En utvärdering, i slutet av projektet, hjälper till att fastställa vilka affärsfördelar projektet skapade och om de ursprungliga målen uppnåddes. Dessutom så bidrar den till ett ökat lärande. Men trots de många fördelarna genomförs ibland inte projektutvärderingar.
Utvärderingen bör inte glömmas bort, även när det är mycket att göra
Det är ganska vanligt att när ett projekt väl är slutfört, så återvänder man inte till det. En korrekt utvärdering kräver dock en återgång till projektet efter att det slutförts, så att fördelarna med projektet verkligen kan bedömas. Dessvärre vänds dock projektledarnas blickar ofta mot framtida projekt när det aktuella projektet närmar sig målet och man vänder inte nödvändigtvis tillbaka för att göra en utvärdering.
Om utvärderingar inte görs kan det hända att många viktiga frågor glöms bort. Då är det lätt att samma misstag upprepas från ett projekt till ett annat utan att det uppmärksammas. Samtidigt ignoreras värdefulla lärdomar om vad som skapade framgången och fördelar som uppnåtts uppmärksammas inte.
Efterhandsutvärderingar kan göras på många olika sätt
En utvärdering kan, till exempel, göras för varje projekt eller endast på utvalda större projekt. Det är viktigt att en utvärdering görs när det finns ett behov av en sådan. Lämplig tidpunkt för efterhandsutvärdering kan därför variera från projekt till projekt. Vid vissa tillfällen räcker det med att utvärdera fördelarna ett halvår efter avslutat projekt. Ibland kan utvärderingar behöva göras mer än en gång och till och med flera år efter projektet avslutats. Det är viktigt att också identifiera den person som ansvarar för utvärderingen (projektägaren) samt projektledningskontorets roll och ansvar.
Framgångsrika utvärderingar genom portföljförvaltning
När utvärderingen är en del av projektmodellen ger portföljförvaltning den transparens och kontroll som behövs för att övervaka projektets faser. Utvärdering kan förbättras vid förprojekteringen genom att definiera lämpliga mål. Vid utvärderingen, i slutet av projektet, kan man då lättare återgå till de målen och jämföra med utfallet.
Portföljer underlättar även genomförandet av utvärderingar, genom att projektet inte slutgiltigt avslutas förrän utvärderingen har genomförts och registrerats i portföljen. Portföljförvaltningen säkerställer också att projektet går igenom alla de planerade faserna inklusive utvärderingen. När det finns många projekt och uppgifter lyfts också resurshanteringen fram. Portföljförvaltningen hjälper till att planera och implementera resurshanteringen så att inte ens de sista faserna i projektet missas på grund av allmän brådska i projektet.
Resultaten från utvärderingarna fungerar också som värdefulla lärdomar för framtida projekt. Att gå tillbaka till ett avslutat projekt och utvärdera det är därför inte slöseri med tid. Utvärderingar är nyckeln till framgång och bör därför inte glömmas bort.
