Tavoitteena n\u00e4kyvyys reaaliaikaiseen dataan sek\u00e4 tulevaisuuteen<\/span> <\/b><\/h3>\n

Projektisalkku otettiin Vaasan yliopistolla k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n viime vuonna. Sen toivottiin lis\u00e4\u00e4v\u00e4n l\u00e4pin\u00e4kyvyytt\u00e4 sek\u00e4 tukevan raportointia ja tietojohtamista. \u201dDatal\u00e4ht\u00f6ist\u00e4 salkunhallintaa ei ole aiemmin pystytty tekem\u00e4\u00e4n, koska tieto on ollut pirstaleina ja ihmisten muistin varassa\u201d, Tapio M\u00e4nnist\u00f6<\/b> Vaasan yliopiston talouden ja hankehallinnan palveluista sanoo. <\/span><\/p>\n

Salkunhallinnan kehitysmatka on edennyt jouhevasti. Nyky\u00e4\u00e4n data on yhdess\u00e4 paikassa m\u00e4\u00e4r\u00e4muotoisena ja vertailukelpoisena. Tapion mukaan tilanne on ollut hedelm\u00e4llinen, ja tietoon perustuvaa johtamista on p\u00e4\u00e4sty kehitt\u00e4m\u00e4\u00e4n. Tiedon ajantasaisuus onkin paljon pinnalla. \u201dHaaveena on ollut, ett\u00e4 tieto tallennetaan jo sen syntymisvaiheessa, jolloin se olisi aina ajantasaista ja validia\u201d, Tapio sanoo. \u201dSiirryt\u00e4\u00e4n katsomasta sumuisen oloiseen peruutuspeiliin ja aletaan katsoa eteenp\u00e4in niin, ett\u00e4 n\u00e4hd\u00e4\u00e4n my\u00f6s trendiviivoja.\u201d <\/span><\/p>\n

Kehitysmatkalle voi l\u00e4hte\u00e4 kevyin kantamuksin<\/span> <\/span><\/b><\/h3>\n

Projektisalkun kehityst\u00e4 l\u00e4hdettiin tekem\u00e4\u00e4n Excel-pohjaisen ratkaisun p\u00e4\u00e4lle. Tapio huomasi, ett\u00e4 ensimm\u00e4isiin m\u00e4\u00e4rittelyty\u00f6pajoihin voi l\u00e4hte\u00e4 aika kevyesti, eik\u00e4 vastauksia tarvitse olla valmiina. \u201dEi ollut mit\u00e4\u00e4n mihin verrata, kun l\u00e4hdettiin luoman t\u00e4ysin uusi systeemi ja toimintoketju softan ymp\u00e4rille\u201d, Tapio sanoo. Toisaalta oli mukava, ettei my\u00f6sk\u00e4\u00e4n ollut poisoppimista vanhasta sovelluksesta. <\/span><\/p>\n

Salkku otettiin k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n viime vuonna ja ensimm\u00e4inen vuosi on keskitytty projektinhallinnan kehitt\u00e4miseen. Liikkeelle piti l\u00e4hte\u00e4 tarpeeksi pienin askelin. \u201dHuomattiin, ett\u00e4 ensin t\u00e4ytyy keskitty\u00e4 projektienhallintaan ja tiedon tuottamiseen, jotta p\u00e4\u00e4st\u00e4\u00e4n johtamaan koko salkkua\u201d, Tapio kertoo. Ajatus on, ett\u00e4 seuraava vuosi keskityt\u00e4\u00e4n salkunhallinnan johtamiseen sek\u00e4 digitalisaation ja tiedolla johtamisen kehitt\u00e4miseen. <\/span><\/p>\n

Onnistumisia, haasteita ja positiivisia yll\u00e4tyksi\u00e4<\/span> <\/span><\/b><\/h3>\n

Tapio on huomannut, ett\u00e4 kun ymm\u00e4rret\u00e4\u00e4n, miksi tietoa ker\u00e4t\u00e4\u00e4n, niin n\u00e4hd\u00e4\u00e4n, miten se tuo aidosti arvoa loppuk\u00e4ytt\u00e4j\u00e4lle. H\u00e4nen mielest\u00e4\u00e4n kehitysprosessissa hienoja hetki\u00e4 ovat olleet ne, kun ihmiset ovat yht\u00e4kki\u00e4 ymm\u00e4rt\u00e4neet mihin kaikkeen salkkua voi hy\u00f6dynt\u00e4\u00e4. \u201dEsimerkiksi riippuvuuksien n\u00e4keminen, hankkeiden sis\u00e4isten teht\u00e4vien kirjaaminen sek\u00e4 mahdollisuus vied\u00e4 tiedot suoraan s\u00e4hk\u00f6posteihin ovat tuoneet k\u00e4ytt\u00e4jille lis\u00e4arvoa.\u201d <\/span><\/p>\n

