Samiedu är en yrkeshögskola i Nyslott som drivs av Östra Savolax kommunala bildningsförbund och som ägs av sex kommuner. Samiedu erbjuder prisbelönta yrkesutbildningar både på plats och online. (www.samiedu.fi)
Thinking Portfolio stöder genomförandet av Samiedus utvecklingsprojekt i enlighet med följande strategi
Projektportföljen Thinking Portfolio används för att genomföra projekt, bland annat för att stödja Samiedus utveckling av kommunikation och beslutsfattande på strategisk nivå. Portföljen ger en utmärkt överblick över utvecklingsprojektens status och framtida verksamhet och hur de bidrar till Samiedus viktigaste strategiska mål. Portföljen förbättrar också kommunikationen inom projekten, eftersom den innehåller nödvändig information om varje projekts mål och åtgärder. Den kan också användas för att bland annat övervaka projektens framsteg och visa information som behövs för betalningar.
Ett viktigt kriterium vid valet av portföljverktyg var att det skulle förbättra kvalitetsstyrningen i realtid. Därför måste det vara möjligt att sömlöst bygga gränssnitt till andra viktiga system, säger Jonna Kokkonen, kvalitets- och projektchef på Samiedu.
– En viktig utgångspunkten vid anskaffningen av projektportföljen var att få all information som rör projektledning på ett och samma ställe, från den ekonomiska och personalmässiga situationen till projektets framskridande, och vi har lyckats mycket bra med detta. Vi har ett gränssnitt till systemet för uppföljning av arbetstid, varifrån vi överför den arbetstid som tilldelats ett projekt till en portfölj, varifrån vi bevakar hur projekten framskrider när det gäller resurstilldelning.
Samtidigt kan de finansiella rapporterna ses i realtid genom ett gränssnitt till systemet för ekonomisk förvaltning, vilket förenklar arbetet för projektsekreterare och finansiella aktörer. Detta kommer att spara tid jämfört med den tidigare processen att manuellt föra in finansiella uppgifter i projektportföljen.
Thinking Portfolio används för att se till att projektverksamheten är målinriktad
Genom de beprövade rapporteringsfunktionerna och vyerna i Thinking Portfolio håller Samiedu reda på hur projekten fortskrider. Portföljens färdiga rapporteringsmallar säkerställer också att projektverksamheten är målinriktad. Förutom ekonomiska och resursmässiga utfall visar portföljen till exempel hur många projekt som befinner sig i olika skeden och hur samarbetet med ekonomiska aktörer och det övriga nätverket går till.
I och med den nya projektportföljen har Samiedu infört en systematiserad utvärdering efter projektet. Efter en viss tidsperiod granskas utvecklingsarbetets framgång och hur det har hållits vid liv. Att uppgifterna finns på ett ställe är också en förbättring när det gäller dataskydd, enklare övervakning och rapportering, säger Jonna om de förbättringar som Thinking Portfolios projektportfölj medfört.
– Vi har också ett projektplaneringsverktyg i portföljen, som visar projektets omfattning från förberedelse till slutförande. Detta gör övervakningen mycket enklare och snabbare än tidigare. Thinking Portfolio visualiserar saker och ting på ett tydligt sätt. För projekt som löper samtidigt gör kvalitets- och tidtabellsvisningar det möjligt att jämföra tidslinjerna för olika projekt samt viktiga händelser som betalnings- och rapporteringsdatum.
– Inom portföljen har vi dessutom lagt till kommunikationsplaner för projekt. Det tjänar väl vår ambition att bli ännu bättre på kommunikation. Så faktiskt har vi kunnat bygga upp allt vi gör för ett enskilt projekt så att det syns i Thinking Portfolio’s projektportfölj.
Thinking Portfolio online-kurs som en del av Samiedus läroplan
Projektledare och andra ansvariga i Samiedu som har använt Thinking Portfolios projektportfölj har sagt att de tydligt kan se hur portföljen tar projektledning och rapportering till en ny nivå. Den förbättrade kommunikationen som portföljen har medfört har också välkomnats, eftersom det nu är lätt att se mer än bara sina egna projekt och helhetsbilden är mycket tydligare.
– Den återkoppling som vi har fått om portföljen har varit positiv i alla avseenden. Thinking Portfolio har tagits emot mycket väl i vår organisation, jag har fått feedback om att vi borde tagit in den tidigare.
Jonna rekommenderar Thinking Portfolio för dem som överväger att skapa en projektportfölj. Jämfört med andra program lyfter hon fram Thinking Portfolios tydliga struktur och enkla anpassning som särskilt bra egenskaper. Särskilt för organisationer med många utvecklingsprojekt eller där förvaltningen på annat sätt är nödvändig ur ekonomisk synvinkel eller till exempel ur resurssynvinkel ger en sådan lösning en hel del effektivisering, tillägger hon. Mindre tid går åt till administration och ekonomiska frågor. Dessutom stärks den interna kommunikationen.
– Implementeringsprojektet med leverantören gick bra. Man märker att ni har gjort det förut, det var välplanerat. Tidsplanen fastställdes i början av projektet, det gick smidigt, riktigt smidigt. Alla workshops var i ett lättförståeligt format och vi kunde snabbt komma igång. Allt fungerar som vi trodde att det skulle göra.
Samiedus Thinking Portfolio-användare har också tacksamt välkomnat Thinking Portfolios eAcademy onlinekurs “Practical Project Portfolio Management”. Den har visat sig vara ett tydligt och mycket informativt informationspaket om projektportföljhantering, särskilt för dem som är nya i ämnet. Samiedu kommer också att göra denna kostnadsfria kurs som erbjuds av Thinking Portfolio tillgänglig för studenter.
– Helt enkelt är vi mycket nöjda. Jag tror att detta kommer att ta vår projektledning till en helt ny nivå.
Jonna Kokkonen
Kvalitets- och projektledare
Östra Savos kommunala utbildningsförbund, yrkeshögskolan Samiedu
