Projekt är ett konkret sätt att genomföra en organisations strategi. Portföljförvaltning är ett viktigt verktyg i denna process, som också stöder ledning och beslutsfattande. Hur motiverar man projektledare att aktivt uppdatera informationen i portföljen? Vad händer om portföljförvaltningen uppfattas som besvärlig eller onödig? Vad händer om nya projekt ständigt startas utan noggrann planering? Det är bland annat här som det behövs en effektiv projektkultur som leds i hela organisationen.
Hur påverkar en svag projektkultur portföljförvaltningen?
Ledningsstödet spelar en viktig roll för att förankra projektkulturen och projektpraxis i hela organisationen. Planering, förberedelser och engagemang för projekten bidrar till att de blir framgångsrika. En svag projektkultur innebär också utmaningar för den praktiska portföljförvaltningen.
För att kunna fatta beslut måste den information som registreras i portföljförvaltningsverktyget vara aktuell och korrekt. Bristfällig rapportering eller liten uppdatering av information kan leda till att befintliga uppgifter inte på ett tillförlitligt sätt stöder beslutsfattandet. Om man inte kan lita på den registrerade informationen och den inte används för beslutsfattande, kanske den inte anses tillräckligt viktig för att uppdateras. Snart är den negativa spiralen fullständig.
En svag projektkultur kan också återspeglas i bristande planering av påbörjade projekt, vilket ökar risken för att projekten misslyckas. Ett projekts framgång kan bedömas genom en efterhandsutvärdering av ett avslutat projekt. Genom att utvärdera de uppnådda fördelarna kan man se vad som fungerade och vad som inte fungerade och om projektet uppnådde sina mål. Samtidigt är det möjligt att dra lärdom av de projekt som har avslutats. I en effektiv projektkultur genomförs projekten till slutskedet.
Det krävs ett synligt stöd från ledningen, planering och tydliga förfaranden.
Detta är några av de saker som behövs för att utveckla en svag projektkultur. Framför allt bör ledningens stöd vara synligt och konkret. Regelbunden registrering av information bör krävas så att den kan användas som stöd för beslutsfattandet. Det är viktigt att man förstår vikten av att rapportera och uppdatera information och att portföljregistrering inte uppfattas som onödig eller som en ytterligare byråkratisk och besvärlig uppgift. På så sätt kan man få ut mer värde av portföljförvaltningen och fragmenterad information kan sammanföras för användning. Det är också viktigt med engagemang för projekt och effektiva verktyg för portföljförvaltning. Samtidigt stöder tydliga, gemensamma riktlinjer och ansvarsområden en god portföljförvaltning.
Portföljförvaltning möjliggör effektiv och öppen projektförvaltning. Det går alltid att utveckla en projektkultur, och den lönar sig – i bästa fall bidrar den till att leverera strategin genom framgångsrika projekt.
Detta är några av de ämnen som behandlas i Thinking Portfolios undersökning Portfolio Management Trends, som kommer att publiceras senare under hösten 2021!
Tyyne Taunila
Portfolio Assistant
Thinking Portfolio
