Den nya projektportföljen har snabbt tagits i aktivt bruk i Mellersta Finlands förbund. Portföljen specificerades tillsammans med fackföreningens projektgrupp och Thinking Portfolio-konsulterna, och sedan utbildades övrig personal i att använda den. Heidi Kervinen är ansvarig för portföljen på förbundet och var även projektledare för implementeringsprojektet. 

-Vi har fått entusiastisk och bra feedback från användarna. Utbildningarna gav en omfattande översikt över portföljens olika möjligheter. En del av dem som utbildades hade redan i förväg bekantat sig med portföljen. Deras feedback var mycket positiv, och de var särskilt nöjda med att portföljen ger så mycket information med så lite ansträngning. Som exempel nämns länkar till tidtabeller och det faktum att projektinformation som berör dig själv kan visas direkt på förstasidan. 

Vid uppföljning av projekt är det viktigt att kunna kontrollera vilka de ursprungliga målen för projektet var och hur väl de har uppnåtts. Projektportföljen Thinking Portfolio uppfyller även detta behov på ett bra sätt. Portföljen hjälper till att få en helhetsbild och förstärker förbundets enhetliga arbetssätt för projektförvaltning. För ett enskilt projekt är det praktiskt att ha all projektinformation på ett ställe. Portföljen kommer inom en snar framtid att synliggöras på nätet, vilket kommer att ge insyn även för andra aktörer än de som är verksamma inom förbundet.  

-Vi slipper Excel och memorandum, all information finns i portföljen. Dessutom gör portföljens visualiseringsfunktioner det lättare att bearbeta uppgifterna. 

Projektledningsprocessen finslipades parallellt med implementeringen av portföljen. 

Mellersta Finlands projektgrupp ansåg att leverantörens agila tillvägagångssätt för att skräddarsy portföljen efter kundens behov var utmärkt. De inledande definitionsworkshopparna var utmärkta för att kartlägga olika perspektiv och behoven hos olika arbetsgrupper i projektportföljen. Det bidrog också till att effektivisera och se över förbundets egen process”, säger Heidi om projektet för implementering av verktyget. 

-Samarbetet med Thinking Portfolios konsulter, där vi gick igenom det finansiella nätverket och källorna, hjälpte oss också att förstå vår egen verksamhet och fick oss att fundera på varför vi gör som vi gör. För att göra portföljen så smidig som möjligt kontrollerade vi om det fanns några steg i vår process som borde elimineras. Det gav också upphov till interna diskussioner om våra processer. 

Redan under workshoparna lades många av de funktioner som man kom överens om till portföljen, och även de större önskemålen lades snabbt till. När man väl kommit överens om portföljens organisatoriska, projektmässiga och finansiella struktur kunde teamet testa sina egna projekt och öva på sin portfölj. 

Testningen fortsatte med en justeringsfas som gjorde det möjligt att ta in slutliga projektdata och samtidigt göra de ändringar som testarna ville ha. När vi gick över till produktionsfasen kunde vi fortsätta utan att behöva skriva in projektinformation på nytt, vilket var till stor hjälp för projekthanteringen. 

I Thinking Portfolio kan man tydligt se hur finansieringen fördelas på olika projekt.  

Mellersta Finlands förbund beviljar finansiering för projekt som stärker regionens livskraft och välbefinnande. Med finansiering från många olika källor och för många olika projekt kan det vara svårt att överblicka, även inom förbundet och särskilt för andra som behöver information.  Thinking Portfolio ger nu en bättre överblick och hantering av helheten. Dessutom visar den hur många projekt som pågår, hur mycket medel som har anslagits till dem, hur de är fördelade mellan regionens strategiska prioriteringar och hur de genomförs. 

-I implementeringsfasen och i slutet av projekten kan de projektansvariga bedöma hur projektet har fungerat. Portföljen gör det möjligt för oss att ha ett bredare perspektiv på om det till exempel finns ett implementeringsområde som behöver särskild uppmärksamhet och särskild hjälp för projektledare.  

Thinking Portfolios projektportfölj är rätt lösning   

Användarresponsen från Mellersta Finlands förbund visar att Thinking Portfolio-portföljen är den lösning för uppföljning och hantering av projektprocessen som man har behövt i flera år, säger Heidi Kervinen.  

-Jag rekommenderar gärna Thinking Portfolio och den här typen av implementeringsprojekt. Vi har en portfölj som passar våra behov, det är en lösning för precis det vi använder den till. 

Heidi Kervinen

Projektledare
Mellersta Finlands förbund