Vantaan ratikka -hankkeen projektipäällikkö Tiina Hulkko osallistui tilaajan edustajana Vantaan kaupungin riskisalkun käyttöönottoprojektiin ja riskisalkun hyödyntäminen aloitettiinkin ensimmäisenä ratikkaprojektissa.
Tuusulan kunta käyttää Thinking Portfolio-projektisalkkua kehittämistoiminnan toteutusten hallinnoimiseen ja johtamiseen. Kehittämissalkun lisäksi Tuusulan Thinking Portfolio-ympäristöön on rakennettu tavoitesalkku, jonka avulla hallinnoidaan ja seurataan valtuustokauden tavoitteiden toteutumista.
Suominen valmistaa kuitukankaita rullatavarana pyyhintätuotteisiin sekä muihin sovelluksiin. Suomisen kuitukankaista valmistetut lopputuotteet, esimerkiksi kosteuspyyhkeet, terveyssiteet ja haavataitokset, ovat läsnä ihmisten jokapäiväisessä elämässä ympäri maailmaa. (suominen.fi) Hyvästit Excel-aikakaudelle Suomisella projektisalkun hankintaprosessi käynnistyi laajan kehityshankkeen, kustannustehokkuusohjelma Optiman, tarpeista. Optima-ohjelmaan liittyi kymmeniä eri ohjelmia ja eri kokoisia projekteja. Optiman aloitusvaiheessa todettiin, että ”Excel-aikakaudelle” on tarpeen sanoa hyvästit. Optiman esimerkkiä noudattaen lähtivät Thinking Portfolio-projektisalkkua käyttöönottamaan myös Suomisen R&D kehitysprojektit, kasvuinvestoinnit ja ICT, joiden projekteja johdettiin aiemmin niin ikään Exceleiden ...
Ennen konsernisalkun käyttöönottoa Lahden kaupungin omistajaohjauksen tarvitseman tiedon hallinta oli haasteellista, ei ollut yhtenäistä välinettä tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Koska rahoituksella, omistajaohjauksella ja taloussuunnittelulla oli omat tiedonkeruuvälineensä, ei välttämättä tiedetty mitä tietoja muut osapuolet keräsivät ja saatavilla oleva tieto ei aina ollut ajantasaista.
Kun Lindströmillä alettiin implementoida Thinking Portfolion projektisalkkua, heillä oli oma projektimalli valmiiksi mietittynä. Salkku muokattiin tukemaan projektimallia ja Lindströmin strategian mukaista toimintatapaa. Käyttöönoton yhteydessä huomattiin, että projektimallin jalkauttaminen vaati vielä työtä: datan laatu ei ollut sitä mitä olisi toivottu ja projektien priorisointia ei ollut toteutettu oletetussa laajuudessa, kertoo Heidi Rääsiö, Head of IT People and Strategy.
Jyväskylän kaupungin projektisalkkutyöryhmällä on takanaan kolmen kuukauden rypistys Thinking Portfolion projektisalkun määrittelyä ja soveltuvuustestausta. Testausvaiheessa salkkuun vietiin muutamia IT-projekteja pilottikäyttäjien toimesta ja nyt ollaan valmiita tuotantokäyttöön.
Korkeakoulujen yhdistymisvaiheessa tarvittiin työkaluja yli sadan samanaikaisesti käynnissä olevan projektin kokonaisuuden johtamiseen ja resurssien hallintaan sekä järjestelmäkokonaisuuden kartoittamiseen. Nyt fuusioitumisen jälkeen Thinking Portfolion salkut jatkavat Tampereen korkeakouluyhteisön käytössä kehittämisprojektisalkkuna ja koko yhteisön järjestelmäsalkkuna.
Suomen kansallisooppera ja -baletti (SKOB) hankki Thinking Portfolion projektisalkun tuomaan koko henkilökunnalle näkyvyyttä meneillään oleviin projekteihin ja helpottamaan projektien ja projektisalkun johtamisessa. Kaikilla käyttäjillä on nyt pääsy järjestelmään, pilotointi on takanapäin ja uusien projektien suunnitelmat tehdään salkkuun. Kansallisoopperan ja -baletin sisällä projektisalkun käyttöönotto on siis parhaillaan meneillään, kertovat järjestelmävastaava Petra Tarkiainen ja tuotantopäällikkö Jere Pensikkala, jotka olivat päävastuullisia salkun sovittamisesta organisaation tarpeisiin.
Kun Thinking Portfolio-projektisalkun käyttöönottoa aloiteltiin, oli tiedotustilaisuudessa 90% projektipäälliköistä paikalla. Sovelluksen esittelyn jälkeen ei tullut esille minkäänlaista vastustusta, kaikki pystyivät nopeasti näkemään työvälineen käytön mukanaan tuomat hyödyt, muistelee PMO:n johtaja Pasi Pekkinen Maanmittauslaitoksen uuden projektisalkkusovelluksen käyttöönottoa.
Kun Elo perustettiin vuona 2014 kahden eläkevakuutusyhtiön, Eläke-Fennian ja LähiTapiolan Eläkeyhtiön fuusioiduttua, alettiin uuteen yritykseen rakentaa omia hallintamallejaan. Siihen liittyi myös projektitoimiston perustaminen ja projektien hallintamallin kehittäminen. Projektisalkku kerättiin aluksi Exceliin ja sitä käytettiin salkun johtamisen apuna. Excelissä ylläpito oli kuitenkin työlästä ja läpinäkyvyys salkun projekteihin jäi puuttumaan. Salkkuraporttien laatimiseen vaadittiin Excelin kanssa yritteliäisyyttä ja kekseliäisyyttä, naurahtaa Elon kehityspäällikkö Jari Torppa.
Kun VR:n matkustajaliiketoiminta-alueelle tuli projektisalkun hankinta ajankohtaiseksi, kartoitettiin salkkuvaihtoehtoja laajasti. Thinking Portfolion nähtiin palvelevan parhaiten organisaation sisältä nousseita tarpeita. Hankintavaiheessa tutkittiin kilpailevien sovellusten ominaisuuksia ja haastateltiin muita Thinking Portfolio-salkun käyttäjäyrityksiä, minkä tulokset vahvistivat päätöstä ottaa se myös VR:n käyttöön. Miellyttävä ”piirre” Thinking portfoliossa oli lisäksi sen edullinen hinta verrattuna moniin muihin vaihtoehtoihin.
Gasumille Thinking Portfolion projektisalkku on strategia-, investointi- ja IT-salkku. Näistä salkussa ovat tällä hetkellä vahvimmin edustettuina investoinnit, jotka etenevät siellä projekteina. Etenemisen lisäksi seurataan taloustietoja sekä tarkkaillaan investointeja kokonaisuutena. Raportointi tehdään suoraan järjestelmän kautta, kertoo Gasumin PMO:sta Mika Simola.
Kuntaliitossa pidetään tärkeänä sitä, että organisaatiossa ymmärretään strategian merkitys, että se ei jäisi pelkästään sanan helinäksi tai kirjoitetuksi visioksi, joka pian unohdetaan. Thinking Portfolion avulla nähdään mitä organisaation strategia on arjen tekoina. Konkreettiset teot projekteina ja edunvalvontatehtävinä ovat avoimesti kaikkien nähtävillä, Kuntaliiton oman organisaation lisäksi myös kaikille sen jäsenkunnille.