Dialogit ovat olleet t\u00e4rke\u00e4 osa muutosjohtamista. \u201dOn t\u00e4rke\u00e4 voida perustella miksi mit\u00e4kin tehd\u00e4\u00e4n, ja miksi dataa kannattaa tuottaa\u201d, Tapio sanoo. H\u00e4nen mielest\u00e4\u00e4n ohjeiden ja videoiden tekeminen sek\u00e4 koulutusten j\u00e4rjest\u00e4minen on kivaa, ja niit\u00e4kin pit\u00e4\u00e4kin olla. Kuitenkin jos kukaan ei katso ohjetta tai osallistu koulutukseen niin niist\u00e4 ei saada toivottua hy\u00f6ty\u00e4. \u201dKohderyhm\u00e4n saavuttaa sill\u00e4, ett\u00e4 oikeasti tapaa ihmisi\u00e4\u201d, Tapio sanoo.<\/span><\/p>\n

Onnistumisten lis\u00e4ksi matkan varrelta on kertynyt hyvi\u00e4 oppeja jatkoa varten. Suurin haaste kehitysmatkalla on ollut muutosagenttiuden keskittyminen paljolti yhden henkil\u00f6n vastuulle. J\u00e4lkik\u00e4teen Tapio ajattelee, ett\u00e4 k\u00e4ytt\u00f6\u00f6notto olisi voinut edet\u00e4 viel\u00e4 jouhevammin, jos vastuuttamista olisi lis\u00e4tty organisaation yksikk\u00f6tasolla. <\/span><\/p>\n

Projektisalkku on tuonut apua raportointiin ja my\u00f6s johto on hy\u00f6tynyt salkkuun ker\u00e4tyst\u00e4 tiedosta. Nyt eri yksik\u00f6iss\u00e4 syntyv\u00e4\u00e4 dataa pystyt\u00e4\u00e4n vertailemaan m\u00e4\u00e4r\u00e4muotoisuuden ansiosta. T\u00e4rke\u00e4 hy\u00f6ty on my\u00f6s resurssibudjetoinnin tekeminen salkun avulla. Salkkuun on voitu m\u00e4\u00e4ritell\u00e4, paljonko henkil\u00f6st\u00f6\u00e4 resursoidaan hankkeille versus linjaty\u00f6h\u00f6n. <\/span><\/p>\n

Salkussa tietoon p\u00e4\u00e4st\u00e4\u00e4n k\u00e4siksi reaaliajassa eik\u00e4 vasta j\u00e4lkik\u00e4teen reagoiden. \u201dOn hienoa ajatella, ett\u00e4 tieto on yhdess\u00e4 paikassa, eik\u00e4 sit\u00e4 tarvitse etsi\u00e4 ihmisten p\u00e4iden ja s\u00e4hk\u00f6postien tiedostojen sy\u00f6vereist\u00e4\u201d, Tapio sanoo. Tavoitteena on, ett\u00e4 jatkossa tietoa syntyisi mahdollisimman paljon my\u00f6s automaattisesti.<\/span><\/p>\n

Matka Thinking Portfolion kanssa jatkuu<\/span> <\/span><\/b><\/h3>\n

Thinking Portfolion kanssa on ollut mutkatonta toimia. Tapio kertoo, ett\u00e4 keskustelut ovat edenneet hyvin ja muutokset tapahtuneet nopeasti: \u201dKoko toimitusketju on ollut jouheva ja kepe\u00e4 ja meit\u00e4 on ymm\u00e4rretty hyvin.\u201d Projektisalkkusovellus on saanut positiivista palautetta my\u00f6s k\u00e4ytt\u00e4jilt\u00e4: \u201dSofta on helppok\u00e4ytt\u00f6inen ja intuitiivinen, se toimii loogisesti.\u201d<\/span><\/p>\n

Tapio M\u00e4nnist\u00f6<\/b><\/span><\/h3>\n

Asiantuntija, <\/span><\/span><\/em>Vaasan yliopisto, <\/span><\/span>talouden ja <\/span><\/span>hankehallinnan palvelut<\/span><\/span><\/em><\/p>\n

<\/p>\n

Teksti: <\/strong>Tyyne Taunila, Marketing Specialist, Thinking Portfolio<\/em><\/p>\n<\/div><\/div>