Thinking Portfolio Pirkanmaan sairaanhoitopiirin IT-projektien johtamisen apuvälineenä

Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on 23 kunnan muodostama kuntayhtymä. Sen tehtävänä on tuottaa terveyttä ja toimintakykyä edistäviä terveydenhuollon palveluja sekä luoda edellytyksiä tätä tukevalle tieteelliselle tutkimukselle ja koulutukselle.

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin Tietohallinto- ja teknologia vastuualue tuottaa tietohallintopalvelut tietojärjestelmien elinkaaren ajalle sekä tieto- ja viestintäteknologian palvelut, kuten puhelin-, työasema- ja tietoliikennepalvelut. Vastuualue tuottaa lisäksi lääkintätekniikan palvelut, tietopalvelut, potilasasiakirjapalvelut sekä asiakirja- ja arkistohallintopalvelut.

(www.pshp.fi)

Projektitoimisto vastaa ICT -projektien tietojen keräämisestä ja analysoinnista

Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tietohallintopalveluissa alkoi viime kesänä Thinking Portfolion määrittely projektisalkun johtamisprosessien kehittämistyön jatkoksi. Thinking Portfolio saatiin parametroitua käyttöönottovalmiiksi heinäkuun aikana ja pilottikäyttö alkoi elokuussa. PSHP:n projektipäällikkönä toimi Sinikka Pennanen, joka on myös koonnut projektisalkun datan pilottivaiheen alussa ja vastaa nyt omalta osaltaan projektitoimiston hankekoordinaattorina projektitilanteen analysoinnista projektisalkun johtoryhmille.

Vuoden 2015 alussa projektitoimisto käynnisti toimintansa. Projektitoimiston vahvuus on alkuvaiheessa 3 hankekoordinaattoria. Projektipäällikköresursseja sekä muita asiantuntijapalveluita ostetaan tarpeen mukaan. Pennanen kertoo projektimäärän salkussa kasvavan jatkuvasti. Meneillään olevia projekteja on salkussa nyt noin 60. Projektipäälliköt ovat tässä vaiheessa Pennasen lisäksi Thinking Portfolion aktiivisimpia käyttäjiä.

Projektisalkkujohtoryhmät saavat tiedot päätösten teon tueksi Thinking Portfoliosta

Projekteista tehdään säännölliset katselmukset kahden projektisalkun johtoryhmän kanssa. Investointihankkeille ja käyttömenoprojekteille on omat johtoryhmänsä. Projektien eri vaiheissa ja eri päätöksentekoporteilla viedään projektit johtoryhmiin. Tämä malli on vakiintunut isoille projekteille ja koetaan hyvin toimivaksi, pienempien projektien prosessia vielä hiotaan. Päätöksenteon apuna käytetään kokouksissa esitettäviä Thinking Portfolion raportteja. Johtoryhmien jäsenet voivat halutessaan tarkistaa projektien tilanteen myös suoraan salkkusovelluksesta.

Projektipäälliköt raportoivat projektien edistymisestä Thinking Portfolioon. Hankekoordinaattorit keräävät päätöstä vaativat asiat ja projektitoimiston esimies Tuomo Mujunen esittää yhteenvedot johtoryhmille.

– ”Palloraportti” on ollut tähän mennessä raporteista käytetyin, hyöty aukeaa parhaiten sen avulla, sillä siitä saa yhdellä silmäyksellä hyvin käsityksen niin kokonaistilanteesta kuin yhden projektinkin etenemisestä.

– Johtoryhmät ovat ottaneet Thinking Portfolion hyvin vastaan. Molempien salkkujohtoryhmien jäsen, Vastuualuejohtaja Pekka Erola oli mukana salkun määrittelyssä, mikä puolestaan on edesauttanut jalkauttamista johtoryhmien keskuudessa.

Käyttäjiltä pelkästään positiivista palautetta

Uudet projektipäälliköt on otettu käyttäjiksi sitä mukaa kuin he ovat aloittaneet projektien vetämisen. Projektitoimisto on esittänyt prosessiohjeistukset ja demonstroinut Thinking Portfolion käytön uusille käyttäjille käyden läpi projektivälilehtien sisällön. Koulutusta ei ole tarvittu sen enempää ja spontaani palaute uusilta käyttäjiltä on ollut poikkeuksetta positiivista, kertoo Pennanen, joka on ensi näkemältään pitänyt sovelluksen selkeästä logiikasta ja ulkoasusta.

– Ilman johdattelua kuulen uusilta käyttäjiltä jatkuvasti: ”Tämänhän on mainio työväline.” Yhtäkään henkilöä ei ole tullut vastaan, joka olisi sanonut jotain negatiivista, jokainen näkee heti hyödyn.

– Ihastuin sovelluksen toimivuuteen heti ensimmäisessä esittelyssä ja sitä sovellus on edelleen. Joustavuutensa vuoksi se on kätevä työväline. Esimerkiksi organisaatiorakenteella voidaan tehdä paljon ”säätöä” ja samassa välineessä pystytään ylläpitämään ja vertailemaan eri organisaatioiden ja erilaisten projektien tietoja.

Pääkäyttäjäpäivät ja asiakastuen toiminta saavat kiitosta

Niin sovelluksen toimintaan kuin yhteistyön sujumiseen toimittajan kanssa Pennanen on erittäin tyytyväinen. Myös tapaamiset muiden Thinking Portfolion asiakkaiden kanssa ovat olleet hänen mielestään hyödyllisiä. Hän kokee pääkäyttäjäpäivien olleen hyvä foorumi ajatustenvaihtoon ja uusien ideoiden keräämiseen. Myös asiakastuen nopeus saa kiitosta Pennaselta.

– Thinking Portfolio on helppokäyttöinen. Käyttäjä pystyy ilman ohjeita keksimään miten asiat toimivat ja jos jotain tarvitsee kysyä asiakastuesta, vastaus tulee nopeasti.

Yhteystiedot

Sinikka Pennanen
Hankekoordinaattori
Tietohallinto ja teknologia
Pirkanmaan sairaanhoitopiiri

Jätä kommentti

Share This