Thinking Portfolio-projektisalkku on vähentynyt työmäärää Maanmittauslaitoksella

Droneja on mukana MML:n tutkimusprojekteissa, kehityshankkeissa ja niitä on käytetty joissakin yksittäisissä tuotantotehtävissä. Droneen kytketyillä sensoreilla (kameroilla tai laserkeilaimilla) voidaan kerätä 3D-maastodataa. Kuva: Julia Hautojärvi.

Maanmittauslaitos tekee maanmittaustoimituksia, ylläpitää kiinteistöjen tietoja, tuottaa kartta-aineistoja, huolehtii lainhuudoista ja kiinnityksistä, kehittää tietojärjestelmiä sekä edistää paikkatietojen tutkimusta. (www.maanmittauslaitos.fi)

Thinking Portfolio osoitti käyttäjäystävällisyytensä heti alussa

Kun Thinking Portfolio-projektisalkun käyttöönottoa aloiteltiin, oli tiedotustilaisuudessa 90% projektipäälliköistä paikalla. Sovelluksen esittelyn jälkeen ei tullut esille minkäänlaista vastustusta, kaikki pystyivät nopeasti näkemään työvälineen käytön mukanaan tuomat hyödyt, muistelee PMO:n johtaja Pasi Pekkinen Maanmittauslaitoksen uuden projektisalkkusovelluksen käyttöönottoa. Hän antaa lisäesimerkin Thinking Portfolion käyttäjäystävällisyydestä kertomalla, että aloitusvaiheessa projekteja siirrettäessä, ei isonkaan projektin tietojen siirtämisessä mennyt viittä minuuttia pidempään vaikka työ tehtiin manuaalisesti.

-Tällä hetkellä näyttää siltä, että olemme päässeet hyvin liikkeelle. Käyttäjät ovat kommentoineet voivansa luottaa siihen, että Exceleitä ja Power Pointeja ei enää projektin raportoinnissa tarvita.

Työmäärä ja virheet ovat vähentyneet

Aiemmin projekteihin liittyviä hallinnollisia dokumentteja ja raportteja tehtiin Office-työkaluilla. Tämä tarkoitti paljon kopiointia ja saman asian kirjoittamista eri dokumentteihin. Thinking Portfoliossa Maanmittauslaitoksen käyttäjäkuntaa on ilahduttanut erityisesti selkeys siitä, kun sisältö tulee yhdestä lähteestä lopullisesta käyttötarkoituksesta huolimatta, ja samalla kun työmäärä vähenee, myös virheiden mahdollisuus pienenee.

-Aiemmin on ollut haastavaa tuottaa materiaalia, joka olisi antanut selkeän kuvan siitä missä mennään salkkutasolla. Raportointiin menee nyt paljon vähemmän aikaa ja ajantasaiset raportit voidaan tuottaa milloin vain nappia painamalla.

Projektiraporteista keskeisessä asemassa on tilanneraportti, joka on pakollinen ohjausryhmien kokouksissa. Raportilla käsitellään samat asiat, jotka tarvitaan valtionhallinnon yhteiseen salkkuun, eli ennuste, toteuma, riskianalyysi, tavoiteseuranta, viestintäsuunnitelma ja toteutuksen etenemisestä ja tilanteesta kertovat liikennevalot.

Talousasiat saavat keskustelussa entistä painotetumman roolin, kun niiden esille tuominen on yhdenmukaistunut.

-Budjetin seuranta ja ennustaminen on uuden projektisalkkusovelluksen kautta nyt helpompaa kuin aiemmin. Tämä kannustaa myös parempaan ennustamiseen ja sen seurantaan.

Thinking Portfolio auttaa yhtenäisen toimintatavan edistämisessä

Toimintamalli, jota olemme rakentaneet, tulee työvälineen avulla käyttöön salkun tasolla ja pystymme näin parantamaan salkkujohtamista. Muita mainittavia hyötyjä ovat muun muassa läpinäkyvyyden parantuminen, helppo ja yhtenäinen tapa tiedottaa johtoryhmälle sekä keskeisenä asiana yhtenäisen toimintatavan edistäminen, luettelee Pekkinen tärkeimpiä toiminnallisia hyötyjä kysyttäessä.

Kaikki uudet projektit, jotka on asetettu, on viety Thinking Portfolioon ja ne on esitelty johtoryhmässä pelkästään salkusta.

Thinking Portfolion yhteenvetonäkymät selkeyttävät salkkutason raportointia monine ryhmittelytekijöineen. Tarvittaessa saadaan eri näkymiä helposti ja vähemmillä raporttipohjilla kuin aiemmin.

Maanmittauslaitoksella nähdään tärkeänä, että Thinking Portfoliossa voidaan seurata riippuvuuksia ja priorisoida resursseja, myös töille, jotka eivät ole salkussa. Tämä tuo sujuvuutta vuosisuunnittelun valmisteluun, koska näin laajamittaiset muutokset saadaan näkyviin ja valmisteluun mukaan vaikka ne eivät olisi projekteja.

Haastateltavana oli

Copyright MML

Pasi Pekkinen
Head of PMO
Maanmittauslaitos

2018-08-27T15:34:54+00:00 27.8.2018|Tags: , , , |
Share This