Metropolia säkerställer riktningen för genomförandet av strategin genom Thinking Portfolio-projektportföljen

Foto: Metropolia

Vid Metropolia University of Applied Sciences kallas projektportföljen Thinking Portfolio för Hull. Halli är ett gemensamt informationssystem för både intern utveckling och FoI-projekt. De flesta av projekten är fortfarande FoU-projekt, men användningen utvidgas även till andra projekt.

Thinking Portfolio ger en omfattande bild av projektportföljen.

Thinking Portfolios lämplighet för Metropolias projektportfölj bekräftades av ett referensbesök vid Åbo yrkeshögskola, som har en liknande Thinking Portfolio-portfölj. Presentationen illustrerade mycket väl vad Thinking Portfolio kan användas för inom högre utbildning.

Det är viktigt för ledningen att ha aktuell information om projektportföljen, och bristen på detta i det tidigare systemet var också en av huvudanledningarna till att byta system. Med Thinking Portfolio, eller Hall, är alla projekt nu synliga och portföljen fungerar också som ett förvaltningsverktyg som ger en överblick över alla pågående projekt i byggnaden. Uppgifterna i portföljen kan ses i sammanfattning från många olika perspektiv”, säger Vicedirektör Simo Mustila som beskriver hur portföljen kan användas.

-Hallen kommer också att vara ett viktigt verktyg för att övervaka strategiskt arbete i framtiden. Den kommer att göra det möjligt för oss att dela upp strategin i mål och ytterligare projekt och att övervaka genomförandet av strategin på ett övergripande sätt. Utan hallen skulle detta vara mycket svårare.

En snabb ögonblicksbild av FoI-verksamheten kan ses i Thinking Portfolio.

Chefen för forskning, utveckling och innovation Anna-Maria Vilkuna säger att Metropolia på senare tid har ägnat mer uppmärksamhet åt portföljtänkande inom forskning, utveckling och innovation. Hallen möjliggör en snabb ögonblicksbild av centraliserad FoI-verksamhet, där visualisering också är ett viktigt inslag.

-Nyckeln till ett bra verktyg är att det är bra för projektpersonalens dagliga arbete och även för ledningen. Denna utmaning är väl uppfylld av Thinking Portfolio eller Hall.

Metropolia har identifierat sina styrkeområden, på grundval av vilka innovationskluster har inrättats. Innovationsklusterna tar upp behov av samhällsrelevans som samtidigt ligger nära yrkeshögskolans FoI-verksamhet och ger motiverande inlärningsaktiviteter för studenterna i samarbete med partner. Exempel på Metropolias FoI-innovationer är robotbussar och simuleringssjukhuset Myllypuro.

I -Hall delas FoI-portföljerna in i innovationskluster. Det är också viktigt för oss hur vi kan använda portföljdata i framtiden mellan de olika innovationsklusterna.

-Vårt mål är att göra effekterna av vår innovationsverksamhet ännu mer synliga. Thinking-portföljens konsekvensrapporter, som gör det möjligt för oss att visa konsekvenserna i olika siffror, är viktiga för detta.

Kommentarer från projektledare inom forskning och utveckling om det nya verktyget är också positiva. De lovordar gränssnittets tydlighet, konsekvens, visuell utformning och lättförståelighet.

Thinking Portfolio bidrar till att skapa en ny projektkultur på Metropolia.

Projektledaren Kimmo Virta tyckte att det var viktigt att man i projektet för installation av Hall var särskilt uppmärksam på att slutföra funktionaliteten i enlighet med processen. Projektledningsprocessen med dess beslutsportaler och interna projektledningsfrågor prioriterades framgångsrikt och hallen färdigställdes inom den överenskomna tidsramen. Genomförandet av utplaceringsprojektet rekommenderas inte bara av det interna teamet utan även av Thinking Portfolio-konsulternas professionalism.

-Portföljutsikterna är redan väl inarbetade, vilket är ett stort steg framåt jämfört med den tidigare situationen. Utbildningen av projektets aktörer pågår dock fortfarande, så portföljen förväntas ge ännu fler fördelar när användningen blir mer utbredd och etablerad.

Mustila, Vilkuna och Virta ser lanseringen av den nya projektportföljsapplikationen samtidigt som lanseringen av Metropolias nya projektmodell som en lyckad lösning. Metropolias nya projektmodell kommer att fortsätta att förfinas och vidareutveckling av Hall är också planerad. Från och med nu kommer samarbetet med Thinking Portfolio att fokusera på att utveckla och utöka funktionaliteten i Halli.

– Vi inför också en ny kultur för projektarbete. Vi har nu ett verktyg för att tjäna den.

– Vi har införlivat bästa praxis från företagsvärlden i högskolevärlden här, praxis som vanligtvis inte har använts här.

Metropolia är ett internationellt och tvärvetenskapligt universitet för tillämpad vetenskap som ligger i huvudstadsregionen i Helsingfors. Metropolia utbildar experter och utvecklare inom kultur, affärsverksamhet, social- och hälsovård samt teknik.

www.metropolia.fi

Hall är det smeknamn som Metropolia använder för Thinking Portfolio-TKI och projektportföljen.

TKI är en akronym för forskning, utveckling och innovation.

Innovationskluster Metropolis samarbetar med sina partner för att hitta lösningar på vår tids mest utmanande frågor.

Portföljnivå är en sammanfattning av Thinkingportföljen, antingen av alla projekt i portföljen eller av en filtrerad uppsättning projekt.