QOCO Systemsillä on käytössä kaksi Thinking Portfolion salkkua: Projekti- ja Riskisalkku. Salkkujen käyttöönotto oli vaivatonta, ja nyt muun muassa riskit, projektit ja resurssit hallitaan kaikki samassa työkalussa.
Lentoalalla on tiukat vaatimukset riskienhallintaan
QOCO Systems Oy on ICT-toimittajayritys ilmailualalla. Riskienhallinta, standardit ja säännökset ovat keskeinen osa lentoalan yritystoimintaa, kertoo Laura Auhto-Savolainen, joka vastaa QOCO Systemsin ISO 9001 ja ISO 27001 standardien mukaisesta johtamisjärjestelmästä. Hän on yksi QOCO Systemsin Riskisalkun pääkäyttäjistä ja oli määrittelemässä työkalua yrityksen käyttöön.
Kuten monessa muussakin yrityksessä, myös QOCO Systemsillä kipuiltiin aiemmin riskienhallinnan vaatimusten kanssa. Riskejä pitää pystyä hallitsemaan tarpeeksi yksityiskohtaisesti ja helposti. Riskien väliset linkitykset pitää saada näkyviin, samoin riskeistä aiheutuvat toimenpiteet ja niiden hallinta. Yksittäisten riskien lisäksi pitäisi pystyä tarkastelemaan kaikkien riskien muodostamaa kokonaiskuvaa, ja tiedon pitäisi olla helposti löydettävissä. Näihin haasteisiin löytyi ratkaisu Thinking Portfolion Riskisalkusta.
Riskisalkun käyttöönottoon lähdettiin luottavaisin mielin
QOCO Systems otti aiemmin käyttöön Thinking Portfolion Projektisalkun (Lue juttu: ”Thinking Portfolion suoraviivaisuus vakuutti ohjelmistotalo QOCO Systemsin”). Thinking Portfolion käyttäjäpäivässä he kuulivat esityksiä Riskisalkun käytöstä, ja ajatus salkun hankinnasta kypsyi.
Laura kertoi Projektisalkun käyttöönoton sujuneen mukavasti, joten toisen salkun käyttöönottoprojektiin lähdettiin luottavaisin mielin, kun ihmiset ja toimintatavat olivat jo tuttuja.
”Hyvän suhteen rakentaminen edesauttaa molempien puolien työtä”
Laura sanoo arvostavansa erityisesti sitä, että Thinking Portfolion konsultit esittelivät salkun demoympäristöä ja kertoivat, millaisia ratkaisuja muihin vastaaviin salkkuihin on rakennettu. Tätä tietoa haluttiin hyödyntää mahdollisimman paljon, vaikka tietyistä asioista olikin selkeät toiveet. Hänen mielestään käyttöönoton helppous on yksi salkun keskeisimpiä etuja.
”Ei ole ollut mitään huonoa sanottavaa. Kaikki esittämämme toiveet hoidettiin sujuvasti. Yllätyimme, kuinka nopeasti kaikki toivomamme muutokset tehtiin! Juuri kun laitoimme viestiä uusista tarpeista, niin tuli jo kommentti, että tämä on hoidettu. Hyvän suhteen rakentaminen edesauttaa molempien puolien työtä”, Laura sanoo.
Salkku antaa näkyvyyttä riskikokonaisuuteen ja yksityiskohtiin
Riskisalkusta on tullut positiivista palautetta heti sen käyttöönoton jälkeen ja sen on nähty vastaavan hyvin QOCO Systemsin tarpeisiin. Lauran mukaan parhaita puolia salkussa on, että sen käyttö on intuitiivista ja helppo omaksua.
”Salkussa on yleisnäkymiä ja raportteja, joista saa kokonaiskuvaa eri näkökulmista ja kuitenkin pystyy pureutumaan hyvin detaljitasoon yksittäisissä riskeissä. On ehdottomasti teidän ohjelmanne plussia, että yleisnäkymä on samanlainen kuin mikä tahansa taulukko, eli pääsee helposti käsiksi siihen mistä on kyse.”
Salkussa voidaan määritellä mihin kaikkialle yrityksessä ja liiketoiminnassa yksittäinen riski linkittyy ja miten riskit linkittyvät toisiinsa. Laura uskoo, että ISO laatu- ja tietoturvastandardien ja auditoinninkin näkökulmasta salkku on varsin toimiva työkalu. Auditoijalle on helppo näyttää riskien käsittelyyn liittyviä tietoja, päivityksiä, tilannekatsauksia ja muutoksia ajamalla salkusta tarvittavat raportit.
”Salkussa on yleisnäkymiä ja raportteja, joista saa kokonaiskuvaa eri näkökulmista ja kuitenkin pystyy pureutumaan hyvin detaljitasoon yksittäisissä riskeissä”
”Riskisalkussa on kattava raportointi ja tietoa saa ulos helposti eri näkökulmista. Tällöin tieto on helppo hyödyntää liiketoiminnassa ja esimerkiksi auditoinneissa. Salkun käyttöaktiivisuutta lisää se, että yhdestä kokonaisuudesta löytyvät niin riskit, projektit kuin resurssienhallinta, ja kaikki on saman näköistä. Tällöin asioiden välinen linkitettävyys on helppoa.”
Tulevaisuudessa Riskisalkun käyttöä aiotaan kehittää ja laajentaa
Lähitulevaisuudessa QOCO Systemsillä keskitytään siihen, että Riskisalkun käytöstä tulee jatkuvaa toimintaa ja riskejä käydään läpi ja päivitetään työkaluun.
Pidemmän aikavälin tavoitteena on laajentaa salkun käyttöä ja raportointia niin, että sitä hyödynnettäisiin esimerkiksi ISO-sertifikaatteihin ja jatkuvaan raportointiin. Laura kertoo, että tavoitteena on ottaa Riskisalkku laajemmin käyttöön tuotekohtaisiin riskiarviointeihin ja saada projektien riskit yhdistettyä yritysriskeihin.
QOCO Systemsillä ollaan herkkiä kokeilemaan uusia toiminnallisuuksia salkkuun. Laura kertoo odottavansa jo ensi vuoden Thinking Portfolion käyttäjäpäivää, jossa pääse taas kuulemaan uusista toiminnallisuuksista ja tavoista kehittää salkkuja.
QOCO Systems Oy:n Riskisalkunhallinnan kehityksestä kertoi:
Laura Auhto-Savolainen
Customer Success Manager & QMS Lead
QOCO Systems Oy
“QOCO auttaa ilmailualaa menestymään muuttuvassa maailmassa luomalla uusia tapoja työskennellä, kommunikoida ja hyödyntää dataa. Olemme olleet lentoyhtiöiden, MRO:iden ja ilmailualan OEM-valmistajien luotettava kumppani yli 12 vuoden ajan. Ratkaisumme parantavat merkittävästi alan monimutkaisia prosesseja. Niiden avulla asiakkaamme saavuttavat enemmän tekemällä vähemmän ja säästävät aikaa työvaltaisissa tehtävissä. Tuomme myös näkyvyyttä asiakkaiden toimintaan tukeaksemme reaaliaikaiseen tietoon perustuvaa päätöksentekoa.” (https://www.qoco.aero/)
Teksti: Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio
