Wihuri, ett finskt konglomerat inom flera industrier, exemplifierar hur en projektportfölj snabbt kan leverera fördelar när det nya verktyget implementeras effektivt. ”På tre månader har portföljen helt förändrat spelet.”
Inom tre månader efter den tekniska implementeringen är alla projekt och projektidéer i portföljen, framtida projekt har portföljanalyserats och en roadmap vy för utveckling håller på att läggas till, säger Kalle Wahlström. Kalle är chef för Wihuris projektkontor och huvudansvarig användare av den nya projektportföljen. Han stöder projektledare genom att säkerställa att de har tillräckliga färdigheter och nödvändiga resurser.
I den första fasen introducerades portföljerna i tre industrier: Wihuri Aviation, Metro wholesale och Technical trade.
Wihuri Group har cirka 5 500 anställda inom fyra industrier. I den första fasen har idé- och projektportföljerna antagits i tre av våra sektorer (Wihuri Aviation, Metro wholesale och Technical trade). Senare är planen att expandera användningen till deras internationella förpackningsverksamhet.
Trots att personalutbildning och verktygsimplementering fortfarande pågår, har många saker gjorts så bra att projektportföljen har gett fördelar inom bara några månader.
Teknisk implementering gjordes inte med dummydata, utan med verklig projektdata
Den tekniska implementeringen av verktyget gjordes i samarbete med Thinking Portfolios applikationskonsulter.
”Implementeringen gick riktigt bra, jag kan inte begära något mer. Vi använde inte dummydata utan verkliga projekt eftersom varför inte? När nya projektinitiativ kom upp lade jag omedelbart in dem i portföljen även under demoperioden. Alla justeringar och förfiningar gjordes på verklig projektdata,” förklarar Kalle.
Han var nöjd med att saker och ting inte granskades fält för fält utan att han fick prova att använda portföljen så snart grundmodellen var klar.
”Jag gillade att jag fick leka runt med portföljen. Den är tillräckligt enkel för att även en nybörjare ska förstå,” säger Kalle, och han var också nöjd med kommunikationen med Thinking Portfolios applikationskonsulter.
”Jag fick all information och jag gillar att kommunikationen inte är stel eller biljettbaserad.”
Minimala förändringar behövdes efter implementeringen
Portföljen gjordes enkel för den grundläggande användaren, och nu har huvudvyn bara två fält. Sedan den tekniska implementeringen av portföljen har endast små justeringar gjorts på plattformen.
”Vi har en mycket bra grund där, så det har bara varit mindre justeringar,” säger Kalle. ”Vissa projektfaser och beslutsportar har justerats för att passa vår stil, och rapportvyer modifieras.”
Tidigare övervakades Wihuris projekt med PowerPoint-presentationer i styrgrupper, men dessa presentationer saknade en enande kraft. Det var svårt att få en omfattande förståelse för vad som hände eller vad som var på gång.
”Nu är det ganska enkelt att lyfta fram olika kontaktpunkter, såsom allokeringar, kostnader eller den strategiska vinkeln. Portföljen har revolutionerat transparensen i projekt och utvecklingsbehov.”
Idéer passerar genom en tunnel till projekt
Tillsammans med projektportföljen kom en idéportfölj. Cirka femtio nya idéer har dykt upp från användare på några månader.
Med projektportföljen introducerades en idéportfölj, vilket Wihuri inte hade tidigare. Med tunnelidén har insamlingen av utvecklingsidéer och förberedelserna för beslutsfattande förbättrats jämfört med tidigare.
Varje projekt som genomförs har passerat genom tunnelidén och uppfyllt de kriterier som definierats i idéportföljen. I idéportföljen måste behovet av projektet motiveras, en affärsplan måste göras och de förväntade fördelarna med idén måste beaktas. Under idéportföljfasen prioriteras projektidéer, och endast de projekt som redan har beslutats att genomföras överförs till projektportföljen.
”Vem som helst kan titta på utvecklingsidéprocessen för att se vilka idéer som har skickats in och hur de har hanterats,” förklarar Kalle. Användare har skickat in cirka femtio nya idéer på bara några månader.
Tre tips för andra som överväger en portfölj
Kalle erbjuder några tips för andra i en liknande situation som de var tidigare, där transparens och ett enande verktyg för projektinformation saknades.
”Jag skulle börja med att tänka på vad utvecklingsmodellen och tillvägagångssättet för er organisation är. Sedan skulle det vara bra att undersöka befintliga verktyg för att se om de nuvarande verktygen kan ge en sådan omfattande syn på utvecklingen,” säger Kalle.
”När grundarbetet är gjort är det värt att ringa Esa Toivonen och anta Thinking Portfolio,” skrattar han. ”Produkten är färdig och kostnadseffektiv dessutom.”
Rapportering om Wihuris portföljhanteringsutveckling:
Kalle Wahlström
Head of PMO
Wihuri Oy
Text: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
