Helsingfors universitets huvudbyggnad – Foto: Linda Tammisto, Helsingfors universitet
I år firar den anmärkningsvärda tioårsperioden av samarbete mellan Helsingfors universitet och Thinking Portfolio
Samarbetet mellan Helsingfors universitet och Thinking Portfolio markerar ett årtionde sedan lanseringen av Thinking Portfolios Applikationsportfölj av universitetets IT-centrum. Projektportföljen följde med för sex år sedan och tillförde ytterligare en dimension till detta långvariga partnerskap.
Ett årtionde erfarenhet med Thinking Portfolio har varit inget annat än transformerande. Resan inkluderar starten av en andra portfölj, flera milstolpar för portföljutveckling, övergång till HUB-plattformen, aktivt deltagande i både live- och onlineevenemang samt en kontinuerlig satsning på att förbättra metoder och arbetssätt.
Tio år, två portföljer, omfattande 650 applikationer och över 200 projekt – ett bevis på samarbetets styrka
Applikationsportföljen innehåller nu avgörande information om 650 datasystem och hanterar komplexiteten hos universitetets supporttjänster och Finlands nationalbibliotek. Esa Suominen, Chief Architect och Chief User av Applikationsportföljen, betonar dess avgörande roll som Core data repository, vilket ger väsentlig information för budgetering, livscykelhantering, ägandeuppgifter, tillgänglighet, beredskapsnivåer och dataskydd.
I enlighet med informationshanteringslagen spelar viktig systemdata som underhålls i applikationsportföljen en nyckelroll i övervakningen av olika lagar och förordningar, ett ansvar som delas av offentliga förvaltningsorganisationer.
Projektportföljen, som har använts vid universitetet i sex år, fungerar som ett avgörande verktyg för projektledning. Veikko Mäkelä, Information Systems Project Manager och Project Portfolio Manager, lyfter fram dess roll för att införa formalism och ett systematiskt tillvägagångssätt för projektentiteter.
Portföljen fungerar som ett förvaringsställe för förvaltningsdokument, vilket förbättrar transparensen och bidrar till den övergripande utvecklingssituationen.
Helsingfors universitets portföljer visar framsteg i utvecklingspaket och omfattande rapportering
Helsingfors universitets huvudbibliotek (Kaisa-talo) – Foto: Mika Huisman, Helsingfors universitet
Utvecklingen vid Helsingfors universitet utvecklas genom omfattande utvecklingspaket snarare än ett kontinuerligt agilt tillvägagångssätt. Medan applikationsportföljen genomgår regelbundna slutanvändarmöten för att ta itu med utvecklingsfrågor, kommuniceras större förändringar till användarna gemensamt, följt av en period av stabilitet.
Senaste framstegen i applikationsportföljen inkluderar införandet av ett dataskyddspaket och integrationen av ett API-gränssnitt med rapporteringsverktyg. Projektportföljen utvecklas också för att anpassas till det nya tillvägagångssättet för digitala tjänster och länka till strategiska mål och arbete med företagsarkitektur.
I en stor organisation värderas centraliserad användarhantering
Universitetet lägger stor vikt vid rapportering, med Power BI-rapporter som används för att spåra utvecklingskostnader för kommande år. Övergången till Thinking Portfolios HUB-plattform för två år sedan har effektiviserat användarhanteringen och erbjuder en centraliserad kontroll och transparens, särskilt fördelaktigt för en organisation med upp till 10 000 användare.
Sammanfattningsvis står det tioåriga samarbetet med Thinking Portfolio som ett bevis på ett framgångsrikt samarbete, präglat av kontinuerlig förbättring, strategisk överensstämmelse och engagemang för effektiv portföljhantering vid Helsingfors universitet.
Utvecklingen av portföljhanteringen vid Helsingfors universitet diskuterades av
Veikko Mäkelä
Information Systems Project Manager
Esa Suominen
Chief Architect
Text: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
Foto: University of Helsinki, Linda Tammisto ja Mika Huisman
