Ylimmän johdon katse salkkuun 🗺

eli projektitoimiston 4 fokusaluetta, joita kehittämällä johto kiinnostuu kehityssalkun sisällöstä

Millaisia keinoja projektitoimistolla, PMO:lla tai kehityssalkun omistajalla voisi olla salkun tietojen saamisessa johtoryhmän agendalle, strategisen keskustelun ytimeen ja kunkin johtoryhmäläisen kiinnostuksen kohteeksi? Mitä tehdä, jotta saa kohdistettua ylimmän johdon katseen salkkuun? Johdon sitoutuminen, jatkuva keskustelu, strategiakytkös, vaikuttavuuden arviointi. Blaah. Mitä tämä oikeasti, siis ihan arjessa ja käytännössä, voisi tarkoittaa?

Jos johdon sitoutuminen tai vaikkapa ohjausryhmien salkun käyttö ovat olleet organisaatiossasi joskus kehityskohteina, listaan tässä neljä fokusaluetta, joista saattaisi löytyä seuraavia parannuksia salkunhallinnan prosessiin. Koska tästä pikalistauksesta meinasikin paisua oikea pullataikina, päätinkin tehdä tästä blogisarjan, jossa paneudumme kuhunkin kehityskohteeseen yksi kerrallaan. Tässä ensikatsaus aiheeseen.

Päivitetty tavoitteisto ja organisaatio

On hyvä aloittaa perusasioista. Aika ajoin on hyvä varmistaa, että salkun perustiedoissa olevat perustiedot, valintalistat, organisaatiotiedot ja jopa käyttäjälista ovat ajan tasalla. Osa varmasti tuleekin tarkistettua isompien strategiamuutosten yhteydessä, mutta kattava muistilista ja vuosisiivous on hyvä laittaa vuosikelloon, niin että pienemmätkin tarkistukset tulevat tehtyä. Tämä parantaa niin salkun ylläpitoa, käyttömukavuutta kuin raportointiakin. Johtoryhmän on nähtävä ajankohtaisia tavoitteita vastaava tilanne.

Salkun sisältö

Varmistuttuasi siitä, että käyttäjillä on viimeisin tavoitteisto ja valintalistat käytettävissään, on hyvä tsekata salkun sisältö. Salkun käytettävyyttä lisää merkittävästi se, että suljetut projektit tosiaan poistuvat salkusta, seurannassa olevat raportoidaan erikseen ja että kaikkien kehityskohteiden tiedot ovat ajan tasalla. Tämä työ ei ole kovin kiitollista, mutta huomattavasti helpompaa, jos kohta 1 tuli tehtyä ensin. On hyvä muistuttaa tiimiä, että salkkua ajan tasalla pitämällä jokainen vastuuhenkilö lunastaa itselleen oikeuden jatkaa työtään kehityskohteensa parissa.

Raportit ja raportointi

Raportteja voi olla liikaa, ne kertovat asioista puutteellisesti tai niitä ei oikein osata käyttää. Johtoryhmän kokouksen näkökulmasta keskeistä on se, että heille relevantti ylimmän tason salkkuraportti ja kokonaisnäkymä kehitystoiminnan tilanteeseen on selkeä. Usein unohtuu, että raporttien sisältötarve muuttuu esimerkiksi organisaatiomuutosten yhteydessä, ja se tulisi ottaa huomioon myös avainhenkilöiden vaihtuessa. Kaikkien raporttien läpikäyminen ja päivitys saattaa olla isompi juttu, mutta sitä kannattaa tarkastella vähintään vuosittain.

Foorumit ja vastuut

Hyvän salkkujohtamisen varmistaa se, että jokaisella salkun tiedolla ja raportilla on käyttäjänsä ja käyttökohteensa. Johtoryhmä tarkastelee kenties lähinnä salkkutason kokonaisnäkymää, mutta sekä projektien-, palveluiden- tai salkkujohtajat että ohjausryhmät on vihittävä salkun tietojen käyttöön ja ymmärtämään missä muut tietoja käyttävät. Se minkälaisia kysymyksiä eri foorumeissa salkun tietojen pohjalta kysytään, on erittäin hyvä johdanto tämän asian avaamiseen eri osapuolille. Jokaisen käyttäjän on tärkeää ymmärtää, että projektien tai palveluiden tietoja ei päivitetä salkun tai PMO:n vuoksi, vaan tietoja todella käytetään organisaation toiminnan ohjaamiseen.

—–

Koska tästä pikablogauksesta olisikin yllättäen voinut kirjoittaa vaikkapa kirjan, päätinkin tehdä tästä blogisarjan, jossa paneudumme kuhunkin edellä avattuun kehityskohteeseen yksi kerrallaan syvällisemmin.

Seuraavassa blogissa siis lisää kehityssalkun tietojen ylläpitokäytännöistä ja tiedonhallinnasta.

Jos olet kiinnostunut kehittämään toimintatapojasi ja ajattelet, että voisimme auttaa, tutustuthan myös palveluesitteeseemme: https://thinkingportfolio.com/thinking-portfolio-palveluesite

——

Olemme kirjoittaneet strategian toteuttamisesta projektien avulla usein vuosien varrella. Eri aikojen trendisanastot vilisevät blogikirjoituksissa, mutta asiat eivät ole varsinaisesti vanhentuneet. Tässä linkkejä muutamaan vanhempaan kirjoitukseen tässä samassa teemassa:

https://thinkingportfolio.com/strategian-kirkastus-ei-auta-kun-on-tekemisen-ja-toimeenpanon-aika/

https://thinkingportfolio.com/viisi-nakokulmaa-projektisalkun-strategiakytkentaan/

https://thinkingportfolio.com/projektisalkku-ikkuna-strategian-toteutusasteeseen/

https://thinkingportfolio.com/strategian-jalkauttaminen-projektisalkunhallinnan-avulla/

 

 

 

Share This