Monista projektiportfolion hallinnan työkaluista ja menetelmistä on nykyään tullut suosittuja. Yhä useammat yritykset ovat ottaneet käyttöön ammattimaisia projektiportfolion hallintatyökaluja ja prosesseja. Silti monet yritykset toteuttavat hankkeita ja käsittelevät portfolioita edelleen ilman erityisten työryhmien tai asianmukaisten menetelmien tukea. Miksi projektiportfolion hallinta on tärkeää? Tarvitseeko projektiportfolioiden hallintaa varten määritellä tai toteuttaa tiettyjä prosesseja?
Projektiportfolion hallinnassa keskitytään oikeisiin projekteihin oikeaan aikaan valitsemalla ja hallinnoimalla projekteja sijoitussalkkuna. Sen ensisijaisena tavoitteena on auttaa organisaatioita käyttämään rajallisia resurssejaan kriittisimpiin hankkeisiin visionsa ja tavoitteidensa toteuttamiseksi. Erona perinteiseen projektinhallintaan on se, että projektiportfolion hallinnassa ei keskitytä vain yksittäisten hankkeiden toteutumisen seurantaan. Projektiportfolion hallinta on paljon muutakin kuin perinteistä projektinhallintaa.
Projektiportfolion hallinnan toiminnot
Projektiportfolion hallinta voi omaksua tiettyjä tehtäviä, kuten:
- Valita, arvioida ja priorisoida aloitteita ja hankkeita
- Päättää, milloin hanketta voidaan joutua lykkäämään tai lopettamaan
- Rakentaa tasapainoista ja johdonmukaista projektiportfoliota
- Arvioida hankkeiden yritykselle tuomaa arvoa
- Varmistaa, että toteutettavat hankkeet ovat linjassa yhtiön strategisten tavoitteiden kanssa
- Hallita ja valvoa hankkeita käytettävissä olevien resurssien ja tavoitteiden mukaisesti.
Miten johdon osallistuminen vaikuttaa projektiportfolion hallinnan suorituskykyyn?
Ylimmän johdon tuella katsotaan olevan suuri vaikutus hankkeen onnistumiseen. Projektipäällikkö on vastuussa hankkeen tulosten tuottamisesta. Hankkeet ovat kuitenkin monimutkaisia, ja projektipäälliköt tarvitsevat tukea muilta organisaatioon kuuluvilta. Erityisesti ylimmän johdon osallistuminen voi auttaa projektipäälliköitä saattamaan projektin onnistuneesti päätökseen.
Jotta projektiportfolion hallintaprosessi voidaan toteuttaa onnistuneesti ja tehokkaasti koko organisaatiossa, johdon tuki on vahvojen projektiportfolion hallintatyökalujen ohella ratkaisevan tärkeää. Ylin johto voi auttaa luomaan parhaat käytännöt ja standardit projektien, ohjelmien ja portfolioiden hallintaan. Se voi myös auttaa varmistamaan, että niitä seurataan johdonmukaisesti koko organisaatiossa. Avainroolinsa ja työnjohdollisten valmiuksiensa ansiosta johto voi olla etunenässä projektisalkun hallintamenetelmien käyttöönotossa.
Johto voi olla tärkeässä osassa myös niiden muutosten hallinnassa, joita syntyy prosessien parantamisesta. Esimiehet voivat varmistaa, että työryhmillä ja niiden projektipäälliköillä on tarvittavat resurssit, tiedot ja työkalut suoriutuakseen parhaalla mahdollisella tavalla. Johto voi myös tehdä aloitteen sellaisen ammattimaisen projektiportfolion hallintatyökalun hankkimisesta, jolla voidaan yhdistää ja keskittää hankkeisiin liittyvät tiedot ja paremmin mahdollistaa projektiportfolion hallintaprosessi.
