Fingrid on suomalaisten kantaverkkoyhtiö, joka turvaa asiakkaille ja yhteiskunnalle varman sähkön ja muovaa tulevaisuuden puhdasta ja markkinaehtoista sähköjärjestelmää. (Fingrid.fi) 

Thinking Portfolion projektisalkun ja riskisalkun kombinaatiolla on tehostettu sekä kehittämisprojektien että riskienhallinnan käsittelyä yhtenäisessä ympäristössä.  Projektisalkku yhdessä uudistetun projektimallin kanssa otettiin ensin käyttöön ja siitä saadut hyvät kokemukset auttoivat valinnassa, kun riskisalkkua hankittiin, kertoo kehityspäällikkö Matti Tähtinen Fingridiltä.

Läpinäkyvyys ja maturiteetti kasvavat, kun luovutaan Exceleistä ja Power Pointeista salkun hallinnassa

Projektisalkun käyttöönoton myötä saatiin kokonaiskuva siitä, mitä kaikkea organisaation eri osissa on samanaikaisesti meneillään. Saavutettu läpinäkyvyys on ehdoton edellytys johtamisen kannalta, mitä aiemmin vaikeutti projektien hallinnointi hajallaan eri Exceleissä ja Power Pointeissa. Yhtiössä meneillään olevien kehitysprojektien määrä oli yllättävän suuri samoin kuin niistä useimmiten oman työnsä ohessa vetävien projektipäälliköiden määrä. Projektien joukossa oli myös suuri määrä puhtaasti riskienhallinnan projekteja mukana, kuvailee Tähtinen salkun käyttöönoton ensi vaiheen havaintoja.

Yhtiön strategian keskeisiä kehityshankkeita ja riskejä seurataan Thinking Portfolio-salkkujen avulla. Tähtinen huomaa maturiteetin strategisen salkun hallinnassa kasvaneen salkkutyökalujen käyttöönottamisen jälkeen, kun kaikki meneillään oleva ja suunniteltu tekeminen on saatu näkyväksi – erityisesti priorisoinnin ja järkevän aikataulutuksen tarve ovat korostuneet.

-Olemme myös käynnistäneet projektihallinnan koulutusohjelman – projektien johtaminen on usein välillistä ilman asemavaltaa tapahtuvaa toimintaa, joka vaatii omanlaista osaamista.

-Hajautetusti käyttöönotettaessa täytyy olla johdon vahva tuki takana ja strategiset linjaukset selvillä sekä lisäksi esimerkit, joilla havainnollistetaan yhteisen projektimallin ja projekteja koskevan päätöksentekoprosessin hyötyjä.

Projektisalkku kokoaa erilaiset projektit saman sateenvarjon alle

Priorisointi ja linjauksien vetäminen projektien ja muun työn välillä on tärkeä osa strategiaa ja operatiivisen toiminnan tehostamista. Mallin ja työvälineiden tunnetuksi tekeminen ja hyötyjen osoittaminen on tehtävä niin, että ne pystytään kullakin osa-alueella mieltämään osaksi omaa toimintaa ja näkemään saavutettava lisäarvo. Salkun käyttöönotossa Fingridissä on käytetty esimerkin voimaa selvästi enemmän kuin pakottavaa ohjaamista.

Vaikka projektisalkku on salkun johtamisen väline, alustan ominaisuudet tukevat pitkälle myös yksittäisten projektien hallintaa. Plussaa on, että Thinking Portfolio-salkkua voi käyttää siten kuin se kutakin projektia tehokkaimmin tukee. Hyödynnettäviä työkaluja voi ottaa käyttöön projektin vaativuuden edellyttämässä laajuudessa ja tarkkuudessa.  Yksi Fingridin laajimmista meneillään olevista hankkeista tällä hetkellä on  DataHub, jota kokonaisuudessaan hallitaan Thinking Portfoliossa.

-DataHub on alusta, jolle kaikki Suomen sähkönkäyttöpaikat kirjataan ja niiden hallinnan edellyttämä tiedonvaihto menee yhden luukun kautta. Tämä hanke ja siihen sisältyvät projektit osaprojekteineen raportoidaan Thinking Portfolion kautta. Tiedot saadaan nopeasti sisälle ja niitä on helppo siellä päivittää ja seurata. Jos merkittävimmät ja vaativimmat hankkeet, kuten DataHub, onnistuvat Thinking Portfoliossa niin miksi emme hyödyntäisi sitä myös pienempiin.

Riskiskenaariot tulevat näkyviksi riskisalkussa

Kun projektimalli ja -salkku oli saatu hyvin käynnistettyä, seuraava vaihe oli uuden ratkaisun löytäminen riskien hallintaan. Pakottavana aikataulullisena ajurina oli vanhan järjestelmäalustan tuen loppuminen, mutta samalla oli mahdollisuus arvioida riskienhallinnan toteutusta puhtaalta pöydältä. Lopputulemana oli päätös uudistaa koko riskien käsittely- ja arviointimalli sekä järjestelmä, jolla riskejä hallinnoidaan uuden aiempaa ennakoivamman ja konkreettisiin riskeihin keskittyvän mallin mukaisesti.

Riskit on jaettu strategisiin-, liiketoiminta- ja operatiivisiin riskeihin. Niin valmistelu, hyväksyntä kuin raportointikin tapahtuvat nyt uutta riskisalkkutyökalua hyödyntäen.

-Yhdeksi tavoitteeksi asetettiin, että myös eri uhkaskenaarioiden varalta suunnitellut jatkuvuuden hallinnan toimenpiteet sisällytetään riskisalkkuun. Meneillään olevaa pandemiatilannettakin varten oli jo olemassa valmiiksi harjoitellut toimintamallit.

Salkkujen käyttöönotto onnistui hienosti ja lopputulos oli toivotunlainen

Johtoajatuksena salkkuja käyttöönotettaessa oli yksinkertaistaminen, minkä joustavasti parametroitava salkkupohja teki mahdolliseksi. Salkut ovat helppokäyttöisiä ja käyttömukavuutta lisää se, että aiemmin tehtyä voidaan hyödyntää vaikka suoraan kopioimalla.

Projektisalkun käyttöä koulutettiin uuden projektimallin koulutuksen yhteydessä. Riskisalkusta ei koulutusta tarvittu juuri lainkaan, sen käyttäminen onnistuu projektisalkusta saaduilla opeilla.

-Primusmoottorina käyttöönotossa toimi Thinking Portfolion konsultti, joka auttoi meitä myös riskien läpikäynnissä ja niiden viemisessä uuteen riskisalkkuumme. Hän teki kanssamme todella hyvää työtä lopputuloksen saavuttamiseksi.

-Lopputulemana sanoisin, että saavutimme kaikki projekti- ja riskinhallintatavoitteemme Thinking Portfoliolla. Salkut yhdessä muodostavat toimivan kokonaisuuden ja alustan monenlaiselle jatkokehittämiselle. Näen, että esimerkiksi riskienhallintaan liittyvät prosessikontrollit voisivat olla oma salkkujatkumonsa.

Fingridin projekti- ja riskisalkkukuulumisia kertoi: 

Matti Tähtinen

Kehityspäällikkö, Fingrid Oyj