Verktyg och metoder för projektportföljstyrning har blivit mycket populära idag. Ett växande antal företag har implementerat professionella verktyg och processer för projektportföljstyrning. Många företag driver dock fortfarande projekt och hanterar portföljer utan stöd från dedikerade team eller korrekta metoder. Så varför är projektportföljstyrning så viktigt? Behöver du definiera eller implementera vissa processer för att hantera projektportföljer?

Projektportföljstyrning fokuserar på att välja rätt projekt vid rätt tid genom att välja och förvalta projekt som en investeringsportfölj. Det huvudsakliga mål är att hjälpa organisationer att använda sina begränsade resurser till de mest kritiska projekten som verkligen uppfyller visionerna och målen. Projektportföljstyrning skiljer sig från traditionell projektledning genom att inte bara fokuserar på hur individuella projekt utförs utan omfattar alla projekt och går därför betydligt längre i sin omfattning än traditionell projektledning.

Funktionerna projektportföljstyrningen

Projektportföljstyrning inkluderar ansvarsområden, som till exempel:

  • Välja, värdera och prioritera initiativ och projekt.
  • Besluta när det finns ett behov av att pausa eller avsluta ett projekt.
  • Bygga en välbalanserad och konsekvent projektportfölj.
  • Utvärdera värdet som projekten tillför verksamheten.
  • Säkerställa att projekten som utförs passar in med företagets strategiska mål.
  • Leda och styra projekt baserat på tillgängliga resurser och mål.

Hur påverkar ledningens inblandning resultaten hos projektportföljstyrning?

Högsta ledningens stöd anses ha stor inverkan på projektframgången. Projektledaren är ansvarig för att leverera projektresultat, men projekt är dock komplexa och projektledare behöver stöd från andra inom organisationen. Högsta ledningens engagemang och involvering kan därför hjälpa projektledare att slutföra projektet.

Stöd från ledningen är kritiskt för en lyckad och effektiv implementering av PPM-processen i organisationen, tillsammans med robusta verktyg för projektportföljstyrning. Ledningen kan hjälpa till genom att etablera en god praxis och standarder för styrning av projekt, program och portföljer. De kan också hjälpa till genom att säkerställa att de konsekvent följs i hela organisationen. Eftersom ledningen har en nyckel- och tillsynsroll inom organisationen, kan de gå i spetsen för införandet av projektportföljstyrning.

En annan viktig roll som ledningen kan uppfylla är i förändringsarbetet som sker genom processförbättring. De kan säkerställa att teamen och deras projektledare har resurserna, informationen och verktygen som de behöver för att göra sitt bästa. Ledningen kan också ta initiativet till att införskaffa ett professionellt verktyg för projektportföljstyrning för att konsolidera och centralisera projektrelaterad information som gör det möjligt att kunna utföra processen med projektportföljstyrning på ett bättre sätt.