Turun ammattikorkeakoulussa TEPPO informoi ja tuo selkeyttä prosesseihin

Johanna Krappe ja vararehtori Juhani Soini. Kuvaus: Ilkamo & AcArdle photography

Turun ammattikorkeakoulusssa käytetään Thinking Portfoliota, tuttavallisesti TEPPOa projektien ideointiin, projektisalkun hallintaan, resursointiin ja työajan seurantaan. Uuteen projektisalkkutyökaluun päädyttiin, kun edellinen järjestelmä oli tulossa tiensä päähän; sen käytettävyys ei enää vastannut tämän päivän vaatimuksia ja käyttäjät halusivat työtään paremmin tukevan sovelluksen.

Valinnassa painoi vaa’assa kyky motivoida käyttäjää

Seuraavaa projektisalkkutyökalua suunniteltaessa tutustuttiin eri vaihtoehtoihin ja järjestettiin kilpailutus kaikin puolin parhaimman tulevaisuuden apuvälineen löytämiseksi. Projektisalkun käyttäjät näkivät Thinking Portfolio-demon projektipäivillä ja innostuivat sen intuitiivisuudesta ja koska sen ominaisuudet tukivat myös julkisesti rahoitettavien projektien salkun hallintaa, kertoo TKI-palvelupäällikkö Johanna Krappe Turun ammattikorkeakoulusta.

– Valintakriteereissämme nostimme helppokäyttöisyyden ja intuitiivisuuden korkealle. Koimme, että käyttäjien pitää olla motivoituneita, eikä pakko ole hyvä motivaattori.
– Saadaksemme vertailupohjaa, kävimme katsomassa myös muiden organisaatioiden projektisalkkusovelluksia ja niiden käyttöä.

Lopulliseen päätökseen Thinking Portfolion hyväksi vaikuttivat sen kivan näköinen käyttöliittymä, joustavuus, kustannustehokkuus, rajoittamaton käyttäjämäärä ja kiinteähintainen käyttöönottoprojekti.

Tuotantokäyttö alkoi jo testausvaiheessa ja käyttäjämäärä kasvoi nopeasti

Käyttöönottoprojekti oli nopea ja Thinking Portfolion hyödyntäminen aloitettiin jo testaus- ja pilotointivaiheessa, jolloin oikeata projektidataa syötettiin sisään. Projekteja ei tarvinnut uudelleen syöttää tai konvertoida, koska järjestelmän hienosäätötyöt eivät vaikuttaneet dataan ja varsinaiseen tuotantovaiheeseen jatkettiin suoraan pilotoinnista.

TEPPO on päivittäisessä käytössä isolle määrälle käyttäjiä, sillä se on käsittelypaikka ja informaation lähde asioille, joita aiemmin hoidettiin useissa muissa järjestelmissä. Käyttäjiä on yhteensä yli 700 ja heistä aktiivikäyttäjiä vajaat 200. TEPOssa on julkisesti rahoitettavien projektien lisäksi projekteiksi kirjattuina myös kaikki AMK:n antama koulutus. Resurssien suunnittelu ja tuntikirjaukset tehdään koko AMK:n henkilöstölle niin ikään TEPOssa.

– Minun koneellani TEPPO on aina auki. TEPOn käyttöönoton myötä pääsimme eroon Exceleiden lisäksi monesta muustakin järjestelmästä.

Kuva: Antti Ala-Könni

Kuva: Antti Ala-Könni

Thinking Portfolio tukee prosesseihin perehdyttämistä

Johanna Krappe mainitsee, että onnistuneen käyttöönoton taustalla on aktiivinen henkilöstön koulutus ja runsaslukuinen pääkäyttäjäjoukko. TEPOn myötä tutkimus-, kehitys- ja innovaatioprosesseja on leanattu. Thinking Portfolio on koettu prosessien kouluttamista tukevana tekijänä.

Käyttäjät iloitsevat etenkin uudistuneesta projektien talouden seurannasta. TEPOn näkymistä saadaan selkeä kuva niin projekteille ja AMK:n koulutukseen kohdentuneista kuluista kuin työtunneistakin. Talousluvut tuodaan TEPPOon kerran vuorokaudessa SAP-liittymän kautta. Vastaavasti TEPOsta lähtevät tiedot palkkojen kohdistukseen kerran kuukaudessa.

Resursointia helpottavat Thinking Portfolion resurssisuunnitteluominaisuudet: niiden avulla voidaan esimerkiksi ennakoida henkilöstötarve tuleville vuosille. Thinking Portfolion kanssa on tehty yhteistyötä järjestelmän tuntilistojen ja raporttien kehittämiseksi siten, että ne tyydyttävät myös julkisen tutkimuksen rahoittajia kuten TEKESiä ja EU:n rahoitusohjelmia.

Thinking Portfolion avulla otettiin salkunhallinnassa iso harppaus eteenpäin

Käyttäjät ovat todenneet, että Thinking Portfolion, eli TEPOn, avulla on projektisalkun hallinnassa menty iso harppaus eteenpäin ja tiedon saatavuus on parantunut huomattavasti. Hyvän työkalun ansiosta sitoutuminen onnistuneen projektisalkun hallinnan vaatimiin toimenpiteisiin on kasvanut.

Turun AMK:ssa ollaan oltu valintaan tyytyväisiä siksikin, että heidän useilla yhteistyötahoillaankin on sama sovellus käytössään, minkä on osaltaan koettu edistävän yhteistyön tekemistä.

– Thinking Portfolion ansiosta kanssakäyminen yhteistyötahojen kanssa on ollut helppoa ja voimme hyötyä myös muiden tekemästä kehitystyöstä.
– Olemme todella tyytyväisiä hankintaamme ja uskon, että ammattikorkeakouluja tulee jatkossa lisää Thinking Portfolion käyttäjien joukkoon.
– Kiitollisina muilta saamastamme avusta, laitamme mielellämme hyvän kiertämään ja autamme puolestamme tulevia Thinking Portfolion asiakkaita.

Haastateltavana oli
Johanna Krappe
TKI-palvelupäällikkö,
Turun ammattikorkeakoulu

 

 

2018-02-16T11:08:40+00:00 20.12.2017|Tags: , , , |

Jätä kommentti

Share This