
”Det var bra att Thinking Portfolios applikationskonsulter tydligt förklarade från början att de inte är projektledningskonsulter. De utmanade oss att berätta vilken typ av projektmodell vi har. När vi bad om tips kunde de säga att detta kunde göras på det ena eller andra sättet.”
Affärskritiska projekt inkluderades först i portföljen och användningen expanderas successivt. För rapportering byggdes en integration mellan portföljen och PowerBI, vilket var bekant för personalen. Nu uppdateras data två gånger om dagen via API.
Ledningen har stöttat förvärvet av portföljen från början, eftersom strategin byggs kring Projektportfölj.
”Strategi, budgetering och resursfördelning för projekt genomförs via portföljen. Det hjälper till att förbereda för framtida utmaningar,” säger Marko.
Projektledningsmognad växer genom kultur och personalens expertis
FinVector är engagerad i införandet av det nya verktyget och portföljen har blivit en del av företaget. En namntävling hölls för Projektportföljen, och vinnaren blev FinVector Projects, också känd som FinPro.
”Thinking Portfolio är inte bara ett verktyg från någonstans, utan en del av FinVector. Plattformen har möjliggjort anpassning. Produkten är bra, men vi fick den också att se ut som FinVector under implementeringen.”
Till exempel ändrades inte den bilden som ledningen såg från tidigare.
Thinking Portfolio är inte bara ett verktyg från någonstans, utan en del av FinVector.
”Vi har fått feedback från användare och ledningsgruppsmedlemmar att detta är det bästa PPM-verktyget de någonsin har sett,” säger Mikko.
FinVector har insett att implementeringen av ett nytt verktyg inte kommer att lyckas om personalen får veta att de ska använda det direkt.
Istället sker den interna implementeringen på ett praktiskt sätt och PMO ger stöd när utmaningar uppstår. För detta ändamål har FinVector en Portfolio Review Board, som inkluderar projektägare, projektledare och företagsledning.
”Låt oss inte gå med verktyget först. Vi kunde fortfarande arbeta med Excel, men det skulle vara mindre effektivt. Det skulle inte vara av hög kvalitet och transparent.”
Så det handlar om att utveckla kultur och meningsfullhet, inte om hur man motiverar människor att använda verktyget: ”Detta är en möjlighet för projektledare att be om hjälp om det till exempel finns resursproblem. Verktyget är först och främst för dem.”
”Vi var en aning oroliga över hur människor skulle lära sig att använda det nya verktyget, men vi har fått feedback om dess användarvänlighet. Användarna har sagt att det visuella utseendet ser riktigt bra ut. Portföljen är också lätt att använda från huvudansvarigs perspektiv. Jag kan också göra de nödvändiga ändringarna.”
Enkel informationskälla: svaren finns i FinPro
I framtiden är portföljutveckling snabb att göra med FLEX mindre utvecklingskontrakt: ”Det finns ingen anledning att vänta på uppskattningar, bara skicka ett e-postmeddelande med en begäran så görs ändringarna inom samma vecka,” säger Marko.
”Det långsiktiga målet är att göra användningen av portföljen till en vardaglig aktivitet.”
Portföljen är snygg vad gäller användbarhet och livlig i sin funktionalitet
”Redan nu har projektledningen tydligt förbättrats i varje projekt. Informationen finns på ett ställe. Du behöver inte en projektledare för att skicka en PowerPoint för att se vad situationen är. Portföljen är snygg vad gäller användbarhet och livlig i sin funktionalitet,” säger Marko.
Han säger att de redan har idéer om vad andra portföljer skulle kunna vara. Förutom Projektportfölj implementeras för närvarande Riskhanteringsportfölj. Idéer kommer exempelvis från evenemang.
”Ni har ett riktigt bra stöd och nätverk. Evenemang är bra platser att få idéer och höra andras åsikter som står inför samma utmaningar. Det är den bästa gåvan.”
”Jag skulle säga till dem som inte redan har ett portföljhanteringssystem att det är värt att överväga. Du behöver inte vara ett stort företag för att få stor nytta för det arbete som krävs,” säger Marko.
Baserat på en intervju med
Marko Karvonen
PMO Manager
FinVector Oy
Mikko Kämäräinen
PMO Director
FinVector Oy
“We are a cGMP manufacturer of viral-based gene therapy products that improve the lives of people battling chronic health conditions such as bladder cancer.” (https://www.finvector.com/)
Text: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
