Foto av: Super Otus Oy
Vanda Energi är ett av Finlands största stadsenergibolag som producerar värme och el samt säljer värmetjänster. Företaget tycker sig ha nycklarna till klimatförändringens riktning och hastighet och investerar i att hitta kolneutrala energilösningar bland annat med hjälp av metoder inom cirkulär ekonomi. Vantaa Energis mål är att vara koldioxidneutralt år 2030.
(www.vantaanenergia.fi)
Thinking Portfolios projektportfölj öppnade en vy över organisationens projekt
Vantaa Energys utvecklingschef för strategisk planering Susanna Schauman-Hynes ansvarade för genomförandet av Thinking Portfolio i företaget. Införandet av portföljen var både en naturlig och nödvändig del av utvecklingsprojektet av organisationens projektkultur. Genomförandet av projektportföljen påskyndades av att projektmodellen redan hade reviderats och processerna granskats internt när Thinking Portfolios införandeprojekt inleddes. Framstegen gick snabbt och planeringen var enkel då ett stort projektteam inte längre behövdes i denna fas.
– En riktigt bra upphandling, hade vi bara reviderat projektmodellen hade vi inte haft den här fantastiska överblicken över allting och inte kunnat realisera några konkreta fördelar. Jag kände till Thinking Portfolio från min tidigare arbetsplats, där jag lockades av dess användarvänlighet, och därför rekommenderade jag det också till oss.
– Vi hade redan gjort specifikationerna för projektmodellen i förväg, så nu räckte det med att bara lösa några frågor som togs upp i workshoparna om projektportföljen. Införandet av den nya projektmodellen och projektportföljen samtidigt visade sig vara en bra lösning. Samarbetet med Thinking Portfolio gick riktigt bra. Konsulterna föreslog olika alternativ och tog hänsyn även till våra vaga önskemål. Jag har faktiskt gett Thinking Portfolio feedback i efterhand kring det utmärkta samarbetet.
Du kan få ut mycket information från Thinking Portfolio med en liten investering
Fördelarna med Thinking Portfolios projektportfölj har snabbt visat sig i portföljhanteringsteamets recensioner. Susanna presenterar situationen för portföljens projekt för ledningsgruppen en gång i månaden. Vid genomgången granskas projektens månadsrapporter och största avvikelser, den övergripande situationen för projektresurserna samt portföljens allmänna situation ur olika synvinklar. Dessutom godkänns nya projekt för planeringsfasen.
“Jory har blivit positivt överraskad av hur mycket information man kan få ut av Thinking Portfolio med en relativt liten investering. Det finns så mycket information tillgänglig att vi inte ens vet hur vi ska utnyttja allting just nu. Målet är att göra projektportföljen till en viktig källa för att leda med kunskap i gruppen, och det är detta vi nu övar på, ett steg i taget.
Personalbehovet kan lätt förutsägas genom Thinking Portfolios vyer
Att bedöma resurstillgången för projekten och därigenom få en helhetsbild av personalbehovet för projekten är en viktig del av Vanda Energis projektportföljförvaltning. Målet är att förutse personalbehovet för projekten minst sex månader framåt.
Tack vare den ökande synligheten har man också velat ta med sig andra arbeten än projekt till portföljen som en reservation för grundbelastning/linjebearbetning. På så sätt är projektresursernas totala arbetsbelastning synlig även för cheferna, som kan granska den.
– Efter några månaders resurspraktik har vi redan nu en ganska bra bild av resurssituationen. Vi har också börjat registrera de avslutade projekttimmarna i portföljen, så att vi kan jämföra den resurssatta arbetsbeläggningen med den faktiska.”
Separata rapporter eller dokument behöver inte längre göras
Vantaa Energis projektprocess har övergivit separata Power Point-, Word- och Excel-filer, eftersom Thinking Portfolio innehåller all viktig projektdokumentation och rapportering som berör ledningen. Det är enkelt att producera dokumentation eftersom, exempelvis projektplanen och slutrapporten börjar ta form så snart projektet har etablerats i portföljen. Användningen av projektportföljen i projektförvaltningen minskar alltså tydligt projektledarens arbetsmängd. Användarna har också funnit att portföljen är lätt att använda, vilket är en viktig förutsättning eftersom experterna utför projektledningsverksamhet vid sidan av annat arbete; det finns bara en handfull heltidsanställda projektledare i företaget.
– I portföljens genomförandefas togs alla strategiska projekt och utvecklingsprojekt som pågick in, och de dokumenterades från och med planeringsfasen. Varje projektledare tog sina egna projekt till portföljen i samband med utbildningen, detta var det bästa sättet att lära sig, konstaterar Susanna om startfasen för användningen av portföljen.
– Projekt som påbörjades efter genomförandet har tagits till portföljen redan i förstudiefasen.
– Responsen från användarna har varit positiv. Våra experter har ansett att portföljen är ett tydligt och självstyrande verktyg som stöder projektprocessen. Användningen av projektportföljen i planeringen och ledningen av ett projekt befinner sig naturligtvis fortfarande i ett relativt tidigt skede och kräver stöd, precis som de olika stegen i projektprocessen kräver regelbundna påminnelser. Jag har portföljen öppen hela dagen som ett verktyg vid sidan av e-post och Teams, och jag går in där under dagen för att uppdatera eller söka information och registrera mina egna projekttimmar”.
Thinking Portfolios tjänsteportfölj är av intresse
Ett bredare utnyttjande av rapporteringen är nästa utvecklingssteg, och det finns planer på att i ett senare skede bygga upp kopplingar till t.ex. finansiella system och system för uppföljning av arbetstid.
En tjänsteportfölj ingår också i planerna: att skapa olika vyer av utvecklingsplaner och utnyttja portföljernas delade resursanvändning ses som stora fördelar, särskilt i samband med tjänste- och projektportföljen.
Susanna Schauman-Hynes
Utvecklingschef och PMO
Vantaa Energy
