Projektitoimisto on ehdottoman tarpeellinen jokaiselle organisaatiolle, jolla on samaan aikaan kesken useampi kuin yksi projekti. Toimisto tarvitaan huolehtimaan siitä, että projektit ja niiden toteutus noudattavat samoja suuntaviivoja, joihin organisaatio on sitoutunut. Myös projektitoimistoa on aika ajoin arvioitava. Näin yritys pysyy selvillä projektien toteutuksen kulloisestakin tasosta. Näin liikkeenjohto ja työntekijät organisaation eri tasoilla pystyvät työskentelemään parhaan kykynsä mukaisesti. Projektitoimiston arvioinnin edut Projektitoimiston arviointi on tarpeen sen tehokkuuden varmistamiseksi.
Seuraavassa on esimerkkejä projektitoimiston arvioinnin hyödyistä.
- Arviointi auttaa organisaatiota selvittämään, onko toimintaohjelma edelleen toimiva. Kun organisaation tarpeet ja koko muuttuvat, projektitoimistoakin on ehkä päivitettävä. Kun projektien koot muuttuvat ja johtaminen muuttuu, projektitoimiston arvioinnille tulee usein kiire.
- Arviointi on myös sidosryhmille tärkeä työkalu, jolla liikkeenjohto saadaan kantamaan vastuunsa, mikäli projektin toteutuksessa on ilmennyt ongelmia.
- Arviointi auttaa sekä liikkeenjohtoa että projektitiimiä ymmärtämään, mikä projektin toteutuksessa on mennyt vikaan ja miten vastaava voidaan jatkossa estää. Samalla autetaan yritystä ymmärtämään, mikä projektissa on hyvää ja miten sen jatkuminen varmistetaan.
- Arvioidaan onko projektitoimiston käytössä olevat työkalut mitoitettu organisaation toimintakulttuurin ja kypsyystason kannalta oikein. Liian monimutkaiset työvälineet jäävät lähes aina käyttämättä eivätkä aja silloin niille asetettuja tavoitteita. Työvälineisiin voi niiden elinkaaren aikana sitoutua merkittävä panostus joiden hyötyjä on hyvä määrävälein arvioida.
Projektitoimiston arvioinnin eri tavat
Projektitoimiston arviointi voi tapahtua monella eri tavalla.
- Arvioinnin voi suorittaa organisaatio itse tai riippumaton ulkopuolinen asiantuntija.
- Jos organisaatio huolehtii arvioinnista itse, prosessiin osallistuu joko projekteissa työskennelleitä henkilöitä tai muita työntekijöitä. Ajoittain myös sidosryhmät otetaan osaksi prosessia, jos tähän on tarvetta. Joskus sidosryhmät suorittavat arvioinnin projektitoimiston projektitiimin rinnalla. Projektitiimi osallistuu arviointiin, jotta jäsenet saavat käsityksen, mikä työskentelyssä meni oikein ja mikä väärin. Heidän kokemuksestaan on organisaatiolle hyötyä.
- Ulkopuolisia ja riippumattomia asiantuntijoita käytetään arvioimaan projektitoimistoa ja projektien johtamista silloin, kun organisaatio tarvitsee asiantuntija-apua tai teknistä tukea. Eli jos organisaatio epäilee vertaisarvioinnin johtavan vääristyneeseen tulokseen, se voi käyttää arvioinnissa ulkopuolisia.
