Med sikte på visualisering av data, nu och i framtiden

Projektportföljen infördes vid Vasa universitet förra året med syfte att skapa transparens samt stödja rapportering och kunskapshantering. “Datadriven portföljförvaltning har tidigare inte varit möjlig eftersom informationen har varit fragmenterad och baserad på subjektiva uppfattningar”, säger Tapio Männistö från Vasa universitets ekonomi- och projektledningstjänster.

Utvecklingen av portföljförvaltningen har varit smidig. Och i dag finns uppgifterna på ett och samma ställe i ett kvantifierbart och jämförbart format. Det har skapat en fruktbar situation och den kunskapsbaserade förvaltningen har verkligen utvecklats enligt Tapio. Aktualitet i data är mycket viktigt. “Drömmen har varit att lagra data när de skapas, så att de alltid är aktuella och giltiga”, säger Tapio. “Låt oss sluta titta i en dimmig backspegel och börja titta framåt så att vi också kan se trender.”

Din utvecklingsresa kan starta med en lätt last.

Utvecklingen av projektportföljen gjordes utifrån en Excel-baserad lösning. Tapio insåg att man kan ta de första workshoparna kring definitioner ganska avslappnat, utan att behöva ha svaren klara på förhand. “Det fanns inget att jämföra med när vi skulle skapa ett helt nytt system och en helt ny process kring programvaran”, säger Tapio. Men det var också skönt att slippa lära om helt och hållet utifrån den gamla tillämpningen.

Portföljen lanserades förra året och det första året har fokuserats på att utveckla sättet att leda projekt. Det var viktigt att börja tillräckligt litet. “Vi insåg att vi måste fokusera på projektledning och datagenerering först, så att vi kan hantera hela portföljen”, säger Tapio. Tanken är att de kommande året ska fokusera på att förvalta portföljen och utveckla digitaliseringen och kunskapsförvaltningen.

Framgångar, utmaningar och positiva överraskningar

Tapio har upptäckt att om man förstår varför data samlas in kan man också se hur den verkligen ger ett värde för slutanvändaren. Enligt hans uppfattning har de stora ögonblicken i utvecklingsprocessen varit när folk plötsligt har förstått vad portföljen kan användas till. “Till exempel har möjligheten att se beroenden, logga uppgifter i projekt och exportera information direkt till e-post ökat värdet för användarna.”

Dialog har varit en viktig del av förändringsarbetet. “Det är viktigt att kunna motivera varför något görs och varför det är värt att producera data”, säger Tapio. Han tycker att det är roligt att göra guider, videor och utbildningssessioner, och det borde det vara. Men om ingen tittar på handledningarna eller deltar i utbildningen kommer de inte att få den önskade nyttan. “Man når målgruppen genom att faktiskt träffa människor”, säger Tapio.

Förutom framgångarna har resan gett goda lärdomar för framtiden. Den största utmaningen på har varit att utvecklingsresan till stor del varit koncentrerad till en enda person. Så här i efterhand tror Tapio att införandet kunde ha gått ännu smidigare om det hade funnits mer ansvar på enhetsnivåerna i organisationen.

Projektportföljen har underlättat rapporteringen och ledningen har också dragit nytta av den information som samlats in i portföljen. Data som genererats i olika enheter kan nu jämföras tack vare det kvantitativa formatet. En annan viktig fördel är möjligheten att budgetera resurser med hjälp av portföljen. Portföljen har gjort det möjligt att fastställa hur mycket personal som är fördelad på projekt respektive linjearbete.

Portföljen gör det möjligt att få tillgång till information i realtid i stället för att reagera i efterhand. “Det är bra att tänka att informationen finns på ett ställe, i stället för att behöva leta i folks huvuden och e-postfiler”, säger Tapio. Målet är att så mycket information som möjligt ska genereras automatiskt i framtiden.

Resan med Thinking Portfolio fortsätter

Det har varit enkelt att arbeta med Thinking Portfolio. “Hela leveranskedjan har varit smidig och enkel, och vi har blivit väl förstådda. Systemet Project Portfolio har också fått positiv feedback från användarna: “Programvaran är lätt att använda och intuitiv, den är mycket logisk!”

Text: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio