Samiedu on kuuden kunnan omistaman Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ylläpitämä ammattiopisto Savonlinnassa. Samiedu tarjoaa laatupalkittua ammatillista koulutusta niin paikan päällä kuin verkossakin. (www.samiedu.fi)
Thinking Portfolio tukee Samiedun kehittämishankkeiden strategian mukaista toteuttamista
Thinking Portfolion projektisalkku toimii hankkeiden toteuttamisessa muun muassa Samiedun strategisen tason viestinnän ja päätöksenteon kehittämisen tukena. Salkun kautta saadaan erinomainen kokonaiskuva kehittämishankkeiden tilanteesta ja tulevista tapahtumista sekä siitä, kuinka kehittämishankkeet edistävät Samiedun strategisia päätavoitteita. Salkku parantaa myös viestintää hankkeiden sisällä, sillä salkku sisältää tarpeelliset tiedot kunkin projektin tavoitteista ja toimenpiteistä. Sen lisäksi sieltä voidaan seurata projektien etenemistä ja tarkastella muun muassa maksatuksissa tarvittavaa tietoa.
Yksi tärkeä kriteeri Samiedun salkun hankinnassa oli, että salkun pitää parantaa reaaliaikaista laadunhallintaa. Sen vuoksi piti olla mahdollista rakentaa rajapintoja muihin keskeisiin järjestelmiin vaivattomasti, kertoo Samiedun laatu- ja hankepäällikkö Jonna Kokkonen.
-Projektisalkkua hankittaessa oleellinen lähtökohta oli, että kaikki hankkeen hallinnointiin liittyvät tiedot, niin talous- kuin henkilöresurssitilanne kuin hankkeen eteneminenkin saadaan yhteen paikkaan, ja tässä olemme hyvin onnistuneetkin. Meillä on liittymä työajanseurantajärjestelmään, sieltä siirrämme hankkeelle kohdistetun työajan salkkuun, josta seuraamme miten hankkeet resurssoinnin osalta etenevät.
Talouden toteumat puolestaan saadaan näkyviin taloushallinnon järjestelmään tehdyn liittymän kautta reaaliaikaisesti, mikä helpottaa hankesihteerien ja taloustoimijoiden työtä. Tämän ansiosta työaikaa vapautuu verrattuna aiempaan prosessiin, jolloin talouden toteumatiedot kirjattiin hankesalkkuun manuaalisesti.
Thinking Portfolion avulla varmistutaan hanketoiminnan tavoitteellisuudesta
Thinking Portfolion hyviksi todettujen raportointiominaisuuksien ja näkymien kautta Samiedussa tarkastellaan, miten hankkeet etenevät. Salkun valmiita raportointipohjia hyödyntämällä varmistetaan, että hanketoiminta on tavoitteellista. Talouden ja resurssien toteumien lisäksi salkusta nähdään muun muassa paljonko projekteja on eri vaiheissa ja miten yhteistyö talouden toimijoiden ja muun verkoston kanssa toteutuu.
Uuden projektisalkun myötä Samiedussa on otettu käyttöön hankkeiden systemaattinen jälkiarviointi. Tietyn ajanjakson jälkeen tarkastellaan, miten kehitystyö on onnistunut ja miten se on jäänyt elämään. Koska jälkiarviointityökalut ovat nyt samassa salkussa kaiken muun hanketiedon kanssa, sen tekeminen onnistuu helposti. Yhteen paikkaan koottu tieto on lisäksi parannus tietosuojan kannalta, sen seuranta ja raportointi on helpottunut, listaa Jonna Thinking Portfolion projektisalkun mukanaan tuomia parannuksia.
-Meillä on salkussa myös hankkeiden suunnittelutyökalu käytössä, se näyttää hankekokonaisuuden valmistelusta loppuun saakka. Tämä helpottaa ja nopeuttaa seurantaa huomattavasti aiempaan verrattuna. Thinking Portfolio visualisoi asioita selkeästi. Yhtä aikaa meneillään olevista projekteista pystymme laatu- ja aikataulunäkymien avulla vertaamaan niin eri hankkeiden aikatauluja kuin merkittäviä tapahtumiakin, esimerkiksi maksatukseen ja raportointiin liittyviä päivämääriä.
-Lisäksi olemme vieneet salkkuun hankkeiden viestintäsuunnitelmat. Se palvelee hyvin haluamme kehittyä yhä paremmaksi viestinnässä. Eli oikeastaan kaikki mitä teemme yksittäisen hankkeen osalta, olemme saaneet rakennettua näkyviksi Thinking Portfolion projektisalkkuun.
Thinking Portfolion verkkokurssi osaksi Samiedun opetusohjelmaa
Samiedussa Thinking Portfolion projektisalkkua käyttäneet projektipäälliköt ja muut vastuuhenkilöt ovat todenneet, että on selkeästi nähtävissä, miten salkku vie hankehallinnointia ja raportointia uudelle tasolle. Ilolla on otettu vastaan myös salkun mukana tullut viestinnällinen parannus, nyt salkusta näkee helposti muitakin kuin omia hankkeitaan, ja kokonaisuuden hahmottaminen on parantunut huomattavasti.
-Palaute salkusta on ollut kaikin puolin positiivista. Thinking Portfoliolle on ollut tosi hyvä vastaanotto meidän organisaatiossamme, olen kuullut palautetta, että tämä olisi pitänyt olla meillä jo aiemmin.
Jonna suosittelee Thinking Portfoliota hankesalkkua harkitseville. Muihin sovelluksiin verrattuna hän nostaa Thinking Portfoliosta esiin erityisen hyvinä ominaisuuksina selkeän rakenteen ja helpon muokattavuuden. Erityisesti organisaatiot, joilla on paljon kehittämishankkeita tai hallinta on muuten tarpeen talouden- tai esimerkiksi resurssinäkökulmasta, niin tällainen ratkaisu tuo paljon sujuvuutta, hän jatkaa. Ei mene työaikaa niin paljon hallinnointiin ja talousasioihin. Lisäksi tämä vahvistaa sisäistä viestintää.
-Käyttöönottoprojekti toimittajan kanssa sujui hyvin. Huomaa, että olette tehneet ennenkin, oli hyvin suunniteltu. Aikavaraukset tehtiin jo projektin alussa, eteni vaivattomasti, tosi sujuvasti. Oli helposti ymmärrettävässä muodossa kaikki työpajat ja saatiin käyttöönotto nopeasti tehtyä. Kaikki toimii niin kuin olimme ajatelleetkin.
Samiedun Thinking Portfolio-käyttäjät ovat ottaneet kiitollisena vastaan myös Thinking Portfolion eAcademyn ”Käytännön projektisalkunhallinta” – verkkokurssin. Se on todettu selkeäksi ja erittäin informatiiviseksi tietopaketiksi projektisalkun hallinnasta, erityisesti sellaisille, joille asia on uusi. Samiedu ottaakin tämän Thinking Portfolion tarjoaman maksuttoman kurssin myös opiskelijoiden käyttöön.
-Kaiken kaikkiaan olemme todella tyytyväisiä. Uskon, että saamme hankehallinnointiamme tämän avulla aivan uudelle tasolle.
Jonna Kokkonen
Laatu- ja hankepäällikkö
Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ammattiopisto Samiedu
