Kuva: Tuusulan kunta/Antti Kallio

Tuusulan kunta käyttää Thinking Portfolio-projektisalkkua kehittämistoiminnan toteutusten hallinnoimiseen ja johtamiseen. Kehittämissalkun lisäksi Tuusulan Thinking Portfolio-ympäristöön on rakennettu tavoitesalkku, jonka avulla hallinnoidaan ja seurataan valtuustokauden tavoitteiden toteutumista.

Tuusulassa otettiin ensin käyttöön kehittämissalkku, jota seurasi tavoitesalkun pilotointi

Tuusulan kunnassa on kehitetty Tuike-projektimalli vuosien 2015-2016 aikana ja projektisalkku oli rakennettu Sharepointiin. Tämä oli hyvä perusta, josta oli helppo lähteä kehittämään lisää.

Projektimalli sinällään palveli hyvin, mutta mallin mukaisen raportoinnin tekeminen Wordillä ja Power Pointeilla koettiin aikaa vieväksi ja raskaaksi. Kehitystoimintaan haluttiin myös lisää näkyvyyttä. Tältä pohjalta lähdettiin etsimään uutta työvälinettä, muistelee kehittämispäällikkö Hanna Virkki hankintaprojektin alkuvaiheita.

-Totesimme, että monet kunnat ja yrityksetkin käyttävät jo Thinking Portfoliota. Minulla oli lisäksi kokemusta samasta sovelluksesta edellisestä työpaikastani, jossa Thinking Portfolion projektisalkku oli käytössä.

Tuusulan Thinking Portfolio-käyttöönottoprojekti alkoi ensin kehittämissalkun pilotoinnilla, tavoitesalkun pilotointi seurasi perässä ja molemmat ovat nyt käyttöönottovaiheessa.

-Tavoite- ja kehittämissalkun jalkautus on vielä alkuvaiheessa, mutta olemme ottamassa sitä käyttöön pienemmissä ryhmissä palvelualueittain ja -yksiköittäin.

Jatkossa tavoitteiden osavuosikatsaukset tehdään salkussa. Tämä tarkoittaa, että myös suunnittelu tehdään siellä.

-Kun esittelimme salkkua valtuustolle, saimme luottamushenkilöiltä hyvää palautetta. He olivat iloisia erityisesti siitä, että Thinking Portfolio-salkun avulla näkee hyvin mitä kaikkea kehitystoiminnassa on meneillään.

Tavoitteiden, toimenpiteiden ja kehittämisprojektien yhteys näkyy salkussa

Tuusulan salkussa on kehitystoteutuksia ja projekteja poikkileikkaavasti kuntatasolla ja eri toimialat ovat vastaavasti kuvanneet sinne myös oman kehitystoimintansa. Näitä saadaan tarkasteltua, suodatusvalinnoista riippuen, monesta eri näkökulmasta ja saadaan kattava näkymä meneillään olevaan toimintaan.

Strategiset kokonaisuudet halutaan saada esille, eli miten valtuustokauden tavoitteet sekä vuositavoitteet ja niitä tukevat projektit ovat edistyneet ja miten ne linkittyvät toisiinsa.

Salkun raporteista on tarkoitus ottaa jatkossa myös enemmän irti. Tällä hetkellä kehityssalkun raportit ovat hyvässä kuosissa ja tavoitepuolen raportteja lähdetään muokkaamaan, kun siihen liittyvät raportoinnin tarpeet on ensin täysin hahmotettu.

-Aiemmin meillä ei ole ollut helppoa tapaa yhdistää tavoitteita, toimenpiteitä ja kehittämistoteutuksia. Nyt, kun meillä on siihen mahdollisuus, on mielenkiintoista nähdä, kuinka paljon tavoitteista on projektinomaista kehittämistä ja paljonko tavoitteista tulee projekteja ensi vuodelle.

Kehittämispäälliköt tukevat salkun käyttöönottoa

Tuusulan salkkua kehitetään ja täydennetään laatu edellä, koska salkusta halutaan luotettava väline päätöksenteon tueksi. Kehittämistoimisto vastaa kehittämistyöstä tehden yhteistyötä toimialueiden kehittämispäälliköiden kanssa. Kehittämispäälliköt ovat hyvin perillä salkun toiminnallisuudesta, koska he olivat mukana jo sen määrittelyssä ja pilotoinnissa. Kehittämistoimisto myös tukee niin johtoa kuin kaikkia muitakin käyttäjiä, jotta salkusta saadaan parhaiten kaikki hyöty irti.

Thinking Portfolio-verkostosta saa käyttövinkkejä

Käyttäjien palaute on ollut äärimmäisen positiivista, etenkin liittyen siihen, että nyt on yksi väline, josta näkee tilanteen monelta kantilta ja jonka avulla kehittämistoteutus raportoidaan nopeasti, samalla kun hörpätään kuppi kahvia. Käyttäjä voi myös itse tehdä pieniä viilauksia ja muiden käyttäjien vinkeillä saa sujuvuutta käyttöön, kuvailee Hanna Virkki.

-Olemme saaneet paljon neuvoja ja vinkkejä muilta Thinking Portfolion asiakkailta, sen vuoksi koemmekin hyödylliseksi kuntapuolen käyttäjäverkoston ja Thinking Portfolion asiakaspäivät, joissa muita käyttäjiä tapaa ja siellä kuulee miten muut ovat hyödyntäneet salkkua ja voi ottaa siitä oppia.

Tuusulan Thinking Portfolio-salkkujen käyttöönottoprojektista ja jalkauttamistoimenpiteistä kertoi

Hanna Virkki,

Kehittämispäällikkö,

Tuusulan kunta