Onnistunut projektitoimiston perustaminen

Yritykset voivat hyötyä merkittävästi perustamalla organisaatioonsa projektitoimiston. Vaikka on näytetty moneen kertaan, että projektitoimisto tuottaa lisäarvoa sekä projektipäällikölle että organisaation kokonaistuottavuudelle, monissa yrityksissä ei vielä ole perustettu projektitoimistoa.

Vuonna 2015 sellainen perustetaan kuitenkin yhä useampiin organisaatioihin. Jos olet päättänyt, että omaan yritykseesi perustetaan projektitoimisto tänä vuonna, pohdit mahdollisesti jo seuraavaa kysymystä: miten sellaisen perustaminen onnistuisi parhaiten? Seuraavassa on muutama vinkki.

Määritä odotukset – realistiset odotukset

Projektitoimiston perustamisen ensimmäisessä vaiheessa määritellään ja sisäistetään, mitä toimistolta odotetaan. Samalla varmistetaan, että projektitoimistolle asetettavat vaatimukset ovat realistisia ja yhdenmukaiset organisaation päämäärien kanssa. Määrittäessäsi nämä odotukset, olisi samalla määritettävä projektipäälliköiden, toimiston jäsenten ja projektitiimin jäsenten tehtävät ja vastuualueet.

Piirrä menestyksen tiekartta

Projektitoimiston perustamisessa organisaatioon on kyse luonnollisesti valtavasta projektista. Jotta perustamisessa saadaan aikaan hyötyä tuottava projektitoimisto, tarvitaan tiekartta. Projektitoimiston perustamisessa on olennaista suunnittelu. Luo suunnitelma ja testaa sitä käytännöllisesti. Perusta toimikunta, joka valvoo jatkossa projektitoimiston toimintaa, ja määritä sen toimikunnan avulla normit ja säännöt, joita projektitoimisto noudattaa. Perusta myös virallinen riskinhallinta- ja riskinlievennysprosessi sekä tiimi, joka arvioi ja kirjaa projektitoimiston edistymistä suhteessa asetettuihin suuntaviivoihin.

Projektitoimiston merkittävän tehtävän ylläpito

Projektitoimiston käynnistys on vasta ensimmäinen vaihe. Organisaation vaikein osa on hyvin toimivan projektitoimiston normien ja tason ylläpitäminen perustamisen jälkeen. Projektitoimiston keskittymistä omiin tavoitteisiinsa on analysoitava ja tuettava oikeanlaisten työkalujen ja seurantajärjestelmien avulla.

Arvioi nykyinen projektisalkku ja tee kuiluanalyysi

Projektitoimiston tehtävän ja vastuun yksilöinnissä huomioon otettavista seikoista tärkeimpien joukossa on nykyisen projektisalkun ja yrityksen projektinhallinnan nykytilan arviointi. Sen jälkeen on tehtävä kuiluanalyysi nykyisen asiaintilan ja tulevan, halutun tilan välillä. Kuiluanalyysi on perusta määritettäessä projektitoimiston roolia yrityksen projektinhallinnassa.

Jätä kommentti

Share This