Fingrid är det finländska elnätsföretaget som förser kunderna och samhället med säker el och formar framtidens rena och marknadsbaserade elsystem. (Fingrid.fi) 

Kombinationen av Thinking Portfolios projektportfölj och riskportfölj har förbättrat hanteringen av både utvecklingsprojekt och riskhantering i en enhetlig miljö.  Projektportföljen tillsammans med den förnyade projektmodellen infördes först och de goda erfarenheterna från den hjälpte till vid valet av riskportföljen, säger Matti Tähtinen, utvecklingschef på Fingrid.

Ökad transparens och mognad genom att överge Excel och Power Points i portföljhanteringen.

Införandet av projektportföljen har gett oss en överblick över vad som pågår i olika delar av organisationen samtidigt. Den uppnådda öppenheten är en absolut förutsättning för ledningen, som tidigare hämmades av att projektförvaltningen var utspridd i olika Excel- och Powerpoint-program. Antalet pågående utvecklingsprojekt i företaget var förvånansvärt stort, liksom antalet projektledare som förvaltade dem, de flesta av dem vid sidan av sitt eget arbete. Bland projekten fanns också ett stort antal rena riskhanteringsprojekt”, beskriver Tähtinen resultaten av den första fasen av portföljgenomförandet.

Centrala utvecklingsprojekt och risker i företagets strategi övervakas med hjälp av Thinking Portfolio-portföljerna. Tähtinen konstaterar att mognaden i hanteringen av den strategiska portföljen har ökat sedan portföljverktygen infördes, eftersom alla pågående och planerade aktiviteter har blivit synliga – särskilt behovet av prioritering och förnuftig schemaläggning.

-Vi har också lanserat ett utbildningsprogram i projektledning – projektledning är ofta en indirekt verksamhet utan auktoritet, vilket kräver särskilda färdigheter.

-När en decentraliserad strategi genomförs måste det finnas ett starkt ledningsstöd bakom den och en tydlig strategisk inriktning samt exempel som visar fördelarna med en gemensam projektmodell och beslutsprocess för projekt.

En projektportfölj samlar olika projekt under ett paraply.

Prioritering och anpassning mellan projekt och annat arbete är en viktig del av strategin och den operativa effektiviteten. Att främja modellen och verktygen och visa på fördelarna måste ske på ett sådant sätt att varje område kan se dem som en del av sin egen verksamhet och se mervärdet. När Fingrid införde portföljen använde man sig mer av exempel än av tvångsstyrning.

Även om projektportföljen är ett verktyg för portföljhantering stöder plattformens funktioner i stor utsträckning även hanteringen av enskilda projekt. På den positiva sidan kan Thinking Portfolio användas på det sätt som bäst stöder varje projekt. Verktygen kan användas i den skala och med den precision som krävs för projektets komplexitet.  Ett av Fingrids största pågående projekt just nu är DataHub, som förvaltas helt och hållet av Thinking Portfolio.

-DataHub är en plattform där alla elförbrukningsställen i Finland registreras och den information som behövs för att hantera dem tillhandahålls via en enda kontaktpunkt. Detta projekt och dess projekt och delprojekt rapporteras genom Thinking Portfolio. Informationen är snabbt inmatad och lätt att uppdatera och övervaka. Om de största och mest krävande projekten, t.ex. DataHub, framgångsrikt kan genomföras med hjälp av Thinking Portfolio, varför inte använda den även för mindre projekt?

Riskscenarier blir synliga i riskportföljen

När projektmodellen och portföljen var väl etablerade var nästa steg att hitta en ny lösning för att hantera riskerna. En tvingande drivkraft för tidsplanen var att stödet för den gamla plattformen upphörde, men samtidigt fanns det en möjlighet att utvärdera genomförandet av riskhanteringen från grunden. Slutresultatet blev beslutet att förnya hela riskhanterings- och bedömningsmodellen och systemet för riskhantering enligt en ny, mer proaktiv och konkret riskfokuserad modell.

Riskerna delas in i strategiska risker, affärsrisker och operativa risker. Det nya riskportföljverktyget används nu för förberedelser, godkännande och rapportering.

-Ett annat mål var att i riskportföljen inkludera kontinuitetshanteringsåtgärder som planerats för olika hotscenarier. För den nuvarande pandemiska situationen fanns det redan inövade metoder på plats.

Genomförandet av portföljerna var en framgång och resultatet blev som förväntat.

Den vägledande principen bakom genomförandet av portföljerna var förenkling, vilket möjliggjordes av en flexibel parameterbaserad portföljram. Portföljerna är lätta att använda och det faktum att det som gjorts tidigare kan användas även om det kopieras direkt ökar användarvänligheten.

Användningen av projektportföljen tränades som en del av utbildningen i den nya projektmodellen. Det fanns knappast något behov av utbildning om riskportföljen, som kan användas med den kunskap som förvärvats genom projektportföljen.

-En konsult från Thinking Portfolio fungerade som huvudansvarig i genomförandeprocessen och hjälpte oss att gå igenom riskerna och överföra dem till vår nya riskportfölj. Han samarbetade verkligen bra med oss för att uppnå slutresultatet.

-Jag skulle säga att vi har uppnått alla våra projekt- och riskhanteringsmål med hjälp av Thinking Portfolio. Tillsammans utgör portföljerna ett fungerande paket och en plattform för ett brett spektrum av vidareutveckling. Jag kan tänka mig att till exempel processkontroller i samband med riskhantering skulle kunna utgöra en egen portfölj.

Fingrids nyheter om projekt- och riskportföljer berättade: 

Matti Tähtinen

Utvecklingschef, Fingrid Abp