Thinking Portfolio toi nopeasti lisäarvoa Turun kaupungin hankejohtajille

Turun kaupungin hallinto muodostuu kaupunginjohtajan johtamasta konsernihallinnosta sekä viidestä toimialasta. Konsernihallinto huolehtii kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen sekä sen jaostojen päätöksenteon valmistelusta ja päätösten toteutuksesta. Kaupungin johtoryhmään kuuluu kaupunginjohtajien lisäksi konsernihallinnon ryhmien johtajat, toimialajohtajat sekä henkilöstö-, viestintä- ja strategia- ja kehittämisjohtaja.

Kaupungin johtoryhmän tehtäviin kuuluu ohjata kaupunkikonsernin toimintaa, linjata kaupungin kannalta merkittäviä asioita ja kehittää konsernihallinnon toimintaa ja päätöksenteon valmistelua.

(www.turku.fi/organisaatio)

Thinking Portfoliolla oli vakuuttavat referenssit

Turun kaupungin hallinnossa on käytetty Thinking Portfolion projektisalkkua kehitysprojektien johtamisen apuvälineenä vuoden 2015 alusta lähtien. Sovelluksen hankintavaiheessa Thinking Portfolion valintaa kaupungin projektisalkkujohtamisen työvälineeksi tuki sen hyvä istuvuus kehitysohjelmiin ja organisaatioon sekä mahdollisuus muokata sovelluksen toimintoja myös jatkossa kehitysohjelmien edetessä ja tarpeiden eläessä.

Turun kaupungin strategia- ja kehittämisjohtaja Jussi Vira on asian omistajana ollut mukana jo prosessien kehittämisessä ja oli tekemässä myös päätöstä lopullisen sovellustyökalun valinnasta. Muiden Thinking Portfolion asiakasorganisaatioiden kokemukset sovelluksen käytöstä painoivat vaa’assa, Vira kertoo.

– Muilla kaupungeilla oli jo kokemuksia, se oli hyvä referenssi.

– Aikaisemmin sovelluksen käytön aloittaneet antoivat hyvää palautetta, se rohkaisi meitäkin valinnassamme.

Turun kaupungilla kaiken tyyppiset kehitysprojektit hallinnoidaan Thinking Portfoliossa. Erityyppisiä projekteja, esimerkiksi toiminnan kehitys- ja IT painotteisia projekteja, on salkussa nyt noin 500.

Kokonaiskuvan saaminen on tuonut toivottua lisäarvoa kehittämistoiminnassa

Salkkupäälliköt vastaavat niin tietojen oikeellisuudesta kuin Thinking Portfoliosta saatavien analyysien tekemisestä ja esittelemisestä hankkeiden omistajille ja johtoryhmille. Jussi Vira on tyytyväinen Thinking Portfolion nopeasti näkyvään lisäarvoon hankejohtamisessa.

– Kun käytämme projektisalkun johtamisessa vain yhtä työkalua, saamme näkymän kehityshankkeista koko kaupungin tasolla. Tämä kokonaiskuvan saaminen onkin ollut tähän mennessä sovelluksen tuomista hyödyistä meille tärkein.

Projektisalkku on saanut niin hyvän vastaanoton, että käyttäjien keskuudessa olisi kiinnostusta käyttää sovellusta myös muiden kuin projektoitavien kehitystöiden seurantaan. Toinen suunnitteilla oleva laajennus on Thinking Portfolion käyttö innovaatioprosessin apuvälineenä.

– Käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä Thinking Portfolioon. Kaiken kaikkiaan on ollut hienoa, että asiat sovelluksen kanssa ovat edenneet näin nopeasti.

– Hyvien kokemusten myötä mietinnän alla on miten saisimme tehoja irti Thinking Portfoliosta muihinkin tarkoituksiin. Seuraava kehitysaskel Thinking Portfolion kanssa liittyy innovoinnin näkyväksi tekemiseen.

Uusi sovellus saa positiivista palautetta käyttäjiltä

Myös Thinking Portfolion määrittely- ja käyttöönottoprojektista Turun kaupungilla vastannut kehittämispäällikkö Sari Hannila kertoo, että käyttäjäpalaute on ollut positiivista ja että käyttäjät ovat mielissään sovelluksen selkeästä käyttöliittymästä.

– Yksi käyttäjä tutustui kesän aikana kahteen salkunhallinnan sovellukseen. Kokemuksensa perusteella hän kertoi käyttävänsä Thinking Portfoliota paljon mieluummin. Se on helposti lähestyttävä, miellyttävä ja helppokäyttöinen.

– Lyhyen opastuksen jälkeen käyttäjät pystyvät käyttämään TP:a itsenäisesti. Alun huoli siis katoaa nopeasti.

– Käyttäjille tulee jatkossa vielä lisää helpotusta, kunhan saamme sovelluksen ja kehitysprosessimme vielä paremmin tukemaan toisiaan.

Thinking Portfolion palveluhalusta täysi kymppi

Yhteistyöhön Thinking Portfolion toimittajan kanssa ollaan tyytyväisiä vaikka hieman selkeämpää otetta olisikin kaivattu määrittelyvaiheen alkupuolella.

– Sovelluksen määrittelyvaiheeseen olisimme kaivanneet määrämuotoisempaa ja jämäkämpää lähestymistapaa. Oman työn resursoinnin suunnittelua olisi parantanut toimittajan meille selkeästi kommunikoimat odotukset.

– Toteutus- ja käyttöönottovaiheessa toimittaja oli hyvin joustava. Palveluhalu ja asenne ansaitsevat täyden kympin.

Yhteystiedot

Jussi Vira
Strategia- ja kehittämisjohtaja
Turun kaupunki

jussi.vira@turku.fi
www.turku.fi

Sari Hannila
Kehittämispäällikkö
Turun kaupunki

sari.hannila@turku.fi
www.turku.fi

Jätä kommentti

Share This