Kun Riihimäen kaupunki hankki Thinking Portfolion Projektisalkun, monesta julkisen sektorin organisaatiosta otettiin yhteyttä ja kyseltiin hankintaprosessista, salkun käyttöönotosta ja sen jalkauttamisesta. Tammikuussa pääsemme kuulemaan Riihimäen parhaat vinkit projektin- ja salkunhallinnan kehittämiseen.
Riihimäen kaupungin projektipäällikkö Mira Ahjoniemi on intohimoinen salkun kehittäjä, ja on ilo saada hänet puhujaksi Thinking Portfolion Käyttäjäpäivään 31.1.2024. Pääsemme kuulemaan salkun monipuolisesta käytöstä kaupunkiorganisaatiossa sekä siitä, miten salkku on lisännyt käyttäjien menetelmäosaamista.
Menetelmäosaaminen kasvaa salkun kautta
Riihimäen Projektisalkussa on runsas 100 käyttäjää. Ensimmäisen vuoden aikana salkkuun on lisätty yli 300 projektia.
Kaupungilla käytetään Prince2 projektinhallintamenetelmää. Thinking Portfolio salkku rakennettiin menetelmän mukaisesti niin, että salkun toimintoja seuraamalla tulee automaattisesti toteuttaneeksi Prince2 menetelmän vaikkei tietäisi siitä mitään.
”Näin lähdettiin tuomaan menetelmäosaamista helpolla tavalla isolle määrälle ihmisiä, joilla ei ole aiempaa kokemusta menetelmistä. Thinking Portfolio ohjaa meitä valitun menetelmän mukaiseen toimintaan itsestään”, Mira sanoo.
Thinking Portfolion monipuolinen käyttö Riihimäen kaupungilla
Menetelmäosaamisen lisäksi Mira aikoo puhua siitä, mihin muihin teemoihin kuin projektien hallintaan heidän projektisalkkuaan käytetään.
”Ei haluta, että on viisi eri ohjelmistoa, vaan mieluummin yhdessä paikassa tapahtuisi monta asiaa”, Mira toteaa. Nyt salkussa on mahdollista hallinnoida projektien lisäksi kaupungin riskejä, hankintoja, investointisuunnitelmaa, kaavoitusta ja tapahtumia sekä tehdä strategisten mittarien seurantaa.
Näissä teemoissa kaupungin salkunhallinnan maturiteetti ei ole vielä niin korkea, että teemat kannattaisi tuoda omiin salkkuihin, vaan niitä halutaan ottaa haltuun Projektisalkussa. Tällä tavalla halutaan kasvattaa maturiteettia ennen kuin teemat mahdollisesti eriytetään omiin salkkuihin, kuten Mittari- tai Riskisalkkuun.
Projektisalkulla seurataan kaupungin strategian toteuttamista. Salkusta nähdään mm. mitkä projektit toteuttava strategiaa ja siihen kuluvia ohjelmia. Strategisia mittareita raportoidaan valtuustolle ja lautakunnille. Salkkuun on otettu myös ympäristöpuolen strategiset painopistealueet. Näin salkusta saadaan tietoa myös ympäristöraportille.
Ihmiset sitoutettiin mukaan jo suunnitteluvaiheessa
Riihimäellä koko organisaatio otettiin mukaan jo salkun suunnitteluvaiheessa, jotta ihmisten sitoutuminen on hyvää alusta saakka.
”Usein uuden työkalun kanssa lähdetään liikkeelle top-down-menetelmällä. Minä kuitenkin kutsuin heti suunnitteluun mukaan noin 80 henkilöä, jotka tekevät oikeasti kädet savessa projektityötä. Nyt nämä työntekijät ovat heti alusta sitoutuneita. Meillä järjestettiin projektinhallintamenetelmäkoulutuksia sekä työkalun käyttöönoton jälkeen muuta koulutusta. Sanoisin, että ottakaa jopa liiankin laajasti väkeä mukaan alussa”, Mira vinkkaa.
Riihimäen kaupungin projektisalkku on pidetty mahdollisimman avoimena. Kaikilla työkalun käyttäjillä on mahdollisuus nähdä kokonaisuus otsikkotasolla eli hankkeiden nimet, omistajat ja perustiedot. Hankkeessa työskentelevät näkevät lisäksi suljetun välilehden, jolla on esimerkiksi hankkeen taloustiedot ja tarkempi tehtävälista.
”Vaikka salkku on ollut käytössä alle vuoden, kaikki tietävät Thinking Portfolion. Tämä ei ole pelkästään projektisalkku, vaan projektinhallinnan työkalu”, Mira sanoo.
Mira Ahjoniemi
Projektipäällikkö, Hankeohjaus (PMO) / Kehittämisyksikkö, Riihimäen kaupunki
”Pitkän linjan projektiosaamista yrityksissä eri toimialoilla. Vuodesta 2021 projektitoimiston vetäjänä Riihimäen kaupungilla ja takana on vuosi Thinking Portfolion parissa. Mira haluaa tuoda projektinhallinnan standardimalleja käyttöön erityyppisiin ja eri kokoisiin projekteihin.”
