Valmiiksi rakennettu projektimalli nivoutui saumattomasti yhteen Projektisalkun kanssa
Lehtipisteellä otettiin käyttöön Thinking Portfolion Projektisalkku sen jälkeen, kun oma projektimalli oli jo valmiina. Valmis malli nopeuttikin salkun käyttöönottoprojektia kiitettävästi. ”Projektimallin sovittaminen salkkuun sujui luontevasti ja helposti”, Lehtipisteen järjestelmäpäällikkö Susanna Kitti kertaa käyttöönottoprojektin kulkua. Kun oma projektimalli on nivottu salkkuun hyvin, ei erillisiä projektimallin ohjeistuksia juuri tarvitse vilkuilla.
Susanna kuvailee Thinking Portfolion asiantuntijoiden olleen kokeneita ja ammattitaitoisia. ”Saimme hyviä konkreettisia näkemyksiä projektisalkun tulevaa käyttöä varten. Käyttöönoton lisäksi tilasimme Thinking Portfoliolta myös projektipäälliköiden ja johdon salkkukoulutukset. Koulutuksissa kävimme läpi salkunhallinnan perusperiaatteita, ja saimme heti alkuun tuntumaa uuden työkalun käytöstä osana normaalia projektiarkea”, Susanna kertoo.
Myös maksuton Thinking Portfolio eAcademy-verkkokurssi oli tervetullut apu käyttöönotossa. ”Tällainen käytännön tasolla oleva koulutus on juuri se mitä kaivataan, kun usein projekteja tehdään ja johdetaan päivittäisen työn ohella”, Susanna sanoo. Koulutussessiosta sai hyvän käsityksen projektisalkunhallinnan kokonaisuudesta. Susanna uskoo, että koulutus myös kannustaa järjestelmän käyttöön ja tukee projektikulttuurin jatkokehittämistä: ”Verkkokurssi on erittäin käytännönläheinen, toivottavasti näitä tulee lisää.”
Käyttöönoton jälkeen Projektisalkku on otettu Lehtipisteellä hyvin vastaan. Susanna kertoo saaneensa erittäin positiivista palautetta myös salkun käyttäjiltä. Heistä erityisen ilahduttavaa on ollut se, että salkusta saa nopeasti selkeän näkymän siitä mitä on meneillään.
Projektisalkku avaa tämän hetken tilanteen ja piirtää kuvaa tulevasta
Lehtipisteellä käyttäjiä miellyttää salkun projektitoimintaan tuoma läpinäkyvyys. Salkun käyttöönoton myötä laajojenkin kokonaisuuksien johtamisesta on tullut vaivattomampaa. Salkusta nähdään tehokkaasti mikä on tilanne ja missä vaiheessa kukin projekti on. Susannan mukaan on myös erityisen palkitsevaa nähdä projektien linkittyminen toisiinsa ja tunnistaa niiden väliset riippuvuudet. Seuranta ja vertailu onnistuu eri tasoisten projektien kesken loistavasti.
Projektisalkun avulla saadaan piirrettyä kuvaa tulevasta ja huolehdittua myös resurssisuunnittelusta. ”Pystymme seuraamaan keitä on resursoituina projekteihin, ja ettemme ylikuormita asiantuntijoita tai projektipäälliköitä. Ykkösasia meille on johtamista tukevan selkeän kokonaiskuvan luominen ja läpinäkyvyys”, Susanna sanoo.
Projektipäälliköt pitävät siitä, että työkalu ohjaa tekemistä. Erityisesti se helpottaa uusien projektipäälliköiden sekä projekteja harvemmin tekevien työtä. Projektisalkun tarjoamat valmiit pohjat säästävät aikaa ja vaivaa. Projektien suunnittelua helpottaa myös se, että projektiriskit arvioidaan salkussa, ja ne ovat siellä kaikkien nähtävissä, Susanna listaa Projektisalkun tuomia hyötyjä.
Projektisalkku on ollut oiva väline myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä. ”Salkun avulla uusille työntekijöille oli helppo visualisoida minkälaista työtä ja projekteja sekä hankkeita meillä on meneillään”, Susanna sanoo ja kertoo aloittaneensa perehdyttämisen salkun kokonaisnäkymän kautta. ”Se kiteytti selkeästi sen, mitä meillä tehdään ja mitä on parhaillaan toteutuksessa.”
Thinking Portfolion asiakastuki saa niin ikään paljon kiitosta Lehtipisteeltä. ”Asiakastuesta on tullut alusta lähtien positiivinen fiilis. Vastaukset sieltä tulevat aina vikkelästi ja kysymyksiin reagoidaan innostuneesti ja nopeasti. On tärkeää, että tukea on tarvittaessa saatavilla.”
Thinking Portfolion projektisalkku saa Lehtipisteen suositukset
Susanna suosittelee Thinking Portfolion projektisalkkua lämpimästi myös muille projektisalkkua ja projektijohtamisen kehittämistä harkitseville: ”on aika valaisevaa, kun näkee ja kokoaa kaikki projektit samojen kirjojen ja kansien väliin.”
Thinking Portfoliossa tietomallin pystyy määrittelemään omien tarpeidensa mukaiseksi. Susanna kuvailee salkun olevan systemaattinen ja yksinkertainen työkalu, joka ei missään nimessä lisää byrokratiaa. ”Olemme ottaneet salkun käyttöön nyt Lehtipisteessä ja seuraavaksi käyttö laajentuu Tradekan sisällä muihinkin organisaatioihin.”
Susanna Kitti
Järjestelmäpäällikkö
Lehtipiste konserni
Lehtipiste on nopea, kustannustehokas ja koko maan kattava jakelu- ja markkinointiyhtiö. Valikoimaan kuuluvat koti- ja ulkomaisten lehtien irtonumerot, kirjat, keräilytuotteet sekä monet muut tuotteet. Lehtipiste kuuluu Tradeka-konserniin. (www.lehtipiste.fi)
Teksti: Anita Kangaspeska, Tyyne Taunila
