Hyvinvointialueen SOTE-valmistelu ja kehittäminen on vaativa ja ainutkertainen tehtävä, jossa kaikki roolit ovat uusia. Hyvinvointialueiden päätöksentekijät ovat uuden tehtävän äärellä, johtoryhmät ohjaavat uutta kokonaisuutta ja jokainen kehitysprojekti on organisaatiolle uusi. Organisaatiokulttuurin rakentaminen on alussa samoin, kun on uusi strategia ja uudelleen organisoitavat palvelut ja prosessit.
Uuden äärellä on hyvä ottaa selkänojaksi toimintamallit ja ratkaisut, jotka ovat hyväksi havaittuja. Resurssisuunnittelu on osa hyvää toimintamallia, jolla varmistetaan, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa eikä ketään projektissa ylikuormiteta.
Resurssisuunnittelussa on neljä tyypillistä vaihetta.
- Projektiehdotus -vaihe, jolloin tarve ja ratkaisu on tunnistettu ja arvioidaan mitä osaamista ja rooleja tekemisestä suoriutumiseen tarvitaan.
- Projektikuvaus -vaihe, jossa päätös projektista ja ratkaisun toteutuksesta on tehty ja voidaan arvioida kuinka paljon osaamista ja henkilötyötä tarvitaan läpivientiin.
- Projektisuunnitelma -vaihe, jossa nimetään henkilöresurssit, jotka rooliin ja tehtävään tarvitaan suunnitelman mukaisessa aikataulussa.
- Resurssisuunnitelman hyväksyntä ja vahvistus -vaihe. Tässä vaiheessa nimetty henkilöresurssi on kiinnitetty ja vahvistettu projektiin.
Järkevällä tavalla toteutettu resurssisuunnittelu vähentää projektin muutoshallintaa
Vahvistettua resurssisuunnittelua voidaan tehdä suoraan koko projektin ajalle esim. Projektipäällikön ja avainresurssien osalta. Toisaalta voidaan tehdä liukuvaa resurssien vahvistusta esim. 3 kk eteenpäin. Tällä tavoin usein vältytään jatkuvalta resurssien muutoshallinnalta. Edellytys on, että liukuvasti vahvistettavia henkilöresursseja tiedetään olevan joustavasti saatavilla eivätkä nämä ole erityisosaajia, joista tyypillisesti projektin aikana tulee pula.
Jotta hyvinvointialue onnistuu resurssisuunnittelussa, tarvitaan reaaliaikaista näkyvyyttä resurssitilanteeseen sekä hyvää johtamista resurssien varaamisessa ja kulttuuria resurssivarausten kunnioittamisessa. Työkaluna tähän on projektisalkku, josta löytyy helppokäyttöinen resurssisuunnittelu ja tuntikirjaukset. Tuntikirjaukset auttavat ymmärtämään kuinka hyvin resurssisuunnitelma on toteutunut ja mahdollistaa ohjausliikkeet.
Resurssisuunnittelu tuo näkyvyyttä koko organisaatiolle
Parhaissa projektisalkuissa on lisäksi osaamisen hallinta eli resursseille voidaan määritellä kompetenssit. Thinking Portfolion Projektisalkku mahdollistaa lisäksi erilaisia hälytyksiä ja muistutuksia, jos resurssisuunnitelmassa on poikkeamia tai päivityksiä ei ole tehty sovitussa aikataulussa. Myös raportointi on monipuolista ja antaa selkeän tilannekuvan koko organisaatiolle. Thinking Portfolion voi avata koko hyvinvointialueelle ilman että suurellakaan käyttäjämäärällä olisi vaikutusta kustannuksiin.
Resurssisuunnittelu on ihmisten jaksamisen edunvalvontaa
Resurssisuunnittelun puuttuminen on yksi yleisimmistä syistä miksi projektit epäonnistuvat, aikataulut venyvät, budjetit ylittyvät ja ennen kaikkea ihmiset ylikuormittuvat ja väsyvät. Resurssisuunnittelu on siten myös hyvää ihmisten jaksamisen edunvalvontaa.
