Projektien tavanomaista parempi resurssienhallinta

Resurssinhallinta

Resurssienhallinta ja projektien tuottavuus

Usein resurssienhallinnan tavoite on tuottavuus. Tuottavuus tuotannon tehokkuuden mittarina on hyvä mutta resurssienhallinnan näkökulmasta tämä ei varsinaisesti ole lähtökohta. Resurssienhallinta on usein hyvin kaukana tuotos / panos -suhteesta, jonka tavoitteena on käytännössä tehdä mahdollisimman paljon odotukset ja vaatimukset täyttävää lopputulosta lyhemmässä ajassa. Tämä edellyttää usein muutoksia keskeisissä prosesseissa eikä resurssienhallinnassa.

Resurssienhallinta osana projektien ennustettavuutta

Ennustettavuus syntyy kun ymmärretään liiketoimintaympäristön muutokset ja asiakkaiden tarpeiden kehittyminen.  Hyvällä resurssienhallinnalla voidaan reagoida muutoksiin. Mikäli toimintaa lähdetään ohjaamaan ja ennustamaan resurssien kautta siirtyy huomio tapaan toteuttaa odotusten ja vaatimusten mukaisia tuotteita ja palveluja. Tässä suhteessa resurssienhallinta on mekanismi reagoida ennusteen muutokseen eikä ennustaa tulevaa.

Ilmeneekö jokin muu ongelma lopulta resurssienhallinnan haasteena

Keskeinen ongelma usein on, että samalla avainhenkilöllä on liian monta projektia työnalla. Ongelma ei siis ole resurssit vaan päätöksenteko. Eli resurssiongelma helpottuu kun projekteja käynnistetään vähemmän. Vertauksena voisi todeta, että panostamalla muutoshallintaan voidaan vähentää todennäköisesti 80 % ongelmista. Tehokkaampaa siis panostaa muutoshallinnan kehittämiseen kun ongelmanhallintaan. Hyvä resurssienhallinta antaa lähtökohdat hyvälle päätöksenteolle.  Suurin osa resurssienhallinnan ongelmista ratkeaa käynnistämällä vähemmän projekteja

Resurssienhallinta, vaikuttavuus ja hyödyt

Resurssienhallinta tuottaa hyötyä eri tavoin eri alueilla. Sisäisissä kehitysprojekteissa voidaan ymmärtää sisäisten resurssien osuus vuosittaisista kehityspanoksista suhteessa kassavirtaan sekä toimitusprojekteihin. Usein resurssienhallinta tulee kytkeä osaamisenhallintaan ja henkilökustannuksiin. Ilman näitä HR ja talouskytkentöjä ei saavuteta toivottuja hyötyjä.

Monesti resurssienhallinnan kehittämisen tavoitteet ja hyötymittarit ovat määrittelemättä. Onko teidän organisaatiolle määritelty toimivia hyötymittareita?

Resurssienhallintaa yritetään usein viedä varsin yksilöidylle tasolle.

Aina ei ole tarpeen tarkastella tilannetta per työtunti. Usein on varsin riittävää, että tiedetään päivä-, viikko- tai vain kuukausitason tilanne. Lisäksi hyvä muistaa, että resurssienhallintavälineiden kustannus on alle 5 % ja resurssienhallinnan elinkaaresta aiheutuvat kustannukset 95 %. Resurssienhallinnalle on tärkeä olla selkeä liiketoiminnalliset perustelut. Usein kuukausi ja viikkotaso ovat päätöksenteon ja ohjausliikkeiden kannalta riittävä taso.

Katso Thinking Portfolio Projektisalkun helppokäyttöinen ja vaivaton resurssihallintaesittely (videon pituus 60 sek).

2 kommenttia

  1. Timo Wirkkala 22.2.2014 08:16- Vastaa

    ->”Eli resurssiongelma helpottuu kun projekteja käynnistetään vähemmän. Vertauksena voisi todeta, että panostamalla muutoshallintaan voidaan vähentää todennäköisesti 80 % ongelmista.”
    Tuttu juttu – ja tietenkään projektipäällikölle ei kerota, että projektisi resurssi on aloittanut tekemään vaikka neljättä projektiansa, jolloin henkilön esim. allokoitu 20% työajasta vähenee 10 prosenttiin. Saati sitten kuinka paljon tehottomuutta syntyy siitä, että hän kytkeytyy projektista toiseen – ei vaaan onnistu kaikilta jakaa aivokapasiteettia hetkessä.

  2. Esa Toivonen 22.2.2014 19:23- Vastaa

    Aivan naulan kantaa Timo – jos projektipäälliköllä ei ole mahdollisuutta suojata resursseja projektissaan tulee resurssisuunnittelusta liikkuva maali jonka kanssa ei ole helppo onnistua. Välillä on hyvä myös miettiä kuinka monta projektia on saatu vedettyä alusta loppuun asti niin ettei matkalla ihmiset ole vaihtuneet, jopa useampaan kertaan. Hyvällä resurssisuunnittelulla pyritään takaamaan, että projektilla on tarvittava suorituskyky myös suorittavien käsien suhteen. Puu ei kaadu pelkästään paperilla vaan siihen tarvitaan aina miestä ja sahaa.

Jätä kommentti

Share This