Metropolia varmistaa strategian toteutumisen suunnan Thinking Portfolio- projektisalkun avulla

Kuva: Metropolia

Metropolia Ammattikorkeakoulussa Thinking Portfolion projektisalkkua kutsutaan Halliksi. Halli on sekä sisäisten kehitys- että TKI-projektien yhteinen tietojärjestelmä. Valtaosa projekteista on vielä toistaiseksi TKI-projekteja, mutta käyttö on laajenemassa myös muihin projekteihin.

Thinking Portfolio mahdollistaa monipuoliset näkymät projektisalkkukokonaisuuteen

Thinking Portfolion sopivuus Metropolian projektisalkuksi vahvistui referenssikäynnillä Turun ammattikorkeakoulussa, jolla on vastaava Thinking Portfolion salkku käytössään. Esittelyssä havainnollistui hyvin se mihin kaikkeen Thinking Portfoliota voidaan korkeakoulumaailmassa hyödyntää.

Johdolle on tärkeää saada projektisalkusta jatkuvasti ajan tasalla oleva tieto ja sen puuttuminen aiemmin käytössä olleesta järjestelmästä oli myös yksi tärkeimmistä syistä siihen, että järjestelmää lähdettiin vaihtamaan. Thinking Portfolion eli Hallin myötä kaikki projektit saadaan nyt esille ja sen lisäksi salkku toimii johdon työkaluna antaen näkymän kaikkiin talossa meneillään oleviin hankkeisiin. Salkun tietoja voidaan katsella yhteenvetona monista eri näkökulmista käsin, kuvailee varatoimitusjohtaja Simo Mustila salkun käyttökohteita.

-Halli on jatkossa ehdottomasti tärkeä myös strategiatyön seurantavälineenä. Halli mahdollistaa, että pystymme purkamaan strategian tavoitteiksi ja edelleen projekteiksi sekä seuraamaan strategian toteuttamista monipuolisesti. Ilman Hallia se olisi huomattavasti vaikeampaa.

TKI-toiminnan nopea tilannekuva nähdään Thinking Portfoliosta

TKI-toiminnan johtaja Anna-Maria Vilkuna kertoo Metropolian kiinnittäneen viime aikoina entistä enemmän huomiota nimenomaan salkkuajatteluun TKI-toiminnassa. Halli antaa mahdollisuuden keskitetyn TKI-toiminnan tilannekuvan nopeaan hahmottamiseen, missä visualisointi on myös tärkeä osatekijä.

-Keskeistä hyvässä työkalussa on, että se on hyvä projektihenkilöstön arjessa ja palvelee lisäksi myös johtoa. Tähän haasteeseen Thinking Portfolio eli Halli vastaa hyvin.

Metropolia on identifioinut vahvuusalueitaan, jonka perusteella on perustettu innovaatiokeskittymiä. Innovaatiokeskittymissä on otettu huomioon yhteiskunnallisesti merkittävät tarpeet, jotka ovat samalla ammattikorkean TKI-toiminnalle läheisiä ja tarjoavat opiskelijoille motivoivaa oppimistoimintaa yhteistyössä kumppaneiden kanssa. Esimerkkejä Metropolian TKI-innovaatioista ovat mm. robottibussit ja Myllypuron simulaatiosairaala.

-Hallissa TKI-toiminnan salkut on jaettu innovaatiokeskittymin. Meille on myös tärkeätä, miten pystymme jatkossa hyödyntämään salkun tietoja eri innovaatiokeskittymien välillä.

-Tavoitteemme on tehdä Innovaatiotoimintamme vaikuttavuus vielä näkyvämmäksi. Thinking Portfolion vaikuttavuusraportit, joiden avulla vaikuttavuutta voidaan tuoda esille erilaisina lukuina, ovat tässä avainasemassa.

TKI-projektipäälliköiden kommentit uudesta työkalusta ovat niin ikään myönteisiä. Kiitosta saa käyttöliittymän selkeys, johdonmukaisuus, visuaalisuus ja asioiden helppo hahmotettavuus.

Thinking Portfolio edesauttaa Metropolian uuden projektikulttuurin vakiinnuttamista

Projektihallinnan johtaja Kimmo Virta koki tärkeänä, että Hallin käyttöönottoprojektissa kiinnitettiin erityistä huomiota prosessin mukaisen toiminnallisuuden valmistumiseen. Projektin hallintaprosessia päätöksentekoportteineen sekä projektin sisäiseen tekemiseen liittyviä asioita priorisoitiin onnistuneesti ja Halli saatiin sovitussa aikataulussa valmiiksi. Käyttöönottoprojektin toteutuksesta kiitosta saa oman tiimin lisäksi Thinking Portfolion konsulttien ammattitaito.

-Salkkutason näkymät ovat jo nyt hienosti käytettävissä, on saatu tehtyä iso harppaus aiemmasta tilanteesta. Projektitoimijoiden koulutus on kuitenkin vielä meneillään, joten salkusta odotetaan saatavan vielä enemmän hyötyjä, kunhan käyttö laajenee ja vakiintuu.

Mustila, Vilkuna ja Virta näkevät onnistuneena ratkaisuna sen, että uusi projektisalkkusovellus otettiin käyttöön samanaikaisesti Metropolian uuden projektimallin lanseerauksen kanssa. Metropolian uusi projektimalli jatkaa jalostumistaan ja sen myötä myös Halliin halutaan tehdä jatkokehitystä. Yhteistyö Thinking Portfolion kanssa keskittyykin tästä eteenpäin Hallin toiminnallisuuden kehittämiseen ja laajentamiseen.

– Meillä on käyttöönotossa myös uudenlainen projektitoiminnan kulttuuri. Olemme saaneet nyt työvälineen, joka palvelee sitä.

– Olemme ottaneet yritysmaailman parhaita käytäntöjä mukaan tänne korkeakoulumaailmaan, sellaisia mitkä eivät täällä ole olleet tyypillisesti käytössä.

Metropolia on pääkaupunkiseudulla toimiva kansainvälinen ja monialainen ammattikorkeakoulu. Metropolia kouluttaa kulttuurin, liiketalouden, sosiaali- ja terveysalan sekä tekniikan asiantuntijoita ja kehittäjiä.

www.metropolia.fi

Halli on Metropolian käyttämä kutsumanimi Thinking Portfolio-TKI- ja projektisalkulle.

TKI on lyhenne sanoista tutkimus, kehittäminen ja innovaatio.

Innovaatiokeskittymissä Metropolia hakee yhteistyössä kumppaniensa kanssa ratkaisuja aikamme haastavimpiin ilmiöihin.

Salkkutasoksi kutsutaan Thinking Portfolio-salkun yhteenvetonäkymiä joko kaikista salkussa olevista tai suodatuksella rajatusta joukosta projekteja.

Metropolian kuulumisia kertoivat